Ausgangslage
Die Hannover Rück wollte den ca. 1.500 betroffenen Mitarbeitern alle geschäftsrelevanten Programme und Informationen an einer Stelle zugänglich machen und deren Bearbeitung unter einer gemeinsamen Oberfläche ermöglichen: Collaborative workplace. Im Fokus standen dabei die Unterstützung aller operativen und steuernden Aspekte des Rückversicherungsgeschäfts sowie die Verbesserung von Qualität und Verfügbarkeit der Dokumente, Anwendungen und Daten an jedem Standort weltweit.

Lösung
Avanade realisierte die Umsetzung eines ersten Schrittes dieser Vision und implementierte das Dokumenten-Management-System (DMS) auf Basis des Microsoft SharePoint Portal Servers (SPS). Als Herzstück der Anwendung wurde vorab gemeinsam eine Taxonomie zur Klassifizierung und Verschlagwortung der Dokumente entwickelt, die den Collaborative workplace aus fachlicher Sicht erst möglich macht. Mit SPS wird die Dokumentenablage nun über diese Metadaten gesteuert. Zusätzlich besitzen alle Dokumente einen Volltextindex, der die Suche erleichtert.

Da Collaborative-workplace-Projekte oft an mangelnder Einbindung in den Arbeitsablauf der Mitarbeiter und folglich fehlender Akzeptanz scheitern, sollten die Vertrautheit mit bestehenden Anwendungen ausgenutzt und vorhandene Kenntnisse eingebunden werden. Deshalb war die Integration von Microsoft Office und SPS besonders wichtig. Diese Kombination erlaubt es, Informationen zentral zu speichern, zu verwalten und aus den gewohnten Office-Prozessen heraus abzufragen. Durch die Unterstützung offener Standards können Mitarbeiter auf Inhalte sowohl in ihrem Team-Arbeitsbereich als auch auf zentrales Unternehmenswissen zugreifen, ohne die Office-Anwendungen verlassen zu müssen – ein großer Vorteil und Komfort für den Nutzer, ganz ohne zusätzlichen Schulungsaufwand.

Ergebnis
Das implementierte DMS führt von der papiergebundenen hin zur elektronischen Akte und vermeidet Medienbrüche und die damit verbundenen, nicht produktiven Tätigkeiten. Der Status der aktiven, in der täglichen Arbeit genutzten Dokumente ist jetzt für jeden Mitarbeiter transparent. Darüber hinaus schafft der Collaborative workplace eine notwendige Voraussetzung für die angestrebte Umsetzung des Konzeptes Flexible Office.