Die Ergebnisse
- Zentrale Aufgabenverwaltung
- Zusammenarbeit wird noch effizienter
- Ablage von Daten und Dokumenten bekommt übersichtliche Struktur
- Berechtigungen werden automatisiert vergeben
- Dokumente lassen sich schneller und einfacher finden
Die Ausgangslage
Das österreichische Unternehmen ULTIMATE Europe Transportation Equipment GmbH liefert Komplettlösungen für Übergänge, Türsysteme und Innenausstattungen der Bus- und Bahnindustrie. ULTIMATE war auf der Suche nach einem Partner, der die hohen Qualitätsstandards in der internen Verwaltung weiter optimieren kann. Ziel des Unternehmens war es, seinen Mitarbeiter ein ansprechenderes und cleveres Intranet an die Hand zu geben, mit dem sie Projekte noch einfacher steuern und verwirklichen können. ULTIMATE wandte sich an KCS.net Solutions, das heute zu Avanade gehört. Unsere Aufgabe bestand darin, dass die Mitarbeiter nach der erfolgreichen Umstrukturierung des Intranets auf eine klar gegliederte Plattform zugreifen können, die den firmenweiten Austausch von Informationen und Dokumenten noch einfacher und schneller macht.
Die Lösung
Im Rahmen der Zusammenarbeit mit ULTIMATE wurde zunächst die interne Informationsplattform genau analysiert und anschließend gemäß den Wünschen des Unternehmens optimiert. Zentral war dabei der Wunsch nach Erweiterungen und einer übersichtlichen Darstellung von Informationen im Intranet. Um dieser Vorstellung entsprechend Rechnung zu tragen, wurden bei der Umsetzung die Einführung eines zentralen Projektaktes und die strukturierte Ablage der Dokumente in den zugehörigen Bereichen ermöglicht. Für die Realisation bauten wir neben Nintex Workflow und Colligo auf von uns maßgeschneiderte Erweiterungen, ein Protokoll- und Textbausteinmodul, den Content Collector und LinkShift. Die Stärke des Protokollmoduls besteht darin, dass während des Schreibens eines Protokolls in Microsoft Word automatisch Aktivitäten und Aufgaben in eine SharePoint-Aufgabenliste übertragen werden. Das Textbausteinmodul sorgt für die zentrale Verwaltung oft verwendeter Formulierungen und vereinfacht damit zusätzlich das Erstellen und Ändern von Dokumenten. Mit der SharePoint Anwendung Content Collector können Anwender eine zentrale Ansicht aller Listeneinträge und Dateien erzeugen, die Unterlagen und Dokumente unabhängig von deren physischem Speicherort abbildet. Die für die speziellen Anforderungen von ULTIMATE entwickelte Erweiterung LinkShift ermöglicht dem Unternehmen schließlich die Verlinkung von Dokumenten an verschiedenen Stellen im SharePoint – samt automatischer Aktualisierung der Links.
Diese cleveren Erweiterungen des Intranets ermöglichen die zentrale Verwaltung von Kundenprojekten und vereinfachen das schnelle Auffinden von Dokumenten noch weiter. Mit der zusätzlichen Einführung eines zentralen Projektaktes und von Ablagen für Projekte, Kunden Teams, Zeichnungen und Wissensdokumente wurde eine einheitliche Linie geschaffen. Zusätzliche Bereiche im Intranet und die dazugehörigen Berechtigungen werden bei ULTIMATE künftig automatisiert angelegt. Diese neue und zentrale Aufgabenverwaltung hat firmenweit für eine noch strukturiertere Zusammenarbeit aller Mitarbeiter gesorgt.
"Mit der neuen Lösung sind wir entsprechend unserer Firmenphilosophie immer einen Zug voraus."