Die Marketingabteilung kann nichts erschüttern
Im monatlichen Sales-Meeting hat Vertriebsleiter Arndt Schmidke ein schlechtes Gewissen und holt einmal tief Luft. „Leute, wir brauchen eine Webinar-Reihe – und leider lieber gestern als heute.“ Marketingchef Patrick Hofer blickt ihn belustigt an: „Das erinnert mich an einen Gag von meinem früheren Chef. Wir wissen zwar nicht genau, wofür, aber wir benötigen dringend einen Flyer.“

„Nein, im Ernst“, entgegnet Arndt. „Wir sehen, dass es rund um unser neues Produkt eine Menge Fragen im Markt gibt, die wir beantworten müssen. Erstens, um unsere Interessenten abzuholen, und zweitens, um diejenigen auf uns aufmerksam zu machen, die zwar Hilfe zu diesem Thema suchen, uns aber noch nicht kennen.“

Das klingt auch für Patrick und seine Kollegin Sarah Jelinek plausibel. Sie nicken zustimmend. „Ich weiß“, fährt Arndt fort, „dass ich Euch damit auf dem falschen Fuß erwische, Ihr steckt ja schon mitten in der Organisation des Kundenevents.“

„Da mach Dir mal keine Sorgen“, beruhigt ihn Patrick. „Das bekommen wir nicht nur wunderbar parallel, sondern auch noch integriert hin. Wer weiß, vielleicht spülen uns ja Deine Webinare auch ein paar Konferenzbesucher ins System.“

Bausteine entwickeln und wieder nutzen
Die Kolleginnen und Kollegen im Marketing nehmen die Neuigkeit gelassen auf. „Gar nicht schlecht“, findet Content Manager Daniel Bendix. „So können wir mit den Webinaren ein bisschen üben und müssen nicht gleich mit der Großveranstaltung starten.“ Seit die Abteilung Microsoft Dynamics 365 nutzt, ist vieles entspannter geworden. Prozesse sind automatisiert und integriert, es gibt weniger Reibungsverluste – mehr Platz für Kreativität, für Content, für wichtige Details.

Sobald die Kolleginnen und Kollegen aus dem Sales die Inhalte für die auf vier Teile angelegte Webinar-Reihe geschickt haben, macht sich das Team an die Arbeit. Sie konfigurieren das D365-Marketing-Eventportal, das als Landingpage inklusive Registrierungsformular fungiert und die ab sofort als Vorlage für alle künftigen Webinare dient. Die Inhalte stammen aus dem Briefing des Vertriebs, darüber hinaus lassen sich vorhandene Content-Bausteine nutzen. Mit nur einem Klick wird der erstellte Event live geschaltet und somit auch das Eventportal, über das anschließend die Registrierungen erfolgen können.

Ohne die D365-Arbeitsumgebung verlassen zu müssen, können nun Mailings zum Bewerben der Webinare angelegt werden. „Bitte vergesst nicht, immer auch einen Hinweis auf die Kundenkonferenz einzufügen“, erinnert der CMO. „Lasst uns da so viel rausholen wie möglich.“ Nach der üblichen Kundensegmentierung erfolgt der Versand, vom Tool automatisch so optimiert, dass das Mailing nicht fälschlicherweise für Spam gehalten wird. Parallel bucht Daniel eine LinkedIn-Kampagne, um neue Teilnehmer zu generieren, die noch nicht in der Datenbank sind. Das funktioniert sehr einfach und transparent, weil D365 entsprechende Standardschnittstellen mitbringt.

Feedback via Customer Voice bringt Dialog in Gang
Innerhalb der nächsten drei Wochen gehen die Anmeldungen ein. Arndt Schmidke ist erleichtert, die Sache läuft gut. Fürs Marketing ist unterdessen nicht viel mehr zu tun, als die Anmeldezahlen weiterzuleiten. Alles andere lässt sich als Customer Journey automatisieren: Die Kunden melden sich an, erhalten eine Bestätigung, zwei Tage vor dem Webinar die Zugangsdaten sowie eine Erinnerung 90 Minuten vor Beginn.

Sarah ist währenddessen schon mit dem nächsten Schritt beschäftigt. Sie entwickelt Feedbackelemente, für die D365 das sogenannte Customer-Voice-Modul bereithält. „Wer teilgenommen hat, erhält per E-Mail den Link zu einer Umfrage und kann rückmelden, wie es ihm gefallen hat“, erklärt sie Arndt in einem kurzen Teams-Call. „Lass uns morgen zusammen überlegen, was Ihr abfragen wollt, und was wir mit den daraus resultierenden Infos machen.“

Wenige Tage später und pünktlich vor dem ersten Webinar ist auch diese Komponente fertig. Die Fragen sind abgestimmt und vor allem auch die entsprechenden Reaktionen vorbereitet: Welche Aktion, welche Kampagne startet bei welchem Feedback.

