Wenn es eins gibt, was Führungskräfte aus den letzten 12 Monaten gelernt haben, dann ist es sicherlich die enorme Relevanz der Employee Experience (EX) für das Wohlbefinden, die Resilienz und Performance ihrer Mitarbeiter. COVID-19 hat den Bedarf nach einer schnellen und kontinuierlichen Verbesserung der EX vorangetrieben, damit Arbeit auf allen Ebenen nachhaltig produktiv bleibt.

Weil EX inzwischen auch auf dem C-Level oberste Priorität hat, ist ein ganzheitlicher Ansatz zur Gestaltung des Arbeitsplatzes wichtiger denn je. Neben der HR-Abteilung, den Anlagemanagern und den Leitern der einzelnen Geschäftsbereiche, spielt die IT eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, die Employee Experience weiterzuentwickeln und zu optimieren. Ausserdem erfordert diese neue Arbeitswelt auch einen neuartigen Managed Services-Ansatz.

Wenn Sie nach einem geeigneten Partner für Managed Services am Arbeitsplatz suchen, sollten Sie darauf achten, dass dieser nicht nur kosteneffiziente und nachhaltige Lösungen anbietet. Ein statisches Servicepaket kann innerhalb von 3-4 Jahren schnell überholt sein und dann für Unzufriedenheit sorgen. Der Schlüssel liegt hingegen in einer kontinuierlichen Weiterentwicklung des Arbeitsplatzes. Ganz neue Erfahrungen und Services nutzen sich mit der Zeit ab, sodass sie nicht mehr dieselbe Motivation entfalten wie noch zu Beginn. Im Gegenteil: Zur Gewohnheit gewordene Erfahrungen können zu sog. Hygienefaktoren verkommen oder sogar lästig werden.

In unserem ersten Blogbeitrag zur Themenreihe Managed Services am Arbeitsplatz finden Sie unsere wichtigsten Tipps für Ihre User Experience (UX), die Sie bei der Bewertung möglicher Partner im Blick haben sollten.

Im Folgenden haben wir fünf Dinge zusammengefasst, die ein Managed Services Provider (MSP) für die Gestaltung Ihrer Workplace Experience (WX) anbieten sollte, damit die Entwicklung eines mitarbeiterzentrierten Arbeitsplatzes ein Erfolg wird. Diese fünf Erfolgsfaktoren tragen zu einem reibungslosen Service, erhöhtem Wohlbefinden und zu mehr Zufriedenheit bei Ihren Mitarbeitern bei. Zudem beschleunigen sie Modernisierungsprozesse in Ihrem Unternehmen. Ein innovativ gestalteter Arbeitsplatz stärkt Ihr Personal, was am Ende auch Ihrer Customer Experience zugutekommt.

1. Gestaltung auf Basis von Personas und User Journeys



Die Gestaltung Ihres Arbeitsplatzes sollte sich daran orientieren, wie Ihre Mitarbeiter arbeiten, lernen und performen. Ihr MSP sollte daher auf Basis einer Persona-Analyse verschiedene User-Typen unterscheiden. Diese Informationen sollten dann eingesetzt werden, um Services genau an die Bedürfnisse und Journeys anzupassen und sie zu priorisieren. Wenn es darum geht, den dringendsten Änderungsbedarf zu identifizieren, auf den passende Lösungen und Prozesse eines Managed Services eingehen sollen, ist es elementar, die User-Journey genau zu verstehen. Microsoft Teams, Power Plattform und Azure bieten unterschiedliche Lösungen, um diese Pain Points zu beheben.

Während die Anliegen Ihrer Nutzer in die Roadmap Ihrer Managed Service Strategie einfliessen, wird Ihr MSP gleichzeitig darauf achten, Ihre Investitionen zum geschäftlichen Vorteil einzusetzen. Dabei werden Wünsche und Ziele Ihrer Mitarbeiter einbezogen.

2. Die richtigen Tools zur Verfügung stellen



Ihr MSP sollte Geräte vorausschauend und gebrauchsfertig austauschen sowie nach individuellem Bedarf zur Verfügung stellen. Zudem sollte Ihr Partner Anwendungen zur Verfügung stellen, die einerseits auf dem aktuellsten Stand sind, und andererseits in der Lage sind, auch mit künftigen Anforderungen der Nutzer zu wachsen.

