Dieser Artikel wurde ursprünglich auf IT Brief Australia veröffentlicht.

Was wir heute unter Workplace Experience verstehen, unterscheidet sich drastisch von dem, was noch vor zwei bis drei Jahren gängige Vorstellung war. Niemand hätte sich vorstellen können, dass die seit 2019 wirksamen Veränderungen unsere Arbeitswelt so nachhaltig und tiefgreifend beeinflussen würden.

Bevor die Arbeit von zu Hause aus ein Teil unseres Alltags wurde, war das Büro der Ort, an dem die meisten beruflichen Aktivitäten ausgeübt wurden. Am Ende eines Arbeitstages konnten die Mitarbeitenden nach Hause zurückkehren und „abschalten“ und so eine klare Grenze zwischen ihrem Berufs- und Privatleben ziehen. Die Zeiten haben sich geändert. Heute läuft das Onboarding neuer Talente in zahlreichen Unternehmen und Organisationen remote ab. Weiterbildungsangebote und Teambuilding-Aktivitäten finden virtuell statt. Ereignisse, die für die Belegschaft von Bedeutung sind, werden über digitale Kommunikationskanäle gemeinsam gefeiert. Und die Zusammenarbeit wird grenzenlos.

Aber nicht alle Organisationen bestehen ausschließlich aus Büromitarbeitenden. Häufig sind es sog. Firstline Worker, also Mitarbeitende mit direktem Kundenkontakt, von denen der Erfolg eines Unternehmens abhängt: Bedienungen, Kassiererinnen, Krankenpfleger oder alle Personen, die im Einzelhandel tätig sind. Als unsere Arbeitswelt über Nacht auf Remote Work umstellte, wurde offensichtlich, dass diese Menschen nicht dafür ausgestattet waren, um mit dem Rest ihrer Organisation in Verbindung zu bleiben. Die gute Nachricht ist: Diese digitale Kluft zwischen Büroangestellten und Außendienstmitarbeitenden wird dank intelligenterer Technologien und der Verfügbarkeit von Tools wie Microsoft Teams kleiner.

Mit Microsoft Viva können Unternehmen jetzt den nächsten Schritt machen und allen Mitarbeitenden eine nahtlose und konsistente Employee Experience bieten, ganz gleich, ob sie im Service, im Vertrieb oder im Büro tätig sind, ob sie vor Ort, aus dem Homeoffice oder hybrid arbeiten, ob sie Vollzeit, Teilzeit oder über Jobsharing beschäftigt sind. Wer Microsoft Teams als Tool für die interne Vernetzung nutzt, bekommt mit Microsoft Viva jetzt eine Employee Experience Platform, auf der Kommunikation, Fachwissen, Weiterbildung, Ressourcen und Erkenntnisse zusammengeführt werden. Ein mächtiges Tool, um die Unternehmenskultur zu stärken und die Zusammenarbeit zu verbessern.

Viva wird hauptsächlich über Microsoft Teams verwendet und besteht aus vier zentralen Modulen, mit denen Sie Ihre Kommunikation organisieren, den internen Wissensaustausch ermöglichen und die Produktivität sowie das Wohlbefinden im Unternehmen fördern können.

