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Vier Schritte zum Erfolg beim hybriden Arbeiten

  • Veröffentlicht am 11, August 2021
  • Geschätzte Lesezeit: 6 Minuten
Vier Schritte zum Erfolg beim hybriden Arbeiten

Organisation und Kultur der Arbeit befinden sich in einem grundlegenden Wandel. Nicht weniger als 30% der Mitarbeiter:innen würden lieber kündigen als nach der Pandemie komplett an den Arbeitsplatz im Büro zurückzukehren. 80% rechnen damit, mindestens drei Tage von zuhause aus arbeiten zu können. Die Employee Experience ist inzwischen weltweit für nahezu jedes Unternehmen genauso wichtig geworden wie die Customer Experience.

Führungskräfte verstehen, dass sich das virtuelle Arbeiten sehr viel stärker auf die Unternehmensprozesse auswirken wird als die Digitalisierung. Viele Unternehmen haben in der Pandemie unmittelbar erlebt, dass eine technische Ausstattung für virtuelles Arbeiten allein nicht ausreicht, um Produktivität und eine gute Arbeitskultur aufrecht zu erhalten. 77% der CIOs sehen zukünftig einen signifikanten Wandel in Gestaltung, Kultur und Mentalität der Arbeit.

Die neue Workplace-Ära erfordert eine ganzheitliche Betrachtung von Arbeit: Wer arbeitet, warum und wo wird gearbeitet und wie wird die Arbeit ausgeführt? Mein Kollege Florin Rotar hat vor Kurzem einige der wichtigsten Überlegungen rund um die Veränderungen im hybriden Arbeiten bei Microsoft Envision zusammen mit Alysa Taylor diskutiert.

Es ist auch Zeit für Sie, sich mit der richtigen Strategie zu befassen, Arbeit in Zukunft zu organisieren und einen neuen hybriden digital-first Arbeitsplatz mit der entsprechenden Arbeitskultur zu etablieren. Diese folgenden vier Hinweise werden Ihnen helfen, ein zukunftsfähiges hybrides Arbeitsmodell zu entwickeln und zu erhalten.

  1. Arbeitsabläufe neu denken

  2. Sie haben Ihren Mitarbeiter:innen bereits virtuelles Zusammenarbeiten und Kommunizieren mit einer Plattform wie Microsoft Teams ermöglicht. Nun sollten Sie Ihre Strategie erweitern und zusehen, dass alle Aspekte rund um die Arbeitsabläufe und -organisation auch in der hybriden Form gut umgesetzt werden. Und anstelle der einfachen Übersetzung des analogen Arbeitens in die virtuelle Welt ist es ratsam, Arbeit grundlegend im Hinblick auf eine vor allem digitale Umgebung neu zu denken.

    So können Sie diesen Prozess beschleunigen:

    • Überlegen Sie, welche Aufgaben und Workflows Sie digitalisieren, automatisieren oder neu einführen können. Sie brauchen nicht gleich zu Beginn einen Plan. Suchen Sie sich einfach die relevanten Prozesse heraus und fangen irgendwo an! Sie steigern Ihre Effizienz und Produktivität und verbessern Ihre Employee Experience (EX), indem Sie einfache, repetitive Arbeiten reduzieren.
    • Denken Sie groß – jenseits von Digitalisierung oder anderen Prozessen und Betriebsmodellen. Gestalten Sie Unternehmensprozesse neu, verteilen Sie Zuständigkeiten neu, überprüfen Sie Aufgabenbereiche.
    • Orientieren Sie sich dabei nicht nur an der Rückmeldung Ihrer Mitarbeiter:innen – denken Sie an Henry Fords berühmten (und vielleicht ausgedachten) Satz von den „schnelleren Pferden“. Ergänzen Sie Umfragen und Ihre eigene Einschätzung mit objektiven, quantifizierbaren, datenbasierten Informationen.

    Wo wir bereits tätig waren: Wir haben mit einem globalen Technologieunternehmen zusammengearbeitet, um einen alten T&E-Auditprozess anzugehen, der etwa 10% des Jahresbudgets ausmachte. Mit einem intelligenten Modell für maschinelles Lernen konnten wir den manuellen Aufwand bei der T&E-Audit-Verarbeitung um bis zu 50% reduzieren, eine Non-Compliance-Detection-Rate von 95% erreichen und die Genauigkeit von Vorhersagen um über 50% steigern.

