Page Body 1
Situatie
Het afgelopen jaar is Flevum sterk gegroeid. De organisatie heeft drie kantoren in Nederland en heeft een decentraal karakter. Ieder kantoor wordt aangestuurd door één netwerkmanager en opereert in zijn eigen regio. Daarnaast is deze persoon verantwoordelijk voor het toegewezen district, de productontwikkeling, inkoop, verkoop en het relatiebeheer. Al deze activiteiten worden decentraal geregeld. Echter, om verdere groei en professionalisering te realiseren is het noodzakelijk dat alle kennis en informatie op een goede manier worden gedeeld. Om dit te realiseren moeten er een aantal belangrijke informatiestromen centraal geregeld worden. Eén daarvan is het contactonderhoud met (potentiële) klanten.
Zakelijke technologie
Flevum had zowel de behoefte aan een gedegen CRM-oplossing als een systeem om informatie met betrekking tot klanten, prospects en andere interne informatie op een efficiënte manier te delen. SharePoint wordt daarnaast binnen Flevum ingezet als informatieportal voor het intranet. Op het moment dat er uitnodigingen worden gemaakt of andere statische informatie organisatiebreed moet worden gedeeld, wordt dit systeem ingezet. Als extra toevoeging heeft Flevum ook de beschikking over Live Mesh om zogenoemde dynamische bestanden met elkaar te delen. Deze applicatie biedt Flevum de mogelijkheid om bestanden en documenten die lokaal door medewerkers worden gebruikt in de cloud te zetten.
Naast het gebruik van Microsoft Dynamics CRM, SharePoint en Live Mesh heeft Flevum ook gekozen voor een nieuwe Exchange-server. Eerder werkte Flevum met een eigen mailserver, maar omdat er een integratie moest plaatsvinden van Outlook met CRM, hebben zij voor dezelfde hosting gekozen voor zowel het Exchange- als het CRM-gedeelte. Alle systemen draaien nu gezamenlijk op het Microsoft-platform.
Resultaat
In de tijd vóór de implementatie van het nieuwe CRM-systeem werden inschrijvingen voor bijeenkomsten en seminars door Flevum handmatig verwerkt met behulp van Office-applicaties. Met het nieuwe systeem is dat niet meer nodig. Wanneer organisaties zich online aanmelden worden deze aanmeldingen direct in het CRM-systeem geboekt. Vervolgens wordt er vanuit het systeem automatisch een bevestiging teruggestuurd. Dit bespaart veel tijd en geld en geeft Flevum accurate informatie en inzicht in het aantal inschrijvingen. Daarnaast zijn de processen veel efficiënter en sneller. Dit geldt ook voor de interne informatiedeling. Vanuit alle kantoren is duidelijk te zien wie er met welke partijen in contact staat en wat de status is van de relatie. Deze informatie is zeer belangrijk voor de verdere professionalisering van Flevum.