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Teekanne vereinfacht interne globale Zusammenarbeit und Workflows

Die Geschäftssituation

Der deutsche Marktführer für Tee betreibt Niederlassungen in Europa und Kanada. Allerdings hat Teekanne weder eine Dokumentenmanagementsystem im Einsatz noch ein zentrales Intranet. Die Folge: In der Vergangenheit lief insbesondere die standortübergreifende Zusammenarbeit der Mitarbeiter nicht optimal. Sie mussten sich Dateien und Informationen immer wieder aufwendig zusammensuchen. Alltagsaufgaben wie Zeiterfassung, Dokumentenmanagement, das Ausfüllen von Urlaubsanträgen oder das Führen von Teamkalendern wurden damit zu Zeitfressern. Und die IT-Abteilung musste mehrere verschiedene Intranet-Systeme und Workflows permanent auf dem neusten Stand halten – das war ineffizient und verursachte unnötige Kosten.

„Wir haben die IT und die Fachbereiche an einen Tisch geholt – das war für uns der Schlüssel zum Erfolg. Denn so konnten wir eine einheitliche, gemeinsame Vision der Workplace-Transformation entwickeln, die wir umsetzen wollten.“

Markus Kriechhammer Teekanne CIO

Die Lösung

Mit dem Projekt „TeaNetwork“ setzte sich Teekanne zum Ziel, diese Situation zu verbessern – und die Workplace Experience grundlegend zu modernisieren. Auf dem neuen technologische Fundament SharePoint Online von Microsoft sollten die Workflows und die Betriebsprozesse für die Mitarbeiter neu und effizient gestaltet werden.

Als strategischen Partner entschied sich Teekanne für Avanade. Als zentraler Erfolgsfaktor für das Projekt erwiesen sich dabei die regelmäßig von Avanade veranstalteten „digital circle“-Arbeitsgruppen. Zu den Terminen trafen sich mehr als 50 Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen, Rollen und Standorten – die ihre jeweilige Sicht, ihre Bedürfnisse und Ideen einbringen konnten. Auf Basis dieser abteilungsübergreifenden Erkenntnisse entwickelten die Experten von Avanade eine einheitliche Dokumenten- und Kollaborationslösung mit dem technologischen Unterbau Microsoft Office 365 SharePoint Online.

Die Ergebnisse

Die neue Plattform bietet Teekanne und seinen Mitarbeitern zahlreiche Vorteile:

  • Die neue Workplace Experience unterstützt Mitarbeiter dabei, direkt die richtige Information zu finden, anstatt sie lange suchen zu müssen.
  • Alle wichtigen Informationen sind auf einen Blick verfügbar.
  • Die Mitarbeiter können Dokumente gemeinsam nutzen und bearbeiten. Aufgaben wie Qualitätsmanagement, interne Kommunikation, Teamkalender aktualisieren und Urlaubsanträge sind viel schneller erledigt.
  • Die Mitarbeiter sind heute engagierter und produktiver, während der IT-Betrieb reibungslos läuft.

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