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Reporting-Manufaktur Finance: Zeit mit der alten Liebe Excel zu brechen?

  • Veröffentlicht am 25, September 2019
  • Geschätzte Lesezeit: 3 Minuten
Reporting-Manufaktur

„Die reinste Fließbandarbeit“, denkt sich CFO Anja, als sie nach dem wöchentlichen Statusmeeting der Finanzabteilung wieder am Schreibtisch sitzt. „Willkommen in der Reporting-Manufaktur Finance.“ Die Fachbereiche fordern permanent neue Auswertungen, gerne mit höchstem Detailierungsgrad und selbstverständlich in schönsten Grafiken aufbereitet. Lieferung? Am besten schon vorgestern. Und oft genug werden die Zahlen und Grafiken noch nicht einmal verwendet. Auf die Visualisierung zu verzichten, würde Finance zwar sehr viel Zeit sparen. Andererseits hilft insbesondere die bildliche Aufbereitung bei der Vermittlung komplexer Sachverhalte.

Die CFO holt sich am Talking-Point der Etage einen Kaffee am neuen Vollautomaten. Da kommt ihr ein Gedanke: „Ein Self-Service-Reporting wäre toll – vielleicht sogar gleich im ERP-System integriert: Dann stellen wir einfach den Rahmen zur Verfügung, und die Fachbereiche können sich ihre Zahlen bei Bedarf einfach selbst abrufen.“ Denn die Zeit, die für das Erstellen und Verteilen der Reports gebraucht wird, fehlt bisher an anderer Stelle. So sollten viel mehr Ressourcen in die Analyse und in den Austausch bei Unklarheiten mit den Fachbereichen fließen. „Wir müssen grundsätzlich von der Rolle des Zahlenlieferanten wegkommen und mehr zum Business Challenger werden – und proaktiver auf die Fachbereiche zugehen“, ist Anja überzeugt und macht sich gleich eine geistige Notiz für das nächste Abteilungsmeeting.

Die Mitarbeiter wird es sicher freuen, wenn sie ihren Excel-Konsum damit wenigstens ein bisschen herunterschrauben können. Ein ambivalentes Verhältnis: Sie lieben Excel, obwohl es sie viel Lebenszeit kostet, aber alle sind es gewohnt und sind damit sehr flexibel. Bei einem Excel-Verwendungsindex wären wir, die Finanzler, sicher führend – auch wenn die Umbauarbeiten eines Sheets schon mal Stunden oder Tage dauern. Kompliziert wird es allerdings immer dann, wenn Mitarbeiter, die bestimmte Tabellenkalkulationen gebaut haben, nicht erreichbar sind. Anja denkt unwillkürlich an Thomas, der das Monatsabschluss-Sheet entwickelt hat und sich gerade in Elternzeit befindet.

Nicht nur die Arbeit mit Excel ist mühsam, sondern auch die Datenbereinigung und das Zusammensuchen der richtigen Datenquellen. Für die Ist-Daten zapft Finance meist das operative ERP-System an. Bei den Plandaten wird es schon spannender, da die Planung meist – natürlich – in Excel stattfindet. Die Herausforderung für die Finanzexperten ist, einerseits die richtige Version zu erwischen und andererseits das „Fitting“ zu den Ist-Werten hinzubekommen. „Mein Traum ist ein Single Point of Truth. Dann kursieren nicht mehr unterschiedliche Umsatzzahlen oder Lagerwerte, sondern es gibt den einen ultimativen Wert. Aber da haben wir noch einen weiten Weg vor uns ...“, befürchtet CFO Anja.

Dynamisches Business braucht dynamisches Reporting
In einer Welt, in der Maschinen und Systeme laufend Daten produzieren, die sich fast in Echtzeit verarbeiten und analysieren lassen, reichen statische Reports mit den Daten der letzten Woche nicht mehr aus. Es ist deshalb von allergrößter Bedeutung, dass die Finanzabteilungen mit der Beschleunigung, die zum Beispiel in Produktion, Marketing und Vertrieb vonstattengeht, Schritt halten können.

Kurz: Finance braucht die Möglichkeit zum Near-Realtime-Reporting. Und die Finanzabteilungen brauchen die Möglichkeit, neue Reports schnell zu entwickeln und bestehende einfach anpassen zu können. Denn wenn sich Rahmenbedingungen von einem auf den anderen Tag ändern, dann bleiben davon auch Reportingvorlagen nicht verschont.