Mit intelligenten Geschäftsprozessen, die die Bedürfnisse Ihrer Nutzer erfassen, und mit einem Evergreen Managed Service, der künftige Anforderungen einbezieht, haben Sie einen signifikanten Wettbewerbsvorteil. Und indem Sie Ihre Mitarbeiter mit modernen Tools ausstatten, ebnen Sie den Weg für Unternehmenswachstum und -entwicklung.

3. Reibungslose Unterstützung für die Nutzer



Ein solides Monitoring der UX und Analysen sind äusserst wichtige Komponenten eines guten Managed Services für den Arbeitsplatz. So lässt sich genau bestimmen, welche Veränderungen für die Nutzer am dringendsten sind. Mit Self-Healing und Auto-Healing diagnostizieren und beheben Sie Probleme proaktiv. Self-Service-Optionen sorgen für eine zusätzliche Optimierung der UX.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist es, Service-Verbesserungen an die Bedürfnisse der User anzupassen. So lassen sich Ablenkungen, kognitive Überlastungen und holprige Workflows vermeiden. Auf diese Weise generiert Ihr MSP einen Nutzen, der über eine reine Optimierung der IT-Kosten hinausgeht und sich z.B. auch positiv auf die Produktivität auswirkt.

4. Unterstützung bei Einführung und Anpassung



Die Erlebnisse, die Ihre Nutzer mit neuen Workplace Services machen, ist für deren Bereitschaft zur Übernahme genauso fundamental wie für die Fähigkeit, die neuen Features wirksam und funktionsgemäss einzusetzen. Ihr Servicepartner sollte also auch die Übernahme und Nutzung der Lösungen im Blick haben.

Microsoft Workplace Analytics führt individuelle Daten zusammen, um Informationen über die Interaktionen der Nutzer mit Workplace-Plattformen bereitzustellen. Diese Daten können mithilfe der Power BI visualisiert werden. So können lebendige Erkenntnisse über die neue Welt der Arbeit erzeugt werden – eine Welt, die von kontinuierlichen Veränderungen und stetigen Lernprozessen geprägt ist.

Ihr Servicepartner sollte einen nachhaltigen Austausch, leichten Zugang zu Trainings, Tipps und Wissenstransfer gewährleisten, damit Nutzer smarter arbeiten und mit den technischen Entwicklungen Schritt halten können. Ausserdem sollte es für Ihr Unternehmen technisch möglich sein, bei Gewohnheiten oder Verhaltensweisen Ihrer Nutzer zu intervenieren, die für den Geschäftserfolg des Unternehmens hinderlich sind. Der Nutzen kann überaus gross sein: Laut Forrester-Studie kann mit einer effektiven Verwendung von Office 365 mindestens eine Stunde pro Nutzer und Tag eingespart werden!

5. Nutzerzentrierte KPIs anwenden



Zuletzt sollten Sie sichergehen, dass Ihr Partner für Managed Services bereit und willens ist, UX-zentrierte Messungen sowie deren Performance einzubeziehen. Dies hilft, Ihre Roadmap für den Arbeitsplatz zugunsten von EX-Zwecken zu gestalten. Erstellen Sie ein Commercial Framework, wo Risiken und Nutzen geteilt werden.

Dieses könnte zum Beispiel folgende Performance-KPIs enthalten:

• Kreativität der Mitarbeiter
• Mitarbeitermoral
• Zusammenarbeit
• Produktivität
• Zufriedenheit der Anwender
• Anwendungsunterbrechungen
• Arbeitspensum für Anwenderunterstützung

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Mit dem richtigen Partner wird Ihr Managed Service für den Arbeitsplatz zum Herzstück Ihrer dynamischen und motivierenden EX. Unser neuer Guide erkundet die vier Säulen eines fortschrittlichen Managed Services-Konzepts am Arbeitsplatz und erklärt, warum Führungskräfte uns beauftragen, ihren Arbeitsplatz zu verwalten und weiterzuentwickeln. Hier können Sie den Guide noch heute downloaden und entdecken, wie wir weltweit konkurrenzfähige Lösungen für Unternehmen implementieren.

Und seien Sie gespannt auf das nächste Thema in unserer Reihe, das über UX hinaus auf einen weiteren wichtigen Bereich der Zusammenarbeit im sich ständig weiterentwickelnden Ökosystem Arbeitsplatz abzielt: die Neugestaltung von Arbeitserlebnissen, um Innovationen freizusetzen.