Situazione aziendale
Allied Steel SA ha espresso la volontà d’implementare un sistema di gestione ordini integrato su piattaforma Microsoft, per la commercializzazione di acciai e prodotti in acciaio in diversi paesi del mondo. Questa nuova amministrazione comporta la realizzazione del workflow dei documenti di acquisto e vendita, nonché il loro scambio con lo stabilimento di produzione e con il cliente finale. Tale implementazione comporta la possibilità di effettuare calcoli statistici sulla vendita delle merci, in base a parametri, come le famiglie di prodotto, gli standard qualitativi e dimensionali, e le aree geografiche. Allied Steel ha inoltre richiesto, la trasmissione automatica dei documenti commerciali, scambiati con lo Stabilimento di produzione, dislocato in Ucraina. Tali documenti consistono nella domanda di fornitura di Allied Steel al Complesso Produttivo (Mill), la conferma d’ordine e la fattura di acquisto erogata dalla fabbrica per l’invio della merce. Prima di questa richiesta, i documenti venivano redatti manualmente dal personale del Mill, attraverso la compilazione di fogli Excel, e trasmessi successivamente via mail. Ricevuti da Allied Steel, venivano poi convertiti manualmente in ordini Excel ed inviati al cliente finale.

Soluzione
È stato realizzato, su sistema integrato Navision Attain 3.60, un dispositivo di Order Handling che consentisse di gestire in modo automatico e controllato i seguenti processi:

• Ciclo Attivo
• Ciclo Passivo
• Deliveries
• Statistiche di Vendita

Il workflow messo a punto per il cliente prevede la generazione automatica degli ordini di vendita a partire da quelli d’acquisto, con le relative stampe. A questo proposito è stata anche realizzata una funzione che consentisse di generare in modo automatico gli ordini di vendita su file Excel, effettuando il merge con i dati dei documenti excel prodotti manualmente dal Mill. Inoltre, la soluzione genera automaticamente ed in maniera distinta la fattura di vendita dal documento di notifica d’acquisto, con l’esecuzione dell’output su file Excel.

Risultati
La soluzione realizzata da Avanade ha permesso di ottenere notevoli vantaggi:

• Riduzione del carico di lavoro del personale addetto alla trascrizione manuale dei dati su file Excel
• Maggiore controllo sui dati scambiati con il Mill e con il Customer
• Controllo puntuale dei dati trasmessi al cliente e analisi statistica dei dati di fatturato