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Effiziente Verwaltungsprozesse mit Microsoft Dynamics CRM und SharePoint

Die Ausgangssituation

Aufgrund der enormen Datenmengen, mit denen Copyright Agency Limited (CAL) jeden Tag arbeitet, benötigte das Unternehmen eine Lösung, die Daten geordneter anlegt, die Genauigkeit und Kontrolle der berechneten Überweisungen verbessert, die Betriebskosten senkt, die Kapazitäten erhöht und zu mehr Skalierbarkeit und Effizienz führt.

CAL beabsichtigte, den Kundenservice zu verbessern, indem die Kapazitäten des Unternehmens erweitert und Self-Service-Optionen für Mitglieder und Lizenznehmer angeboten werden. Eine weitere Grundvoraussetzung war die Schaffung eines flexibleren Systems, das schnelle Reaktionen auf neue Möglichkeiten bietet und viele der sich wiederholenden manuellen Arbeiten ersetzt, die oftmals menschliche Fehler mit sich bringen.

Als grosses, vielseitig tätiges Unternehmen benötigte CAL ein System, das eine umfassende Optimierung der Betriebsabläufe ermöglicht, um Zeit und Einsatz maximal zu nutzen. Jim Alexander, CEO von CAL erklärte: „Da sich die Urheberrechtsindustrie verändert, müssen wir das auch. Also mussten wir mehr automatische Prozesse und Arbeitsabläufe einsetzen, die selbstverständlich ein besseres bestehendes System erforderten. Dies waren unsere Beweggründe, als wir uns entschieden, unsere gut 20 Jahre alte Lösung zu überprüfen, und wir begannen, nach anderen uns zur Verfügung stehenden Lösungen Ausschau zu halten.“ 

Die Lösung

CAL beschloss, ein Verbesserungsprogramm für die Geschäftssysteme umzusetzen, um die Effizienz und Effektivität der Verwaltungsprozesse und der technischen Systeme zu steigern. Im Zuge dieser Initiative entschied sich CAL für Avanade, das eine CRM-Lösung auf Grundlage von Microsoft Dynamics CRM 4.0 und Microsoft SharePoint 2010 einrichtete, um das Mitglieder-Management, die Lizenzzuweisungen und -zahlungen, die Berechnungen und Einzüge, die Daten über die Verwendung sowie die Werke und Rechte zu verarbeiten. Die Lösung bietet einen integrierten Ansatz für CRM, der die Kunden-Interaktion im gesamten Unternehmen verbessert.

CAL benötigte eine kosteneffektive und flexible Lösung, die es dem Unternehmen ermöglichte, sich auf seine geschäftskritischen Aufgaben zu konzentrieren. Man entschied sich für Avanade, da Avanade die geschäftlichen Herausforderungen und Ziele von CAL verstand und in der Lage war, die beste Lösung für die Vereinfachung der Prozesse anzubieten, während dem Unternehmen die Möglichkeit gegeben wurde, modernste CRM-Tools einzusetzen, um die gegenwärtigen und zukünftigen Anforderungen der Mitglieder und Lizenznehmer zu erfüllen.

Ergebnisse

Die Führungskräfte von CAL waren vom Support und den Ergebnissen der von Avanade installierten Lösung sehr beeindruckt. Diese wurde rechtzeitig und gemäss den Budget-Anforderungen fertiggestellt wurde. Für Geschäftsprozesse, die einst Wochen in Anspruch nahmen, werden nun nur noch Stunden benötigt. Somit hat CAL nun mehr Zeit und Ressourcen zur Verfügung, um sich auf das Wachstum und die Entwicklung des Geschäfts zu konzentrieren.

Durch die Integration automatischer Arbeitsabläufe in verschiedenen Abteilungen, Systemen und Approval-Control-Stellen konnte das Unternehmen seine Effizienz steigern. Seit der Umsetzung der CRM-Lösung können Mitarbeiter auf einen Blick die Mitglieder, Lizenznehmer, Werke, Verwendungen, Zuweisungen und Zahlungen einsehen, was unnötige Wiederholungen und manuelle Aufgaben erspart. Gleichzeit verringert dies menschliche Fehler und steigert die Leistung.

In die bereitgestellte Lösung wurde SharePoint-Technologie integriert, womit CAL nun besser dazu in der Lage ist, Informationen mit anderen zu teilen und Dokumente von Anfang bis Ende zu verwalten. Dies führt zu einer Optimierung der Geschäftsprozesse und der Veröffentlichung von Berichten, die dem Entscheidungsprozess zugutekommen. Dadurch wird weniger Zeit für einzelne Projekte benötigt und die Effizienz ist insgesamt höher. „Einer der vielen Vorteile dieser Lösung ist die Fähigkeit von Avanade, die Produktivität und die Zusammenarbeit mit den verschiedenen Anwendungen zu steigern, die unsere Mitarbeiter bereits kennen und verwenden“, erläuterte Alexander. „Für uns führte das zu deutlichen Einsparungen bei der Ausbildung der Mitarbeiter und wir konnten schneller anfangen, als wir erwartet hatten.“

„Im Fall von Unternehmen wie CAL, die tagtäglich riesige Datenmengen zu verarbeiten haben, ist es besonders wichtig, die umfassenden Daten, die durch die Interaktion mit den Kunden entstehen, verwalten zu können. Wichtiger war es jedoch für CAL, im Day-to-Day-Betrieb effizient zu bleiben“, sagte Jeyan Jeevaratnam, Country Manager bei Avanade Australien. 

„Dank unserer Erfahrungen im CRM-Bereich konnten wir dem Unternehmen die bestmögliche Lösung anbieten, mit der es seine Mitglieder sowie die Lizenzvergabe, Verwertungsrechte und Zahlungen effektiv verwalten konnte.“ 

Alexander kommt zu dem Schluss, dass „die Zusammenarbeit mit Avanade dazu führte, dass wir unsere Servicebereitstellung verbessern und gleichzeitig bessere Ergebnisse für unsere Mitglieder und Lizenznehmer erreichen konnten. Wir betrachten Avanade langfristig als Partner und freuen uns darauf, in den kommenden Jahren noch grössere Ziele zu erreichen.“

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