Loading...

Mit Office 365 zu neuen Formen des Arbeitens.

Ausgangslage

Die niederländische Vermögensverwaltungsgesellschaft Robeco gehört zu den führenden Unternehmen der Branche. Um auch zukünftig am Puls der Zeit zu bleiben startete Robeco im Rahmen des Programms „New Ways of Working“ die Initiative „You!“ Im Kern stellt die Initiative drei zentrale Fragen: Wie arbeiten wir zusammen? Wie können wir Wissen noch besser austauschen? Und wie lassen sich Kommunikationsmittel effizienter und effektiver einsetzen?

In technischer Hinsicht stand Robeco vor einer grossen Herausforderung, da das vorhandene IT-System nicht mehr zeitgemäss war. „Unsere vorhandene IT-Infrastruktur aus Office XP, Lotus Notes und Windows XP stand unseren Mitarbeiter im Weg, um effizient und unter optimalen Bedingungen kommunizieren und zusammenarbeiten zu können“, erklärt Ton Ligtvoet, IT-Entwicklungsmanager und Mitglied des IT-Management-Teams, das für die Umsetzung des Arbeitsplatzprogramms „Workspace 2014“ zuständig ist.

"Office 365 kennt keine Grenzen! Jetzt sind wir zeitlich und örtlich nicht mehr eingeschränkt."

Ton Ligtvoet IT-Entwicklungsmanager und Arbeitsplatz-Beauftragter von Robeco

Lösung

Von den weltweit 1.600 Mitarbeitern des Unternehmens arbeiten bereits drei Viertel mit Office 365. Als erster grosser Finanzdienstleister vollzog Robeco erfolgreich die Umstellung, um künftig noch einfacher und besser zusammenarbeiten zu können. „Wir gehören zu den ersten in der Finanzdienstleistungsbranche, die mit dieser Microsoft-Lösung arbeiten. Deshalb mussten wir in der Anfangsphase einige unvorhergesehene Hürden bewältigen. Doch dank der gemeinsamen Anstrengungen von Microsoft und Avanade ist dies sehr gut gelungen“, sagt Johann Corlemeijer, Vice President of Technical Infrastructure bei Avanade.

„Eine besondere Herausforderung bestand bei den Compliance- und Sicherheitsbestimmungen. Da Robeco verschärfte Sicherheitsanforderungen und Compliance-Spezifikationen einhalten muss, die ihr von der Regulierungsbehörde DNB [De Nederlandsche Bank] auferlegt werden, ist das Unternehmen alles andere als ein Standardkunde. Mit dem Einverständnis niederländischer Finanzinstitute wie Robeco nahm Microsoft eine Klausel in die Vertragsbestimmungen auf, die der DNB das Recht einräumt, Untersuchungen durchzuführen. Gemäss dieser Klausel dürfen demnach innerhalb der Office 365-Umgebung Ermittlungen durchgeführt werden, um zu prüfen, ob Robeco die Regulierungsbestimmungen einhält“, erklärt Ligtvoet. „Finanzinstitute müssen jedoch weiterhin vor der Einführung von Office 365 eine gründliche Risikoanalyse und Risikobewertung durchführen. Darüber hinaus sind sie sind verpflichtet, die DNB-Vorschriften zum Outsourcing einzuhalten“, ergänzt der IT-Entwicklungsmanager von Robeco.

Ergebnisse

„Für uns besteht der grösste Vorteil von Office 365 darin, Mail, Kalender und Office-Funktionen in einer einheitlichen, modernen Umgebung zu nutzen“, erklärt Ligtvoet. „Jetzt haben wir die nötigen Werkzeuge, um unser Wissen auszutauschen und einfach besser zusammenzuarbeiten. Wie von uns vorausgesagt, sind auch die Kosten gesunken. Microsoft aktualisiert die Office 365-Umgebung zudem fortlaufend und erweitert sie um neue Funktionen, die unsere Endanwender sofort nutzen können.“

Robeco profitiert nach der Umstellung von weiteren entscheidenden Vorteilen: Office 365 bietet verbesserte Benutzerfreundlichkeit, grössere Funktionalität, verbessert die Zusammenarbeit innerhalb der Organisation und ermöglicht den Einsatz von Smartphones. Die neue IT-Infrastruktur machte sich schnell bezahlt. Der IT-Support bei Robeco konnte grundlegend verbessert werden, was entscheidend mit der Einführung von Webmail und den neuen Möglichkeiten verbunden ist, Mail, Kalender, Kommunikation und Kooperationsfunktionen über unternehmenseigene und private Endgeräte unterschiedlicher Hersteller zu nutzen. Das alles sorgt für Kostensenkungen, die sich in einer entsprechenden Wirtschaftlichkeitsberechnung widerspiegeln. „Office 365 eignet sich für alle Organisationen. Jedes Unternehmen kann von der Umstellung – ob kleines Business oder grosse Organisation, mit 25.000 oder mehr Posteingängen profitieren. Kostspielige Anpassungen, Wartungs- und Serviceleistungen sind nicht mehr erforderlich, um all das kümmert sich Microsoft. Dadurch ist Office 365 deutlich günstiger als on premise Lösungen auf eigenen Servern“, erklärt Corlemeijer von Avanade.

Robeco

Robeco case study

STUDIE
Wie Sie Ihre Produktivität um 67% steigern

Erfahren Sie welche Schritte notwendig sind und was Sie beachten müssen. Hier die kostenlose Studie herunterladen.

Ähnliche Kundenreferenzen

Der nächste Schritt

Erfahren Sie mehr darüber, wie wir mit unserer Arbeit Mehrwert für unsere Kunden und deren Endkunden schaffen.

Schließen
Modal window
Vertrag
Seite teilen