Situazione aziendale
H3G è un'azienda in rapida crescita che ha necessità di gestire una quantità incredibile di documenti. Il suo obiettivo è l'eliminazione dei documenti cartacei. Tale risultato richiede l'implementazione di un sistema integrato di gestione documentale (DMS) che consenta l'acquisizione e la gestione dei documenti, favorendo al tempo stesso la collaborazione. Nella fase iniziale questa implementazione DMS è destinata a soddisfare le esigenze di cinque reparti di H3G: Risorse umane, Amministrazione e Finanza, Servizi, Sicurezza aziendale e Ufficio legale.

Soluzione
Avanade ha sviluppato un progetto DMS suddiviso in fasi e basato sull'utilizzo intensivo di Microsoft Share Point Server. Poiché le dimensioni del progetto sono simili per ciascuna area, è possibile condividere e riutilizzare il 30% dei risultati iniziali di sviluppo per ottenere sinergie e ridurre sia i rischi di progetto, sia gli investimenti totali. Avanade sta inoltre personalizzando l'ambiente DMS affinché possa integrarsi facilmente con il pacchetto CRM (basato su Chordiant, uno standard H3G) di prossima implementazione. Per tale ragione, è stata inclusa una fase di analisi che ha affrontato l'integrazione e i problemi inerenti l'allineamento dei dati del cliente e dell'agente con i metadati dei documenti digitali laddove i documenti sono acquisiti via scanner. L'insieme di tali operazioni è supportato da una procedura automatica.

Risultati

• Un'organizzazione senza carta, dove l'accesso ai documenti avviene tramite portale SPS.
• Una distribuzione rapida e sicura dei documenti a scopo collaborativo all'interno dell'organizzazione.
• Una piattaforma IT e un ambiente applicativo pronti per i futuri sviluppi delle modalità di gestione dei contenuti e delle conoscenze.
• Solide fondamenta per la creazione di una soluzione Intranet per la pubblicazione dei documenti, per l'accesso ai dati CRM e per la loro distribuzione.