• Kommunikation: Aktuell nutzen Unternehmen Microsoft Teams, um ihre Angestellten miteinander zu verbinden. Über allgemein relevante Geschehnisse im gesamten Unternehmen und Dinge, die speziell für sie wichtig sind, werden Mitarbeitende über einen personalisierten Newsfeed und ein personalisiertes Dashboard informiert. Dadurch wird ein starkes Zugehörigkeitsgefühl gefördert, ein höheres Maß an Engagement aufgebaut und den Mitarbeitenden ein virtueller Raum gegeben, um all die zwischenmenschlichen Verbindungen aufrecht zu halten, die wir in der Welt der hybriden bzw. remote Arbeit vermissen.
• Wohlbefinden: Es ist eine echte Herausforderung, im Homeoffice die richtige Work-Life-Balance zu finden. Für die Zukunft unserer Arbeit ist dieser Aspekt allerdings entscheidend, nicht zuletzt, weil immer mehr Menschen auf ihre psychische Gesundheit und ihr Wohlbefinden achten. Über Microsoft Teams bietet Viva die Nutzung einer neuen Funktion: Virtuelles Pendeln (Virtual Commute). Dieses Feature hilft Nutzer:innen, ihren Arbeitstag zu strukturieren und ermutigt sie dazu, auch mal eine Auszeit zu nehmen und z.B. Zeit mit ihrer Familie zu verbringen, um am nächsten Tag ausgeruht die Arbeit wiederaufzunehmen. Dieselbe Anwendung kann auch auf Verhaltensweisen aufmerksam machen, die auf ein potenzielles Burnout-Risiko hinweisen. Damit erleichtert es Vorgesetzten zu erkennen, wo im Team möglicherweise Probleme existieren und rechtzeitig mit den Betroffenen Kontakt aufzunehmen. Bei Avanade gehen wir sogar noch einen Schritt weiter. Wir haben ein Tool entwickelt, das auf Basis der Daten unserer Mitarbeitenden diese „anstupst“ (Nudging) und zu Handlungen motiviert, die ein Überarbeiten vermeiden.
• Lernen: In einer Zeit, in der Menschen mit überwältigenden Informationsmengen überflutet werden, erleichtert Microsoft Teams Ihren Firstline Workern den Zugang zu relevanten Inhalten. So fördern Sie gleichzeitig eine positive Einstellung zum lebenslangen Lernen und eine wachstumsorientierte Denkweise. Indem Sie diese Inhalte zu einem natürlichen Teil der täglichen Arbeit machen, ermöglichen Sie Mitarbeitenden einen unkomplizierten Zugriff auf Ressourcen. Dazu kann eines der unzähligen Lernmanagementsysteme genutzt werden, die in den meisten großen Unternehmen zur Verfügung stehen. Die Inhalte können zusätzlich auf bestimmte Teams oder Projekte zugeschnitten werden und Mitarbeitenden so noch effizienter helfen.
• Wissen: Viva verfügt über eine integrierte Wissensfunktion, die eine papierbasierte Verwaltung Ihrer Dokumente überflüssig macht. Dadurch entfällt auch eines der lästigsten Probleme, mit dem sich große Unternehmen regelmäßig herumschlagen müssen: das Wiederfinden von Dokumenten. Die KI-Funktion von Microsoft Teams unterstützt Mitarbeitende dabei, die richtigen Daten zu finden und sie in ein Format zu bringen, das für User:innen am Ende nützlich ist. So lassen sich gleichzeitig interne Workflows und Employee Experience verbessern. Wenn zum Beispiel eine neue Kollegin Zugriff auf Onboarding-Informationen hat, die speziell auf ihr Jobprofil zugeschnitten sind, dann wird auch ihr Lernprozess einfacher und ansprechender verlaufen.

Zusammengenommen machen diese Features Microsoft Teams zu einer äußerst soliden Grundlage für die Digitalstrategie vieler Unternehmen. Gleichzeitig eröffnet diese Plattform eine Vielzahl von Aktivitäten, die von einfacher Kommunikation über Employee Engagement bis zu Weiterbildung und Weiterentwicklung reichen. Aber damit sind die Möglichkeiten noch längst nicht ausgeschöpft. Für die nahe Zukunft erwarten wir, dass Microsoft Teams noch stärker in die Arbeitsprozesse vieler Unternehmen eingebunden und die Nutzung bei der Gruppe der Firstline Workers noch weiter ausgebaut wird.

Erfahren Sie hier, wie Avanade Unternehmen dabei unterstützt, ihre Arbeitsplatzkonzepte zu modernisieren und zusammen mit ihren Mitarbeitenden zu wachsen.

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