„Hallo Papa ich schaffe es nicht, mit den beiden Kleinen Plätzchen zu backen. Kannst Du kommen und die Weihnachtsbäckerei übernehmen?“ Der Vater von CFO Anja kennt das alljährliche Prozedere bereits, seit seine Tochter vor drei Jahren zur Finanzchefin aufgestiegen ist, und fragt mitfühlend: „Klar, Liebes, mache ich. Ist wieder Jahresabschluss?“ Ja, ist es. „Und kannst du die Zwillinge dann gleich aus der Kita abholen und loslegen?“ Der Vater der CFO kann. „Von wegen ‚most wonderful time of the year‘“, denkt sich CFO Anja und legt den Hörer auf. „Wohl eher most stressful time of the year.“ Statt vorweihnachtlicher Heiterkeit, Punsch, Zimtsterne, Vanillekipferl und Spritzgebäck heißt es Urlaubssperre, „Krankheitsverbot“ und zahllose Überstunden – und Stress hoch drei. Also der ganz normale Wahnsinn rund um den Jahresabschluss. Der Vitaminkorb für die Finanzabteilung mit Zitrusfrüchten, Kiwis und Äpfeln steht schon seit Oktober auf dem Konferenztisch. „Eine Bilanzierung zum 31.12. gehört einfach verboten“, wünscht sich Anja. Der Termin mit den Wirtschaftsprüfern steht ebenfalls bereits fest – für die Finanzabteilung eine ganz besonders intensive Prüfungssituation. Und jetzt ist der Zeitplan sogar noch enger, da sich die Budgetierung viel länger hingezogen hat, als sie sollte. Denn die Marktdynamik ist derzeit sehr hoch und das ERP-System in diesem Zusammenhang ein reiner Hemmschuh.

Längere Budgetierung, kürzere Zeit für den Jahresabschluss
„Aber es hat sich gelohnt“, denkt Anja. Denn ein Grund, wieso die Budgetierung länger gedauert hat, ist sie selbst. Sie hatte dem CEO erklärt, dass derzeit viel zu viel Zeit unproduktiv verschwendet wird und zahlreiche Prozesse deutlich länger dauern, als sie müssten. Und das alles nur wegen längst überholter Technologie – dem uralten ERP-System. Automatisierung? Fehlanzeige. Stupides Eintragen der Rechnungen durch hoch qualifizierte und hoch bezahlte Kräfte, lacht Anja bitter. Im darauffolgenden Managementmeeting hatte der CEO dann aber tatsächlich ein Whitepaper aus der Tasche gezogen, das die Vorteile und die Notwendigkeit eines modernen ERP-Systems in Zeiten der digitalen Transformation aufzeigt. Und die anderen Chief Officers waren der gleichen Meinung: Es ist Zeit für ein neues ERP-System. Das musste dann in die Budgetierung eingearbeitet werden – und deshalb die ganze Verzögerung. „Nächstes Jahr wird alles besser“, jubelt CFO Anja innerlich. Mit einem neuen ERP-System.

Aber es ist noch nicht nächstes Jahr. Jetzt heißt es erst einmal, den Jahresabschluss 2019 zu stemmen. Innerhalb kürzester Zeit müssen aktuelle Zahlen aus unterschiedlichen rechtlichen Einheiten, unterschiedlichen Unternehmensbereichen etc. zusammengeführt, konsolidiert, ausgewertet und in Reports überführt werden. Eine zentrale Aufgabe ist dabei das Bilanzieren der Verträge. Etwa der Verträge von Sales mit Kunden oder Einkaufsverträge mit Lieferanten. Hier zeigt sich, welche Verpflichtungen das Unternehmen hat. Für den Prozess ist insbesondere die Zuarbeit der entsprechenden Fachbereiche wichtig. Die sich aber allzu oft schon im Feiertagsmodus befinden – oder gleich ganz im Weihnachtsurlaub. Sind die Verträge nicht ordnungsgemäß erfasst, bricht in der Finanzabteilung – verständlicherweise – schnell Hektik aus. „Wenn mir dann noch jemand mit ‚entspann dich‘ kommt, gibt es Krawall“, erinnert sich CFO Anja an das letzte Gespräch mit dem Einkaufsleiter.

Ein ERP-gestützter Jahresabschluss
Systeme wie Dynamics 365 schaffen Abhilfe. Durch Prozessoptimierungen und bessere Workflows sowie Module wie automatische Rechnungserfassung liegen Informationen und Zahlen immer in höchster Qualität an dem Ort vor, an dem sie sein sollen – und sind rund um die Uhr verfügbar. Darüber hinaus bieten solche Systeme zahlreiche Funktionalitäten, um den Jahresabschluss frühzeitig vorzubereiten und anzuarbeiten. Und mit Task-Recording-Funktionen lässt sich der Wissensaufbau starten und eine klare Dokumentation der Prozesse anlegen. „Wenn wir im Sommer eine zusätzliche Bilanzbuchhalterin bekommen, kann sie sich dort gleich unsere Vorgehensweise anschauen. Dann muss unser Chefbuchhalter sie nicht separat schulen“, freut sich Anja schon auf das neue System. „Und die Wirtschaftsprüfer können sich die Prozesse ebenfalls direkt im ERP anschauen.“

Der Wunschzettel für das neue ERP
„Unbedingt will ich ein Jahresabschluss-Cockpit, einen Reporting-Kalender und einen systemgestützten Inter-Company-Prozess – für Aufwendungen und Erträge in unseren Konzerngesellschaften“, schreibt CFO Anja auf ihren geistigen Wunschzettel und freut sich bereits auf die Auswahl des neuen ERP-Systems im kommenden Jahr. Die Lösung sollte zudem dokumentieren, was wann vom wem erledigt worden ist, und die Anwender sicher durch alle notwendigen Prozessschritte hindurchführen. Und natürlich so viele Arbeitsschritte wie möglich automatisieren. „Im nächsten Jahr backe ich endlich die Plätzchen mit meinen Kindern.“

Das Whitepaper, das den CEO in CFO Anjas Unternehmen überzeugt hat, gibt es hier zum Download. Und wenn Sie weitere gute Argumente für ein neues ERP-System brauchen, dann kommen Sie auf uns zu. Wir unterstützen Sie unter anderem mit einem technischen Assessment, das Ihr aktuelles ERP auf Upgrade-Fähigkeit prüft und Ihnen einen kompletten Zeit- und Kostenrahmen für eine Migration vorgibt.

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