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St. Gallen Symposium: Zukunftsweisende Webseite für die Zukunftsgestalter

Die Veranstaltungs-Webseite braucht eine Modernisierung

Auf dem St. Gallen Symposium kommen jedes Jahr Top-Vertreter aus Wirtschaft, Politik und Wissenschaft sowie NGOs zusammen. Organisiert wird die Konferenz traditionell vom International Students‘ Committee (ISC), einem studentischen Verein der Universität St. Gallen. Zentrales Ziel der der Veranstalter: Das Symposium soll für die Teilnehmer von Anfang bis Ende ein rundum angenehmes Erlebnis sein.

„Es gehört zu den Grundsätzen des St. Gallen Symposiums, dass wir sehr persönlich mit Teilnehmern und Referenten umgehen und kommunizieren“, erklärt Dominic Baumann, Chief Operating Officer des St. Gallen Symposiums. „Und weil unsere Zielgruppe äußerst heterogen ist, kommt für die Registrierung der Teilnehmer keine Standardanwendung infrage. Deshalb haben wir nach einer Lösung gesucht, die Einheitlichkeit und individuelle Ansprache vereint.“

Die bestehende Plattform konnte die Bedürfnisse und Erwartungen der Teilnehmer nicht mehr erfüllen: Wenn es in Spitzenzeiten zu viele Registrierungszugriffe parallel gab, stand die Website kurz vor dem Kollaps. Die manuellen Prozesse rund um Hotelbuchungen, Transport, Ablaufplanung und Teilnehmerverwaltung waren fehleranfällig. Den Organisatoren war bewusst, dass es so nicht weitergehen konnte. Also beschlossen sie, eine neue Event-Website aufzubauen, die so zukunftsweisend sein sollte wie die Diskussionen auf dem Symposium.

„Es war ein großes Vergnügen, mit Avanade zusammenzuarbeiten. Die Plattform ist ein großer Erfolg, auch weil sie die Prozesse für unsere Kunden viel einfacher und nachvollziehbarer macht.“

Fabian Karst Projektmanager für das St. Gallen Symposium 2017.

Sitecore und Dynamics CRM als Grundlage für neue Möglichkeiten

Die Entscheidung, die neue Website auf Basis von Sitecore zu entwickeln, war schnell gefallen: Keine andere Plattform auf dem Markt erfüllte das geforderte Maß an Einheitlichkeit und Personalisierungsmöglichkeiten. Für die Umsetzung holten die Verantwortlichen des St. Gallen Symposiums Accenture und Avanade ins Boot – da beide Unternehmen über ein sehr tiefes Sitecore-Know-how verfügen.

Das Ergebnis dieser Zusammenarbeit ist eine neue Webapplikation namens „MySymposium“. Sie läuft cloudbasiert auf der Microsoft-Azure-Plattform und ermöglicht neben der Anmeldung zum Symposium unter anderem auch die Registrierung und die Autorisierung der Teilnehmer für ihre Wunsch-Sessions. Dank Cloud-Technologie kann das St. Gallen Symposium den Nutzern weltweit und standortunabhängig überall den gleichen Servicestandard zur Verfügung stellen. Dank Integration mit Microsoft Dynamics CRM kann MySymposium darüber hinaus auf vorhandene CRM-Daten zugreifen und so mit anderen Services interagieren. Beispielsweise ist der Sitecore Scheduler in der Lage, persönliche sowie Daten rund um die Anmeldung und Teilnahme an der Veranstaltung zu erfassen – etwa bezüglich der Hotelreservierung und gebuchten Sessions.

Bessere User Experience, mehr Effizienz

„Unsere Erfahrungen mit MySymposium sind fantastisch, die Leute lieben es“, unterstreicht Dominic Baumann.

Die neue Sitecore-Plattform des St. Gallen Symposiums ist ein Erfolgsmodell, das Teilnehmer und interne Nutzer gleichermaßen überzeugt:

Skalierbarkeit, Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit: Gehosted in der Azure Cloud, verarbeitet die Lösung heute problemlos knapp 800 Registrierungen innerhalb von zwei Tagen. Die einzelnen Seiten bauen sich schneller auf, und die Teilnehmer können sich zuverlässig für die Sessions registrieren, die sie interessieren.

Mehr Effizienz bei niedrigeren Kosten: Ein neues, zentralisiertes CRM-System sorgt für stabile digitalisierte und automatisierte Prozesse, für mehr Leistung und hilft, Kosten zu senken.

Neue Features: Deutlich erweiterter Funktionsumfang der Event-Website, etwa in Form von Hotelbuchungen und Transfer-Services.

Verbesserte User Experience: Eine Anbindung an die mobile Event-App auf Basis von SpotMe sorgt für einen optimalen Informationsfluss und erlaubt den Teilnehmern die Interaktion mit dem Event-Team auch von unterwegs per Smartphone oder Tablet.

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