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Williams gana ventaja en su carrera por contratar a los mejores. La adopción de un proceso digital propulsa su éxito en materia de recursos humanos

Situación de la empresa

En opinión del Grupo Williams, parte de su prolongado éxito en la competición de Fórmula Uno se debe a la contratación de los mejores ingenieros del sector. Es una práctica que continúa aplicándose en su negocio de servicios Williams Advanced Engineering (WAE), que comparte la experiencia de la compañía no solo con los fabricantes de automóviles, sino también con una extensa lista de clientes de diferentes sectores como la automoción, el deporte de motor o la industria aeroespacial.

Pero no siempre es tarea fácil. Los sistemas basados en papel tenían como resultado formularios de aprobación que descansaban en las mesas de los ejecutivos, provocando retrasos innecesarios en el proceso de contratación. Estos retrasos podían hacer que, en un mercado altamente competitivo, los candidatos con talento se perdiesen. Los miembros del equipo de recursos humanos, responsables de estos procesos, podían emplear cada día una o dos horas en buscar formularios y obtener firmas. Y en un negocio tan vertiginosamente rápido como este, Williams no podía permitirse movimientos tan lentos. El negocio exigía un proceso de contratación más ágil.

“Nuestro negocio depende de la capacidad de contratar a los mejores talentos disponibles. Con la aplicación WAE Recruitment & Salary creada por Avanade, podemos hacerlo de una forma más rápida y eficaz, reduciendo el tiempo necesario para contratar talentos excepcionales que nos proporcionen una ventaja competitiva.”

Nicola Salter Director de Recursos Humanos del Grupo Williams

Solución

Para ganar velocidad, Williams acudió a su socio tecnológico, Avanade. Como parte de la iniciativa actual de Avanade de ayudar a Williams a crear un puesto de trabajo digital, las dos compañías colaboraron estrechamente para producir WAE Recruitment & Salary, una aplicación a medida basada en Microsoft SharePoint. Con esta aplicación, los procesos de selección de personal y creación de trabajos, que antes se hacían manualmente, se convierten en procesos digitales casi tan rápidos como los monoplazas de la compañía.

WAE Recruitment & Salary atrae la atención de los ejecutivos gracias a que, irónicamente, les exige un esfuerzo mínimo. Los ejecutivos interaccionan con la aplicación principalmente a través del correo electrónico. Ahora, reciben mensajes electrónicos automáticos solamente cuando se les requiere para actuar. También pueden iniciar sesión en un portal de WAE Recruitment & Salary, donde pueden comprobar de un vistazo todas las acciones recientes del usuario. Avanade se sirvió de su dilatada experiencia en diseño para proporcionar una interfaz de portal que resultase intuitiva para todos los usuarios. En la interfaz optimizada se muestran las solicitudes pendientes y cerradas, el estado de los procesos abiertos (mostrando incluso los retrasos) y los mensajes de colegas detallando por qué no aprobaron determinados puestos o candidatos.

Resultados anticipados

Decisiones tomadas en una hora, desde cualquier lugar del mundo. Williams quería un proceso más rápido de aprobación de contratación de personal. Y lo consiguieron. Un solo proceso de este tipo, como la aprobación del inicio de una búsqueda, solía tardar como mínimo una semana. Dado que con WAE Recruitment & Salary los ejecutivos pueden participar desde cualquier lugar del mundo donde se encuentren, las tareas y decisiones de recursos humanos pueden completarse en aproximadamente una hora. Si a eso añadimos todos los procesos necesarios para crear un solo puesto y contratar al candidato correspondiente, el ahorro de tiempo puede ser de un mes o más, lo cual proporciona a Williams una mayor ventaja competitiva para contratar a los mejores talentos.

Mayor productividad y ahorro de tiempo. Los directores de recursos humanos que coordinaban los procesos manuales solían pasar hasta dos horas al día buscando formularios en papel, obteniendo sus firmas y derivándolos al siguiente ejecutivo, en ocasiones ubicado en el otro extremo de las instalaciones de Williams. Ahora, ninguna de esas tareas es necesaria, lo cual permite aumentar la productividad y ahorrar tiempo.

La nueva capacidad analítica facilita la toma de decisiones. Los ejecutivos de WAE disponen ahora de datos extremadamente precisos del resultado conjunto de los principales procesos de recursos humanos ejecutados en el transcurso de un año. Pueden analizar esos datos en busca de información, con el fin de mejorar los procesos y multiplicar su productividad aún más.

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