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Office 365: de la Edad de Piedra al siglo XXI en un paso gigantesco

Situación de la empresa

En 2012, la empresa de gestión de activos puso en marcha You!; una iniciativa interna dirigida a su programa New Ways of Working. Con "Bricks, Bytes & Behavior" como conceptos centrales, You! supone un cambio en las áreas de acomodación, tecnología y comportamiento: cómo trabajar juntos, cómo compartir conocimientos y cómo usar las herramientas de comunicación de manera más eficaz y eficiente.

En lo concerniente al aspecto tecnológico, Robeco se enfrentaba a un difícil reto debido a lo relativamente anticuado de su sistema de TI. "El objetivo de New Ways of Working era capacitar a nuestra gente para que pudieran trabajar de manera más eficiente y alcanzar niveles óptimos de colaboración, algo prácticamente imposible con la infraestructura de TI con la que contábamos y que incluía Office XP, Lotus Notes y Windows XP. Nuestros usuarios no estaban muy contentos con ese entorno", comenta Ton Ligtvoet, director de desarrollo de TI y miembro del equipo responsable de contratar el programa "Workspace 2014" para entornos laborales.

"Con Office 365, el lugar y el momento no suponen una limitación"

Ton Ligtvoet Director de desarrollo de TI y comisionado de Robeco Workspace

Solución

Robeco cuenta con más de 1600 empleados, 1200 de los cuales ya trabajan con Office 365, no solo en Holanda, sino también en diferentes oficinas de Asia, Oriente Medio y Europa. Esto sitúa a Robeco a la cabeza de las principales instituciones financieras en dar el paso a Office 365 a esta escala. "Fuimos de los primeros del sector de los servicios financieros en empezar a trabajar con esta solución de Microsoft, por lo que durante las primeras fases nos topamos con algunos obstáculos imprevistos. Microsoft y Avanade ya se han encargado de solucionarlos, aunque echando la vista atrás, hemos aprendido un montón de ellos", afirma Johann Corlemeijer, vicepresidente de infraestructura técnica de Avanade.

"Uno de los desafíos a los que tuvo que enfrentarse Robeco tuvo que ver con la seguridad y el cumplimiento de las normativas. En teoría, Office 365 es una solución "universal", lo que significa que cada cliente dispone de las mismas funcionalidades. Pero Robeco no es un cliente cualquiera. Comparado con otros, sus requisitos en cuanto a seguridad son más estrictos, con especificaciones de obligado cumplimiento, tal y como exige la entidad reguladora, De Nederlandsche Bank (DNB). El pasado noviembre, dicha entidad eliminó un importante obstáctulo para el uso de Microsoft Office 365. De conformidad con instituciones financieras holandesas como Robeco, Microsoft introdujo una cláusula al respecto por la que se garantiza al DNB el derecho a investigación. De esta manera, el DNB tiene derecho a llevar a cabo investigaciones del cumplimiento normativo de Robeco dentro del entorno de Office 365". "Esto no significa que una instititución financiera quede exenta de su obligación de efectuar análisis y valoraciones de riesgos de manera exhaustiva antes de introducir Office 365, ni tampoco de cumplir las reglas de externalización establecidas por el DNB”, añade Ligtvoet.

Resultados

​​"La principal ventaja que nos ofrece Office 365 es la posibilidad de contar con un único entorno moderno que integra funciones de correo, calendario y Office”, afirma Ligtvoet. "Ahora contamos con herramientas a nuestro alcance para compartir nuestros conocimientos y facilitar la colaboración. Y, tal y como predijimos, los costes se han reducido. Microsoft actualiza automáticamente nuestro entorno Office 365, añadiendo nuevas funciones que nuestros usuarios finales pueden disfrutar al instante”.

Ligtvoet también menciona la facilidad de uso, la amplia funcionalidad y la mayor colaboración dentro de su organización, así como la opción de usar smartphones, como ventajas adicionales. "Es en parte gracias a la introducción del webmail y de la opción de acceder a funciones de correo, calendario, comunicación y colaboración tanto a través de smartphones de empresa como de dispositivos personales, (en el caso de Robeco, principalmente iPhones y iPads), que estamos mejorando el soporte básico de TI; ya sea en la oficina o en casa, como en una empresa o dispositivo personal". Las reducciones de costes han aglutinado una gran parte del estudio de negocio. Corlemeijer: "Ya sea grande o pequeña, con un solo buzón de correo, 25.000 o más, Office 365 se adapta a cualquier organización. Ya no es necesario invertir grandes sumas en procesos de adaptación, ni tampoco de mantenimiento ni servicio; Microsoft se encarga de todo. Como resultado, la opción Office 365 es significativamente más asequible que las soluciones 'locales' en nuestros servidores propios".

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