Situation de l'entreprise
Caceis Corporate Trust est la filiale française de CACEIS spécialisée dans les services aux émetteurs.
Fin 2008, l’apport par NATIXIS de ses activités de services aux émetteurs à CACEIS Corporate Trust (CACEIS CT) a entraîné une importante augmentation du volume des assemblées générales à gérer pour les équipes de CACEIS CT. Pour y répondre et pour consolider la position du groupe sur ce marché, la direction des systèmes d’information de CACEIS CT a décidé de réviser ses processus et de refondre ses outils de support à l’organisation des assemblées générales. Un ambitieux projet étalé sur deux ans pour lequel la direction des systèmes d’information a fait appel à Avanade.
Objectifs : faciliter le travail des équipes et réduire les coûts de maintenance.

Solution
Avanade a mis en place un nouvel outil de gestion des assmblées générales, basé sur les technologies Microsoft.

Un logiciel en client lourd avec une interface utilisateurs riche a permis d’optimiser l’expérience utilisateur et la productivité sur la préparation et la tenue des assemblées générales. Parallèlement, des fonctionnalités de gestion de calendrier Lotus Notes ont été intégrées dans le nouveau système. L’évolutivité du processus a été assurée par les capacités du framework Windows Workflow Foundation de Microsoft.

Après avoir refondu l’architecture d’information, les éditions estimées indispensables ont pu être adaptées. Des indicateurs clés de performance ont par ailleurs été mis en place, proposant des graphiques de suivi de l’activité et des tableaux de bord pour répondre aux besoins de visibilité accrue exprimés par l’équipe. Enfin, pour permettre aux collaborateurs de prendre en charge la gestion de la tenue de l’assemblée générale le jour J, des fonctionnalités de synchronisation des données sur les ordinateurs portables ont été reconduites.

La bascule en production du premier lot a eu lieu comme prévu le 30 mars 2009 et le respect du planning serré a permis au service AGC d’être pleinement opérationnel dès le début de la saison des assemblées générales. Cette première version a constitué le socle de la solution cible, mise en place sur un planning d’une année.

Résultats
La nouvelle solution est suffisamment évolutive et robuste pour répondre à une forte augmentation de la volumétrie. Les importantes évolutions apportées en termes d’ergonomie et de technologie sur ses processus d’édition et de reporting vont permettre à CACEIS CT de capitaliser sur ce nouvel outil.
 
Interactive, cette solution de suivi et de pilotage des assemblées générales améliore la productivité utilisateurs avec des capacités d’alertes et de messages utilisateurs, ainsi que le déclenchement automatique d’un certain nombre de tâches. Par ailleurs, elle offre aux équipes internes une navigation souple et rapide, ainsi qu'une meilleure visualisation des données.
Le nouvel outil de gestion des assemblées générales aura enfin permis de supprimer les licences LotusNotes, entraînant ainsi des économies substantielles.