Übersichtliches Teilnehmermanagement
„Wir haben über Deine Webinare nebenher noch zwölf Teilnehmer für die Konferenz gewonnen“, freut sich Patrick, als er Arndt Schmidke in der Tiefgarage trifft. „Das hat super funktioniert.“ Arndt lacht: „Und nebenher noch die neue Lösung auf Herz und Nieren getestet, klasse.“ Der CMO verzieht das Gesicht. „Na ja, sagen wir mal, einen überschaubaren Teil konnten wir ausprobieren. Viele Funktionalitäten, die wir bei der Konferenz dringend brauchen, haben bei den Webinaren gar nicht stattgefunden. Aber es war auf jeden Fall ein guter Anfang. Lass uns morgen im Detail drüber sprechen, das wird auch für Deine Mannschaft wichtig.“

Am nächsten Morgen schneit Arndt also schon wieder bei den Marketiers herein, um sich die Eventfunktionalitäten von D365 und die Bedeutung für den Vertrieb erklären zu lassen.

„Die Anmeldung erfolgt wie bei den Webinaren über ein Portal“, erläutert Sarah. „Mit der Bestätigung erhalten die Teilnehmer dann automatisch einen QR-Code, über den sie vor Ort einchecken können.“ Das erfolgt ganz einfach über die D365-Marketing-App, die die Mitarbeiter am Empfang auf ihrem Handy haben. „Wir werden das so automatisieren, dass Deine Vertriebsleute jeweils eine Nachricht auf ihr Mobile Device bekommen, sobald ihre persönlichen Kunden eingecheckt haben. So wisst Ihr immer, wer da ist, und nach wem Ihr Ausschau halten solltet. Über die Dynamics for Phone App bekommt Ihr außerdem den Überblick über alle, die da sind.“

„Werden wir auch wieder so ein Feedback-Ding haben?“, will Arndt wissen. „Sicher“, entgegnet Sarah. „Dieses ‚Feedback-Ding‘ ist ein Standard, der aus meiner Sicht zu jedem Event gehört: Begegnung nutzen, um den Dialog anzustoßen und am Laufen zu halten. Ich melde mich dazu noch bei Dir.“

Und so gehen die Dinge weiter ihren Gang. Mailings, Newsletter und Webinare werden geplant, finden statt und liefern Stoff und Adressen für die nächsten Aktionen. Die Konferenz verursacht einen Riesenstress, weil Konferenzen immer ein Riesenstress sind – ist aber dank Eventmanagement von D365 zu jedem Zeitpunkt in sicheren Händen, inklusive Sponsorenmanagement, Speaker-Organisation und all den Dingen, von denen nur die wissen, die sich damit beschäftigen. Patrick ist Sarah nach wie vor dankbar für den Impuls Richtung D365, der von ihr kam. „Wenn früher eine größere Sache anstand, sind alle anderen Dinge nur noch so mitgelaufen. Jetzt bekommen wir parallel viel mehr hin – und jede Aktion hat potenziell positive Auswirkungen auf die andere. Einfach klasse.“

Dies ist der dritte Teil einer Blogserie rund um Microsoft Dynamics 365 im Marketing. In den kommenden Teilen werden wir die Lösung weiter im Detail beleuchten – mit Blick darauf, wie sie Marketingorganisationen einfach und pragmatisch unterstützt. Sie können es nicht abwarten und wollen schon jetzt mehr wissen? Dann kontaktieren Sie uns gerne.

Neben zahlreichen anderen Modulen bietet Microsoft Dynamics 365 spezielle Funktionalitäten für die Planung, Organisation und Steuerung von Events, ganz gleich, ob virtuell, physisch oder hybrid. Die Lösung ist hochgradig automatisiert, so dass einmal definierte Prozesse zum Beispiel rund um die Anmeldung und Registrierung von Teilnehmern nicht mehr manuell begleitet werden müssen. Marketingverantwortliche können damit außerdem ein zentrales Eventportal erstellen, Einladungen versenden, Sponsoren und Speaker verwalten, Catering organisieren oder Agenden erstellen. All dies steht den Marketingmitarbeitenden in einem Webportal oder über eine App zur Verfügung – und auch den Teilnehmenden lässt sich eine App für die Planung ihres persönlichen Programms zur Verfügung stellen.

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