Seit seiner Einführung im Jahr 2016 ist Microsoft Dynamics 365 ein Erfolgsmodell. Mittlerweile nutzen zahlreiche Unternehmen in allen Branchen die integrierte ERP- und CRM-Plattform. Und die Nachfrage ist ungebrochen. Dabei spielt derzeit auch die Verunsicherung innerhalb der SAP-Community eine Rolle: Zwar hat SAP seinen Kunden gerade eine Galgenfrist für den obligatorischen Umstieg auf S/4HANA eingeräumt. Viele Unternehmen stellen ihre Strategie jedoch angesichts des großen Transformationsaufwands, den S/4HANA mit sich bringt, auf den Prüfstand. Wenn man ohnehin alles neu machen muss, lohnt es sich auch, über einen ganz neuen Anbieter nachzudenken. Ganz gleich jedoch, wo ein Unternehmen herkommt – ob es erstmals ein ERP- bzw. CRM-System einsetzen will, ob es ein Carve-Out-Szenario gibt, ob es bisher Lösungen von Microsoft, SAP oder einem anderen Hersteller eingesetzt hat: Dynamics 365 ist als Cloud-native Lösung, die sich nahtlos in die gängige Unternehmens-IT einfügt, eine gute Wahl für eine zukunftssichere IT.

Viel Erfahrung in einem Framework
In jeder Dynamics-365-Einführung gibt es so eine kurze, aber absolut maßgebliche Phase: Nach der Entscheidung und noch vor der Umsetzung geht es darum, überhaupt erst einmal zu ermitteln, welche Voraussetzungen das Unternehmen für die Einführung mitbringt: Wie steht es um Ziele, Prozesse und zu integrierende IT-Systeme? Wie sieht der Business Case aus und wie ein sinnvoller Migrationsplan?

Da ist kein Unternehmen wie das andere. Allerdings sind die Fragen, die man sich stellen muss, immer wieder die gleichen. Und aus den Erkenntnissen früherer Projekte lässt sich viel darüber ableiten, was erfolgversprechend ist und was nicht. Deshalb haben wir von Avanade unsere intensive Projekterfahrung rund um D365 in einem modularen Framework zusammengefasst, das dazu dient, innerhalb von circa sechs Wochen die „D365 Readiness“ eines Unternehmens zu ermitteln. Was ist also zu tun, um die Organisation fit für Dynamics zu machen? Welche Ziele verbindet das Unternehmen mit der Einführung, und welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit sich diese auch erreichen lassen?

Strategische Werttreiber identifizieren
In fünf Schritten durchleuchtet das D365 Readiness Assessment bis zu elf Fokusbereiche , die individuell ausgewählt und gewichtet werden können. Dabei sollten neben der Unternehmens-IT auch der Chief Transformation Officer und die Hauptverantwortlichen aus den Fachbereichen mit an Bord sein.

Ein zentraler Aspekt des Assessments ist es, die strategischen Werttreiber und Ziele zu identifizieren und sie in konkrete KPIs zu übersetzen. Beispiel: Wenn sich ein Unternehmen von Dynamics verspricht, mehr Kunden zu akquirieren, so ließe sich als KPI die Anzahl der generierten Leads und als Ziel eine bestimmte Steigerung definieren.

Darüber hinaus werfen unsere Experten einen Blick auf die bestehenden Fachprozesse. Wie arbeiten die einzelnen Bereiche bisher? Und wie greifen sie ineinander, welche Schnittstellen sind also erforderlich? Welche Abläufe haben einen wichtigen differenzierenden Charakter für das Unternehmen, so dass sich ein gewisses Maß an Individualisierung lohnt? Bei welchen ist es aus Effizienzgründen geboten und möglich, sich ganz auf Standards zu stützen?

In Zusammenarbeit mit allen Stakeholdern entsteht auf diese Weise eine Business Process Map, aus der sich bereits in einem sehr frühen Stadium des Assessments ein erstes Architektur-Design ableiten lässt, das man mit allen diskutieren kann.

Wie passt die Cloud zur bestehenden IT?
Ein weiterer wichtiger Aspekt sind die technischen Voraussetzungen. Für viele Unternehmen markiert Dynamics 365 den ersten Schritt in Richtung Cloud. Insofern ist zu klären, wie der neue Cloud Service und die bestehende On-Premise-Welt miteinander harmonieren, beziehungsweise was zu tun ist, um beide optimal zu integrieren. Eng damit verknüpft sind zudem Fragen rund um Service und Support sowie Governance. So ist etwa zu klären, ob der Support für D365 über das bestehende IT-Service-Management-Tool abgedeckt werden kann, und wie die Support-Prozesse und Service Level Agreements anzupassen sind.

Darüber hinaus richtet das Assessment auch den Blick auf ein unliebsames Pflichtthema, das gern links liegen gelassen wird: Datensicherheit und Datenschutz. So ist es zum Beispiel wichtig, die Active-Directory-Struktur und den Umgang mit Verschlüsselungstechnologien zu beleuchten. Wie passen die bestehenden Security-Standards und die Anforderungen der neuen Cloud-Lösung zusammen? Hinzu kommen Fragen rund um Rollout und Migration, etwa mit Blick auf Ablaufpläne oder geeignete Standorte für Pilotmigrationen – und nicht zuletzt auch das Thema Change: Denn unterm Strich lassen sich die definierten Ziele nur erreichen, wenn die Anwender die neue Lösung richtig und gerne nutzen. Voraussetzung dafür sind eine sorgfältig geplante Change-Kommunikation und passende Trainingsangebote.

Aus der Gegenwart in die Zukunft
Nach einem initialen Kick-off erarbeitet und analysiert das Projektteam zunächst einmal den Current Mode of Operations (CMO): Auf einem großen A0-Poster wird die Ausgangssituation in ihrer gesamten Komplexität übersichtlich dargestellt. Von dieser Basis aus, an der so lange gearbeitet wird, bis alle Stakeholder ihr zustimmen, erfolgt dann in einem eigenen Workshop die Entwicklung des Future Mode of Operations (FMO), also das Zukunftsbild, das mit D365 erfüllt werden soll. Das funktioniert in der Regel nicht mit einem Fingerschnipsen, sondern erfordert durchaus intensive Diskussionen unter den Beteiligten, deren vordergründige Interessen zweifellos unterschiedlich sein können. Und das ist ein Grund, warum das Assessment so wichtig ist: Einigkeit erzielen, damit alle an einem Strang ziehen. Ist der FMO schließlich verabschiedet, so überführen die Avanade Berater dessen Inhalte in einen konkreten Maßnahmenkatalog, der schließlich als Roadmap für die Migration und das Change Management dient.

ERP für messbaren Mehrwert
All das dauert nur wenige Wochen – und ist ein lohnender erster Schritt, um die Weichen für einen erfolgreichen Einsatz von D365 zu stellen. Erstens, um böse Überraschungen im eigentlichen Migrationsprojekt zu vermeiden. Und zweitens, um die Einführung von D365 auch für die Prozessoptimierung zu nutzen. Denn warum sollte man Abläufe, die eigentlich längst überholt sind, mit hinüber in die neue Welt nehmen? Auch dafür leistet das D365 Readiness Assessment einen wertvollen Beitrag – für eine schlanke, transparente und zukunftsfähige ERP-Landschaft, die dem Unternehmen konkreten, messbaren Mehrwert liefert.