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Copyright Agency Limited

Le défi

En raison de la quantité élevée de données traitées quotidiennement par le CAL, l'organisme était à la recherche d'une solution qui fournirait des données plus propres, une précision accrue et un meilleur contrôle des calculs transactionnels, une réduction des coûts d'exploitation, une hausse de la capacité, et une amélioration de l'évolutivité et de l'efficacité.

CAL cherchait à améliorer son service à la clientèle en augmentant la capacité de l'organisme et les options libre-service aux membres et aux détenteurs de licences. Une autre exigence clé était de se munir d'un système plus flexible pour réagir rapidement aux nouvelles occasions et éliminer bon nombre des tâches répétitives et manuelles souvent responsables des erreurs humaines. 

Vaste organisme multidimensionnel, CAL avait besoin d'un système pour simplifier ses activités et s'assurer de maximiser temps et efforts. Le PDG de CAL, Jim Alexander explique, « À mesure qu'évolue l'industrie du droit d'auteur, nous devons nous aussi évoluer. Et cela signifie automatiser davantage les processus et le déroulement des opérations qui profiteront d'un meilleur système en place. Cela dit, nous avons décidé de revoir notre solution existante en place depuis près de 20 ans, et nous avons cherché les autres solutions possibles. »

La solution

CAL a donc entrepris une initiative interne intitulée « programme d'amélioration des systèmes administratifs » pour rehausser l'efficacité et le rendement de ses processus administratifs et de ses systèmes technologiques. Dans le cadre de cette initiative, CAL a choisi Avanade pour mettre en œuvre la solution de GRC qui se compose de Microsoft Dynamics CRM 4.0 et de Microsoft SharePoint 2010 pour la gestion des membres, des attributions de licence et des paiements, des calculs et des collectes, des données d'utilisation ainsi que des œuvres et des droits. La solution offre une approche intégrée à la GRC qui rehausse les échanges avec les clients dans l'ensemble de l'organisation.

CAL avait besoin d'une solution rentable et flexible qui permet de se concentrer sur les tâches essentielles. Avanade a été retenue, car elle comprenait les défis et les objectifs de CAL et offrait la meilleure solution pour simplifier les processus tout en permettant à l'organisme d'utiliser les plus récents outils de GRC en appui aux besoins actuels et futurs des membres et des détenteurs de licences.

Résultats

Les dirigeants de CAL ont été grandement impressionnés par le soutien et les résultats offerts à l'installation d'Avanade, laquelle s'est déroulée dans le respect des délais et du budget. Depuis le début de la relation avec Avanade, les processus administratifs qui exigeaient auparavant des semaines à exécuter, ne nécessitent maintenant que quelques heures. Ainsi, CAL dispose de plus de temps et de ressources pour miser sur la croissance et le développement des affaires.

L'organisme a rehaussé l’efficacité dans l'ensemble de ses activités par l'intégration du déroulement des opérations automatisé dans l'ensemble des services, des systèmes et des contrôles. Depuis la mise en œuvre de la solution de GRC, le personnel a une vue d'ensemble commune des membres, des détenteurs de licences, des œuvres, de l'utilisation, des attributions et des paiements, ce qui réduit les répétitions et les tâches manuelles superflues tout en réduisant l’erreur humaine et en améliorant le rendement.

En incorporant la technologie SharePoint à la solution déployée, CAL est maintenant en meilleure position pour partager l'information avec les tiers et gérer les documents du début à la fin. Cette mesure a permis de simplifier les processus administratifs et de publier des rapports afin de contribuer à la prise de décision d'affaires tout en réduisant les heures consacrées aux projets afin d'améliorer l'efficacité globale. « Un autre des nombreux avantages de cette solution est le fait qu'Avanade favorise la productivité et la collaboration entre les applications que notre personnel connait et utilise déjà, affirme Alexander. Cet aspect se traduit pour nous en d'importantes économies en matière de formation du personnel, et nous permet d'atteindre notre objectif plus vite que prévu. »

« Dans le cas d'un organisme comme CAL, qui traite un nombre élevé de données chaque jour, il fallait à tout prix permettre la gestion des données considérables générées par les interactions avec les clients. Plus important encore, il fallait que les activités quotidiennes de CAL demeurent efficaces, ajoute Jeyan Jeevaratnam, gestionnaire national chez Avanade Australie.

Grâce à notre expertise dans le secteur de la GRC, nous avons pu leur offrir la meilleure solution qui soit pour gérer efficacement les membres, les licences, les droits d'utilisation et les paiements de l'organisme. » 

Alexander poursuit, « En collaborant avec Avanade, nous avons du coup amélioré notre prestation de service et atteint de meilleurs résultats pour nos membres et nos détenteurs de licences. Avanade est un partenaire à long terme et nous prévoyons atteindre des résultats encore plus impressionnants au cours des prochaines années. »

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