  3. Zusammenarbeit vereinfachen

  4. Auf den ersten Blick scheint Zusammenarbeit ein einfaches Thema zu sein: Zusammenarbeit verbindet das Team, mit dem Sie arbeiten. Doch darunter fallen auch weiterreichende Netzwerke über das ganze Unternehmen hinweg, in dem Informationen formell und informell geteilt werden. Das bietet ausgezeichnete Chancen: Laut dem EX-Index-Bericht von Forrester wird die Produktivität des Personals stark gesteigert, wenn alle Aspekte der Zusammenarbeit vereinfacht werden.

    Denken Sie also über Wege nach, die Zusammenarbeit reibungsloser zu gestalten:

    • Optimieren Sie Touchpoints und Richtlinien, damit interne und externe Mitarbeiter:innen sowie Kund:innen Informationen oder bestimmte Transaktionen besser auffinden und Beziehungen besser pflegen können.
    • Stärken Sie vorhandene Plattformen und Schnittstellen, um möglichst wenig verschiedene Touchpoints nutzen zu müssen, die zur Ausführung der Arbeit und zum Steuern der Employee/Customer-Beziehung notwendig sind. Integrieren Sie so viele Prozesse wie möglich in den Arbeitsalltag (HR-Updates, Unternehmenskommunikation, Intranet-Funktionen, Management-Reporting, etc.). Und beachten Sie, dass sich die geeignetste Konsolidierungsstrategie je nach Team innerhalb Ihres Unternehmens individuell unterscheiden kann.
    • Richten Sie soziale Kanäle und Treffpunkte ein, an denen Leute Informationen informell austauschen oder bereichsübergreifend arbeiten können.

    Wo wir bereits tätig waren: Productivity Studio, eine Partnerschaft zwischen Microsoft und Avanade, stärkt die Produktivität auf jedem Level von Microsoft. Komplexe Meetings besser durchführen oder ein Microsoft Team Command Center gestalten, um das manuelle Steuern individueller Teams zu ersetzen - das Studio löst all diese Probleme. Das ermöglicht eine passgenaue Administration und unterstützt Übernahmeprozesse.

  5. Verbindungen und Gemeinschaft aufbauen

  6. Die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen scheinen paradox: 70% wollen weiterhin flexible Möglichkeiten remote zu arbeiten, aber 65% sehnen sich nach mehr persönlichen Begegnungen in ihrem Team. Kathleen Hogan, Chief People Officer bei Microsoft, hebt hervor, dass es sehr wichtig ist, die Prioritäten der Belegschaft genau zu verstehen: „Unsere Daten zeigen, dass sich unser Team zunächst auf die Basics wie Work-Life-Balance und Priorisierungen konzentrieren. Erst dann können formelle und informelle Touchpoints wie Team-Events helfen, den Zusammenhalt zu stärken.“

    Wir empfehlen, ganzheitlich vorzugehen:

    • Versuchen Sie zu verstehen, was eine gute „Verbindung“ für die unterschiedlichen Gruppen und Personas innerhalb Ihres Arbeitsplatzes ausmacht. Für einige bedeutet das, voneinander zu lernen während andere eher ein soziales Miteinander, den Aufbau persönlicher Beziehungen oder die Weiterentwicklung eigener Führungsfähigkeiten schätzen.
    • Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeiter:innen sinnvolle Tätigkeiten. Unterstützen Sie Ihre Belegschaft dabei, die tägliche Arbeit mit Ihrem Unternehmenserfolg oder dem Ihrer Kund:innen in Verbindung zu bringen.
    • Zeigen Sie Haltung in sozialen Fragen und räumen Sie Ihrem Team Ausstiegsmöglichkeiten ein, wenn es Wertekonflikte zwischen Mitarbeiter:innen und Klient:innen gibt.

