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Permitir una nueva visión de colaboración

Situación de la empresa

UPM reformuló su dirección estratégica para convertirse en una empresa “Biofore”, centrada en la sostenibilidad y la innovación. Para ello, necesitaba herramientas que permitiesen a los empleados compartir información y colaborar de forma más efectiva y eficiente. No obstante, la tecnología existente para usuarios finales de UPM era relativamente antigua y estaba fragmentada. En respuesta, UPM decidió implementar una plataforma unificada, basada en el software de Microsoft, que ofreciera a la organización una nueva forma de trabajar.

Solución

UPM colaboró con Accenture y su filial, Avanade, en la iniciativa “Workspace”, que incluyó las cuatro fases activas siguientes:

  • Implementación de más de 13.000 estaciones de trabajo con Windows 7 y Microsoft Office 2010. 
  • Creación de dos nuevos sitios web de UPM orientados a los clientes y casi 30 sitios de intranet, basados en Microsoft SharePoint 2010.
  • Lanzamiento de nuevas herramientas de comunicación y correo electrónico (p. ej., Microsoft Outlook 2010, Office Communicator y Lync) proporcionadas mediante los servicios de Cloud de Microsoft.
  • Implementación de sitios de colaboración que sacaban provecho de SharePoint. 
La estrecha colaboración entre UPM y Accenture fue vital, con el establecimiento de una estructura de gobernanza conjunta para supervisar el programa. Asimismo, los considerables esfuerzos para gestionar el cambio ayudaron a fomentar el compromiso y la implicación. Accenture también desarrolló programas de formación para los 24.000 empleados de UPM y los proporcionó en más de 80 sedes y en 8 idiomas diferentes.​

Resultados

A pesar del agresivo plazo de 16 meses, el programa UPM Workspace se completó a tiempo y dentro del presupuesto. Este esfuerzo conllevó un cambio significativo para la organización, pero se llevó a cabo con las mínimas molestias para los empleados de UPM. A modo de ejemplo, se implementaron 13.000 estaciones de trabajo en cinco continentes en un plazo de tan solo cinco meses, y el intercambio de cada una de ellas llevó menos de 45 minutos de media.
La nueva plataforma unificada de UPM incorpora una moderna funcionalidad y herramientas, aplicaciones y procesos comunes, que permiten a los empleados encontrar y compartir con mayor facilidad tanto la información como sus ideas. Esta nueva forma de trabajar, vital para la estrategia de UPM, se encuentra alineada con sus valores esenciales y constituye un paso crítico en el camino hacia un alto rendimiento.

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