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Objetivo empresarial

Debido a la ingente cantidad de datos que gestiona diariamente CAL, la organización buscaba una solución que facilitara datos más limpios, una mayor precisión y control del cálculo de las transacciones, un menor coste operativo, mayor capacidad, posibilidad de ampliación mejorada y eficacia.

CAL deseaba aumentar la capacidad de la organización, así como ofrecer opciones de autoservicio a los miembros y a los titulares de licencias para mejorar el servicio al cliente. Otro requisito clave era el uso de un sistema más flexible que permitiera ofrecer respuestas rápidas a las nuevas oportunidades y eliminar muchas de las tareas repetitivas y manuales que a menudo dan lugar a errores humanos. 

Puesto que se trataba de una organización tan grande y con tantas vertientes, CAL requería un sistema que le permitiera optimizar de verdad sus operaciones para garantizar que aprovechaba al máximo el tiempo y el esfuerzo. El Director general de CAL, Jim Alexander argumentaba: "Debemos evolucionar en consonancia con la industria de los derechos de autor. Esto implicaba adoptar procesos y flujos de trabajo más automatizados, que por supuesto debían basarse en un sistema mejorado. Teniendo en cuenta todos estos factores, decidimos revisar nuestra solución heredada existente, que llevaba 20 años en funcionamiento, y empezamos a plantearnos otras soluciones posibles".

La solución

CAL se embarcó en una iniciativa interna denominada "Programa de mejora de sistemas de negocio" para realizar mejoras en la eficiencia y eficacia de sus procesos administrativos y sistemas tecnológicos. Como parte de dicha iniciativa, CAL seleccionó a Avanade para implementar una solución de CRM compuesta por Microsoft Dynamics CRM 4.0 y Microsoft SharePoint 2010 para realizar la gestión de miembros, asignaciones de licencias y pagos, cálculos y recopilaciones, y datos de uso así como trabajos y derechos. La solución proporciona un planteamiento integrado a CRM que mejora las interacciones del cliente en toda la organización.

CAL necesitaba una solución económica que fuera flexible para permitirles centrarse en las tareas fundamentales para el negocio. Seleccionaron a Avanade porque la empresa comprendió los desafíos empresariales y los objetivos de CAL, y presentó la mejor solución para simplificar los procesos a la vez que permitía a la organización usar las últimas herramientas de CRM para dar respuesta a las necesidades actuales y futuras de los miembros y los titulares de licencias.

Resultados

Los ejecutivos de CAL se han mostrado muy impresionados con la asistencia y los resultados alcanzados gracias a la instalación de Avanade, que se completó a tiempo y dentro del presupuesto. Desde el principio de la relación con Avanade, los procesos empresariales que antes tardaban semanas en completarse, pasaron a ser cuestión de horas. Como consecuencia, CAL tiene más tiempo y recursos para centrarse en crecer y en desarrollar su negocio.

La organización ha mejorado su eficacia en el negocio mediante la integración de flujos de trabajo automatizados en departamentos, sistemas y controles de aprobación. Desde que se implementó la solución de CRM, el personal comparte una única visión de los miembros, los titulares de licencias, los trabajos, el uso, las asignaciones y los pagos, lo cual ha limitado la repeticiones innecesarias y las tareas manuales al mismo tiempo que se han reducido los errores humanos y se ha mejorado el rendimiento.

Gracias a la incorporación de la tecnología SharePoint en la solución implementada, CAL ahora está mejor equipado para compartir información con los demás y para gestionar documentos de principio a fin. Ello permite optimizar los procesos empresariales y la publicación de informes para ayudar a tomar mejores decisiones empresariales, así como para reducir el tiempo que se invierte en los proyectos con el fin de mejorar la eficacia en general. "Otra de las muchas ventajas de la solución es que Avanade impulsa la productividad y la colaboración con aplicaciones que nuestro personal ya conoce y utiliza", añade Alexander. "Para nosotros, esto ha significado un ahorro importante en la formación de personal y nos ha permitido empezar a trabajar antes de lo que esperábamos".

"En el caso de una organización como CAL, con grandes volúmenes de datos para procesar diariamente, era de vital importancia que pudieran gestionar la enorme cantidad de datos que generan las interacciones con los clientes. Sin embargo, lo más importante era que CAL siguiera siendo eficaz en sus operaciones diarias", subraya Jeyan Jeevaratnam, Director local de Avanade Australia. 

"Gracias a nuestra experiencia en el campo de CRM, pudimos ofrecerles la mejor solución posible para gestionar eficazmente los miembros, las licencias, los derechos de uso y los pagos de su organización". 

Alexander concluye: "Como resultado de nuestra colaboración con Avanade, hemos mejorado la prestación del servicio y alcanzado simultáneamente mejores resultados para nuestros miembros y titulares de licencias. Consideramos a Avanade un socio a largo plazo y esperamos conseguir juntos mejores resultados si cabe en los próximos años".

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