    Gehen Sie auf das Bedürfnis nach einer engagierteren, aufregenden und unterhaltsamen virtuellen Erfahrung ein, indem Sie den Produktionswert erhöhen: Bereiten Sie Präsentationen vor, variieren Sie Interaktionsarten und integrieren Sie verschiedene Formate in Ihre virtuellen Veranstaltungen.

    Wo wir bereits tätig waren: „!nnovateFest“ ist ein globales Programm von Avanade, das unsere Mitarbeiter:innen in einem Gamification-Format zusammenbringt. Das hilft, mehr über Innovationen der Industrie zu lernen, sich zu vernetzen und weitere Innovationen voranzutreiben. Wir haben das Programm so aufgebaut, dass das Team vor, während und nach dem Event neue Leute treffen und Ideen entwickeln kann. Das Programm wurde so gestaltet, dass es sich problemlos in den Alltag der Teams einfügt – mit einem asynchronen Modell, an dem die Mitarbeiter:innen jederzeit teilnehmen können. Eine interaktive Bestenliste ermutigte zur Teilnahme und vermittelte Anerkennung für aktives Teilnehmen.

  7. Fördern Sie das Wohlbefinden Ihrer Belegschaft

  8. Viele Unternehmen haben während der Pandemie zur Entlastung ihrer Mitarbeiter:innen Einiges getan: flexible Arbeitszeiten, zusätzliche Urlaubstage für Krankheit oder Pflege Angehöriger, mehr Auszeiten, etc. Aber viele haben nicht bedacht, sich auch um die „Workplace-Wellness“ zu kümmern und die entscheidende Rolle des Wohlbefindens während der Arbeitsprozesse nicht erkannt.

    Um das Wohlbefinden im Kern des Arbeitsplatzes zu verankern, sollten Sie Folgendes beachten:

    • Nutzen Sie eine Kombination aus Verhaltensdaten am Arbeitsplatz (wie Microsoft Viva Insights) und Daten zur Stimmung Ihres Teams (wie Glint), um Korrelationen zwischen deren Arbeitsweise und Wellness-Zielen zu identifizieren.
    • Beziehen Sie Führungskräfte und Mitarbeiter:innen unmittelbar in Prozesse ein, die das Wohlbefinden am Arbeitsplatz verbessern sollen. Machen Sie transparent, welche Daten Sie nutzen, und lassen Sie Ihre Teams selbständig an der Steuerung von Möglichkeiten zu mehr Wohlbefinden mitwirken.
    • Bieten Sie eine Bandbreite an möglichen und fixen Pausen wie Fitnessübungen, Stretching, Meditation, Achtsamkeit und Momente der Stille, etc./li>
    • Integrieren Sie verhaltenswissenschaftliche Erkenntnisse wie Nudge Theory, um Ihre Führungskräfte und deren Teams darin zu unterstützen, bessere Pausenpraktiken, Fokuszeit und persönliche Beziehungen zu entwickeln.

    Wo wir bereits tätig waren: In unserem eigenen Unternehmen haben wir Abläufe und Richtlinien weitreichend geändert, inklusive Rechnungscode für Impfungen und Genesung, unbegrenzt Zeit für gemeinnützige Tätigkeiten sowie ein spezielles „Wellbeing@Avanade“-Programm mit thematischen Events von Gymnastik bis hin zu mentaler Gesundheit. Zusätzlich haben wir Apps in Microsoft Outlook und Teams integriert, damit unsere Teams ausgezeichnete Leistungen von Kolleg:innen belohnen, auf persönliche Analysedaten am Arbeitsplatz zugreifen und sich mit dem Avanade-Hub verbinden können – alles im Fluss der täglichen Arbeit.

Ergreifen Sie die Hybrid-Möglichkeiten!

Erfahren Sie mehr darüber, wie auch Ihr Unternehmen das Potential Ihrer Mitarbeiter:innen entfalten kann in der neuen Ära des hybriden oder „Von-überall-aus“-Arbeitens. Hören Sie, was unser Experte von Avanade Florin Rotar zu dem Thema zu sagen hat und entdecken Sie in unserem neuen EX-Platform Ebook, wie Sie die richtigen Grundlagen für einen Arbeitsplatz legen, der auf den Menschen hin ausgerichtet ist.

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