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Convene accroît son efficacité et réduit ses tâches manuelles grâce à l’automatisation

Situation de l’entreprise

Convene (anciennement appelé Melin Collectors) est en croissance. L’entreprise norvégienne offre à ses clients une gamme complète de services de facturation et de recouvrement de créances, se spécialisant principalement dans le secteur des services de santé. Certaines étapes du processus de recouvrement de l’entreprise étaient réalisées sur papier, produisant des documents physiques qui devaient être numérisés ou saisis manuellement dans le système. De même, les rapports quotidiens étaient faits manuellement chaque matin, soustrayant du temps et des ressources aux activités de fermeture de dossiers et de perception.

L’entreprise accumulait toujours plus de dossiers de clients au fil du temps et a donc dû embaucher du personnel supplémentaire pour faire face à la charge de travail additionnelle. En l’espace de 12 mois, Convene est passée de 8 à 24 employés chargés de la gestion des documents et de la production des rapports quotidiens. Pour soutenir sa croissance sans avoir à augmenter ses effectifs, l’entreprise souhaitait automatiser plusieurs de ses processus manuels à l’aide de l’automatisation intelligente robotisée des processus (RPA). En élaborant cette stratégie, la direction a veillé à s’adjoindre la pleine participation de ses employés et à ce qu’ils comprennent bien que la RPA visait à renforcer leurs capacités et non pas à réduire l’effectif.

Solution

Convene s’est associée à Avanade pour aider à l’automatisation de 20 processus prioritaires quotidiens, dont l’entrée de documents, des tâches de gestion et la production des rapports de données, en choisissant Blue Prism, un logiciel de RPA à la pointe du marché hébergé sur la plateforme infonuagique Microsoft Azure. Cette solution garantit cohérence et adaptabilité pour l’avenir. Le logiciel permettra à l’entreprise de rester agile, et celle-ci aura toujours la possibilité d’activer ou de désactiver l’automatisation des processus prioritaires, l’assurant ainsi que ses ressources sont affectées en lieu et en temps opportun.

La solution a été conçue et mise en œuvre très rapidement. À la suite du programme pilote de huit semaines, notre équipe a commencé à mettre en œuvre la RPA pour les dossiers actifs et à résorber l’arriéré de dossiers de l’entreprise.

Résultats

Depuis le début du projet, la RPA a été appliquée à plus de 80 % des processus visés. Pour ces processus, Convene a été en mesure de réduire à zéro son arriéré de plusieurs dizaines de milliers de dossiers, et ce, seulement un mois après la mise en œuvre de la solution. Quantifions la valeur ajoutée de l’efficacité supérieure rendue possible par le logiciel Blue Prism : le projet a réduit l’effort manuel dans ces processus d’environ 53 % et 89 % des dossiers en suspens ont été traités sans aucune intervention humaine.

Au-delà des chiffres, Convene est particulièrement fière que la solution de RPA fasse son œuvre aux côtés de ses employés tout en préservant les emplois. En effet, il ne s’agit pas d’une histoire sur le remplacement de la main-d’œuvre humaine par des robots, mais plutôt un excellent exemple de la façon dont l’automatisation des processus papier peut rehausser l’expérience des employés et les aider à accomplir leurs tâches plus efficacement, de sorte qu’ils peuvent répondre dans leur pleine capacité aux besoins de l’entreprise.

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