Die Digitalisierung macht vieles einfacher. Schneller, effizienter, angenehmer. Allerdings funktioniert sie leider nicht auf Knopfdruck, und sie lässt sich auch nicht mal eben bei der IT bestellen und dann nach altem Muster ausrollen. Wir haben es mit einem Transformationsprozess zu tun, den auch die Fachabteilungen annehmen und in den sich alle Mitarbeiter einbringen müssen. Der „Digital Workplace“ ist ein gutes Beispiel dafür – für Herausforderungen und Lösungsmöglichkeiten.

Der Digital Workplace ist ja gewissermaßen Science Fiction in echt. Das haben wir uns doch immer gewünscht: Alle notwendigen Informationen immer verfügbar, personalisiert und im richtigen Kontext, ganz gleich, wo man gerade ist und welches Endgerät man benutzt. Kollegen an anderen Standorten mal eben in eine Videokonferenz holen, um Entwürfe hin- und herzuschieben und zu diskutieren, und das sogar per HoloLens, so dass alle Teilnehmer über Mixed Reality neben der wirklichen Welt auch virtuelle 3D-Elemente sehen können.

Neue Technologie? Neue Denke!

Dass es bei der Umsetzung des digitalen Arbeitsplatzes immer noch hapert, hat vor allem zwei Gründe: Zum einen ist vielen Unternehmen gar nicht bewusst, dass sie mit Microsoft Office 365 über eine Plattform verfügen, die viel mehr kann als das Office-Paket, wie man es jahrzehntelang gewohnt war.  Die Cloud-Version bietet praktisch alles, was man als Grundlage für den Digital Workplace braucht. Die meisten nutzen allerdings ausschließlich und wie gewohnt Word, Excel, Powerpoint, Mail oder Skype, nur jetzt eben aus der Cloud. Neue Tools wie Office 365 Groups, Planner, Video, PowerApps oder Teams bleiben in der Schublade.

Zum anderen – und das ist noch wichtiger als jedes Tool – erfordert der konsequente Umstieg auf Office 365 einen echten Mindshift: Weg von der klassischen Versionsdenke nach dem Motto „wir installieren jetzt mal Version xy, überspringen dann ein bis zwei Versionen und machen dann in ein paar Jahren ein neues Update-Projekt“. Beim Digital Workplace geht es nicht mehr darum, in gewissem zeitlichen Abstand neue Versionen sich nur unwesentlich verändernder Funktionen und Tools in Umlauf zu bringen. Office 365 mit all seinen Facetten ist kein IT-Projekt, sondern eine nie endende Evolution nach dem Evergreen-Prinzip. IT und Fachabteilungen sind also gefordert, gemeinsam aus den bestehenden technischen Möglichkeiten eine Arbeitsumgebung zu entwerfen, die zu den Anforderungen des Unternehmens genauso passt wie zu den Mitarbeitern, die täglich damit umgehen.

Nutzen, wofür man schon bezahlt hat

Office 365 bringt Funktionen automatisch mit, die manche Unternehmen bislang über andere Lösungen abbilden. Team Collaboration ist ein typisches Beispiel dafür. Wer Office 365 hat und Teams nutzt, kann sich die Kosten für Enterprise Messenger wie zum Beispiel Slack sparen. Mit einem Umstieg lassen sich also automatisch Lizenzen und Administrationsaufwand reduzieren. Der wichtigste Vorteil ist aber, dass auch die Messenger-Funktion (um bei diesem Beispiel zu bleiben) eingebunden ist in das übergeordnete Office 365-Ökosystem, das immer den Gesamtkontext jedes einzelnen Mitarbeiters abbildet. So ergibt sich aus einer Menge verschiedener Tools und Features für jeden Mitarbeiter seiner Funktion entsprechend sein eigener digitaler Arbeitsplatz. Weil Informationen hier voll integriert sind und nahtlos von einem Tool ins andere laufen können, schlummern an dieser Stelle ganz erhebliche Effizienzpotenziale, die den Wert der reinen Lizenzkostenersparnis noch übersteigen. Ganz abgesehen davon, dass Anwender eine homogene Lösung aus einem Guss als deutlich angenehmer erleben als einen Flickenteppich aus verschiedenen Lösungen.

E-Mail? Nutzt noch nicht mal meine Oma!

Denn schließlich sollte man nicht unterschätzen, dass die Anforderungen von Mitarbeitern an ihren Arbeitsplatz sich wandeln. Mittlerweile legen sich manche Schulabgänger oder Studenten ihre erste E-Mail-Adresse nur noch fürs Bewerben an – und für die Bestellbestätigungen von Amazon & Co. Untereinander spielt E-Mail kaum eine Rolle – sie kommunizieren längst über Messenger. Und sogar ihre Eltern und Großeltern haben sie im Privaten zu WhatsApp herübergeholt, weil die gemerkt haben, dass sie von den Kindern sonst gar nichts mehr mitbekommen. Im Wettbewerb um die besten Talente tun Unternehmen gut daran, auf diese Kommunikationsgewohnheiten einzugehen und eine Infrastruktur zu schaffen, die ihnen entgegenkommt. Wer hätte sich schon gern Ende der Neunziger an einen Schreibtisch mit Kugelkopfschreibmaschine setzen lassen? Und natürlich kommt der Effizienzfaktor hinzu: Schon die Reduzierung interner E-Mails durch Umstieg auf Messaging- oder Chat-Funktionen kann für Unternehmen bares Geld wert sein.

Und nun? Wandel gestalten!

Auch wenn einige Unternehmen mit der Transformation hin zum Digital Workplace noch nicht begonnen haben, so sind sie doch in einer guten Ausgangslage: Wer Office 365 im Haus hat, verfügt über alle wichtigen Instrumente, um sich dem Thema schrittweise zu nähern. Hilfe von außen ist dabei grundsätzlich hilfreich, gerade weil Office 365 eben mehr ist als die einfache Fortsetzung der bekannten Rollout-Prozeduren. Es geht darum Lösungen zu finden, Technologien auszuwählen, Prozesse zu definieren und – besonders wichtig – das Change Enablement erfolgreich zu gestalten. Warum das Change Enablement wichtig ist? Weil das Wohl und Wehe des Digital Workplace davon abhängt, dass er bei den Mitarbeitern ankommt, dass sie den Nutzen erkennen und in ihrer täglichen Arbeit spüren. Mehr Informationen dazu liefert die Avanade Studie zum digitalen Arbeitsplatz, sowie dieser Praxisleitfaden für einen erfolgreichen Wandel und ein starkes Mitarbeitererlebnis.