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Copyright Agency Limited

Problématique

En raison des gros volumes de données gérés quotidiennement par CAL, l'entreprise recherchait une solution capable de fournir des données plus épurées, de renforcer l'exactitude et le contrôle des calculs liés aux transactions, de réduire les coûts opérationnels, d'augmenter la capacité, l'évolutivité et les performances.

CAL souhaitait améliorer la qualité de son service en augmentant la capacité de l'entreprise et en proposant des options en libre-service aux membres et aux titulaires de droits d'auteur. L'entreprise devait également répondre à un autre impératif visant à renforcer la flexibilité du système afin de répondre plus rapidement aux nouvelles opportunités et supprimer les tâches répétitives et manuelles, sources d'erreurs humaines. 

Compte tenu de la taille importante de l'entreprise et de sa dimension multiple, CAL avait besoin d'un système lui permettant de rationaliser véritablement ses opérations afin d'éviter la perte de temps et d'efforts. Jim Alexander, PDG de CAL a précisé : « Le secteur des droits d'auteur évolue et nous devons nous adapter à ces changements en adoptant des processus et des flux de travail plus automatisés, reposant, de toute évidence, sur la mise en place d'un système plus performant. C'est dans cette optique que nous avons décidé de réexaminer la solution que nous utilisons depuis plus de 20 ans et d'envisager d'autres alternatives. »

La solution

CAL a lancé une initiative interne appelée « Programme d'amélioration des systèmes métier » afin d'optimiser les performances et l'efficacité de ses processus administratifs et de ses systèmes. Dans le cadre de cette initiative, CAL a choisi de confier à Avanade la mise en œuvre d'une solution CRM reposant sur Microsoft Dynamics CRM 4.0 et Microsoft SharePoint 2010 afin d'assurer la gestion des membres, la délivrance et le paiement des droits, les calculs et les recouvrements, les données d'utilisation ainsi que les œuvres et les droits d'auteur. La solution offre une approche intégrée du CRM qui enrichit les échanges avec les clients au sein de l'entreprise.

CAL cherchait à adopter une solution rentable et flexible lui permettant de se consacrer à des tâches stratégiques. Son choix s'est porté sur Avanade pour sa compréhension des problématiques et des objectifs liés à l'activité de CAL. L'entreprise lui a permis de bénéficier de la solution la plus performante pour simplifier ses processus tout en lui donnant la possibilité d'utiliser les outils CRM les plus récents afin de prendre en charge les besoins actuels et futurs des membres et des titulaires de droits d'auteur.

Résultats

Les dirigeants de CAL ont été fortement impressionnés par le support et les résultats atteints grâce au travail d'Avanade, réalisé dans les délais et sans dépassement de budget. Depuis le début de sa collaboration avec Avanade, les processus métier qui nécessitaient deux semaines ne prennent plus que quelques heures. CAL peut ainsi bénéficier de davantage de temps et de ressources pour se concentrer sur sa croissance et son développement.

L'entreprise est plus performante grâce à l'automatisation des flux de travail entre les différents départements, systèmes et contrôles d'autorisation. Depuis la mise en œuvre de la solution CRM, le personnel dispose d'une vue unique des membres, des titulaires des droits d'auteur, des œuvres, de l'utilisation, de la délivrance et des paiements, ce qui permet de réduire les tâches répétitives et manuelles inutiles ainsi que les erreurs humaines tout en améliorant les performances.

En intégrant la technologie SharePoint à la solution déployée, CAL est désormais en mesure de partager des informations, de gérer les documents dans tous leurs aspects, de rationaliser les processus métier et de publier des rapports afin d'optimiser la prise de décisions, réduire le temps consacré aux projets et gagner en efficacité globale. « La solution d'Avanade offre également un autre avantage en termes de dynamisation de la productivité et de la collaboration sur l'ensemble des applications que notre personnel connait et utilise déjà », a déclaré Alexander. « Cela s'est traduit par des économies faramineuses en formation du personnel et nous a permis de démarrer plus rapidement que prévu ».

« Dans le cas d'une entreprise telle que CAL traitant quotidiennement des énormes volumes de données générés par les interactions avec les clients, il était primordial d'être en mesure de les gérer. Cependant, le plus important a été que CAL ait pu continuer à gérer efficacement ses opérations quotidiennes », a déclaré Jeyan Jeevaratnam, Directeur Avanade Australie.

« Grâce à notre expertise dans le domaine du CRM, nous avons réussi à leur fournir la solution la plus performante pour gérer de manière optimale les membres, les licences, l'utilisation des droits d'auteur et les paiements de leur entreprise. » 

Alexander a précisé en conclusion : « En choisissant Avanade, nous avons amélioré nos prestations de service et obtenu des meilleurs résultats pour nos membres ainsi que pour nos titulaires de droits d'auteur. Nous considérons Avanade comme un partenaire sir le  long terme et espérons parvenir à des résultats encore meilleurs dans les années à venir ».

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