Standardreports für individuelle Ansprüche
Unternehmen, die Microsoft Dynamics 365 nutzen, profitieren an dieser Stelle von einer Lösung, die Microsoft standardmäßig mitliefert: Der Financial Report Designer ist ein Modul, mit dem sich dynamische Reports ziemlich einfach und intuitiv erstellen lassen, erst recht, wenn man bereits mit Excel vertraut ist. Der Vorteil gegenüber klassischen statischen Reports ist, dass sich mittels Filter aus einer einzigen Standardvorlage heraus viele unterschiedliche Berichte erzeugen lassen – indem etwa Abteilungen, Kostenstellen oder Berechtigungen variiert werden.

Der Aufbau neuer Reports erfolgt – in Anlehnung an Excel – zeilen- oder spaltenbasiert, ist aber auch über sogenannte „Reporting Trees“ möglich, mit denen sich die Hierarchien innerhalb einer Organisation recht einfach in eine Reportingstruktur übersetzen lassen. Je vielschichtiger die abgebildeten Hierarchien, desto differenzierter können sich Reports am Ende darstellen. So ist es am Ende möglich, Reports beispielsweise nur für bestimmte juristische Einheiten anzuzeigen, nur für einzelne Abteilungen oder Kostenstellen. Und jeder Mitarbeiter sieht nur die Zahlen, die ihn betreffen bzw. für die er freigeschaltet ist: ein Kostenstellenleiter also nur seine Kostenstelle; ein Verkäufer nur seine Umsatzzahlen und nicht die seiner Kollegen.

Innerhalb des jeweils freigegebenen Datenraumes können die Nutzer der Reports sich hingegen ausgesprochen frei bewegen und Daten aus unterschiedlichen Perspektiven betrachten, indem sie Filter setzen oder auch Datenbereiche miteinander verbinden. Die Ergebnisse verschiedener Ländergesellschaften miteinander vergleichen? Kein Problem, weil sich mit dem Financial Report Designer nämlich auch Währungen einfach per Mausklick umrechnen bzw. vereinheitlichen lassen. Darüber hinaus profitieren die Anwender von der Möglichkeit, von der Vogelperspektive per Drilldown bis hin zum einzelnen Ursprungsbeleg vorzudringen, um beispielsweise die Richtigkeit einer Buchung zu überprüfen. Aus dem ursprünglich statischen Report, der allenfalls Ergebnisse, aber kaum Ursachen aufgezeigt hat, ist also ein dynamisches Instrument geworden, das aktiv hilft, die Finanzen – und damit das gesamte Unternehmen – zu überwachen, zu durchleuchten und zu steuern.

Dabei sind die Reports permanent mit Dynamics 365 verbunden. Sie werden aus einem lebendigen Datenbestand gespeist, sind immer aktuell – und immer einheitlich. Sie erinnern sich an Meetings, in denen gefühlt jeder Teilnehmer andere Zahlen dabeihatte und es schwer war, auf einer Ebene miteinander zu diskutieren? Dieser Eiertanz ist mit einer modernen, dynamischen Reportinglösung endgültig vorbei. Per Knopfdruck bekommt jeder die gleichen Zahlen auf seinen Laptop oder sein Tablet – und die Meetingzeit kann dafür verwendet werden, Lösungen zu finden.

Digitalisierung: Finance auf Augenhöhe
Reporting – das ist die Strukturierung, die Analyse der Daten, die im Unternehmen anfallen, und die Verteilung der Ergebnisse. Die Menge dieser Daten ist in den vergangenen Jahren förmlich explodiert, während Finance oft noch mit Instrumenten und Methoden aus der Zeit vor der Digitalisierung arbeitet. Damit der CFO und seine Mannschaft auf Augenhöhe mit dem Rest des Unternehmens agieren können, brauchen sie neue Lösungen und Ansätze fürs Reporting und für die Finanzsteuerung im Allgemeinen. Mehr dazu und wie CFOs die Digitalisierung nutzen können, um ihre Abteilung in den „Driver Seat“ zu befördern, gibt es im Avanade-Whitepaper.

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