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Eine neue Vision der Zusammenarbeit

Ausgangslage

Mit dem Biofore-Konzept hat UPM eine neue strategische Richtung eingeschlagen, die sich ganz auf Nachhaltigkeit und Innovation konzentriert. Für die Umsetzung dieses Konzepts war das Unternehmen auf geeignete Tools angewiesen, die den Mitarbeitern einen schnelleren Informationsaustausch und eine effektivere und effizientere Zusammenarbeit ermöglichen. Die bisher verwendete Technologie war jedoch verhältnismässig alt und uneinheitlich. Aus diesem Grund entschied sich das Unternehmen, eine einheitliche Plattform einzuführen, die auf  Microsoft-Technologie basierte und dem Unternehmen eine völlig neue Arbeitsweise erlauben sollte.

Lösung

UPM ging eine Zusammenarbeit mit Accenture und seiner Tochtergesellschaft Avanade ein, um gemeinsam an der „Workspace“-Initiative zu arbeiten. Diese bestand aus vier Phasen:

  • Einführung von mehr als 13.000 Workstations mit Windows 7 und Microsoft Office 2010 
  • Erstellung von zwei neuen Kunden-Websites sowie fast 30 Intranet-Sites auf Grundlage von Microsoft SharePoint 2010
  • Einführung neuer E-Mail- und Kommunikationstools (z. B. Microsoft Outlook 2010, Office Communicator und Lync) mit Bereitstellung über Microsoft Cloud-Services
  • Implementierung von Collaboration-Sites mithilfe von SharePoint 

Eine genaue Abstimmung zwischen UPM und Accenture war für die erfolgreiche Zusammenarbeit entscheidend: Zur Überwachung des Projekts wurde eine gemeinsame Governance-Struktur erarbeitet. Darüber hinaus wurden umfassende Massnahmen für ein effektives Veränderungsmanagement ergriffen, um alle Beteiligten optimal in das Projekt einzubinden. Für sämtliche 24.000 UPM-Mitarbeiter wurden entsprechende Schulungen entwickelt, die von Accenture an mehr als 80 Standorten und in acht verschiedenen Sprachen bereitgestellt wurden.​

Ergebnisse

Dank des straffen Implementierungsplans konnte das UPM Workspace-Projekt innerhalb des vorgesehenen Zeitrahmens von nur 16 Monaten sowie unter dem angesetzten Budget erfolgreich realisiert werden. Das Projekt führte zu weitreichenden Veränderungen im Unternehmen und konnte mit minimalsten Unterbrechungen für die UPM-Mitarbeiter durchgeführt werden. Beispielsweise wurden in nur fünf Monaten 13.000 Workstations auf fünf unterschiedlichen Kontinenten eingerichtet – jede Umstellung nahm dabei nur durchschnittlich 45 Minuten in Anspruch.
Die neue, einheitliche Plattform von UPM liefert moderne Funktionen und gemeinsame Tools, Anwendungen und Prozesse, mit denen die Mitarbeiter Informationen und Ideen schneller auffinden und untereinander austauschen können. Diese neue Arbeitsweise ist eine entscheidende Voraussetzung für die Umsetzung der UPM-Strategie. Sie ist auf die Kernwerte abgestimmt und stellt einen wichtigen Schritt hin zu einer verbesserten Leistungsfähigkeit des Unternehmens dar.

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