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Établir une nouvelle vision de la collaboration

Situation de l'entreprise

UPM a réorienté sa stratégie pour devenir une entreprise « Biofore » engagée vis-à-vis du développement durable et de l'innovation, ce qui nécessitait des outils permettant aux employés d'accroître leur efficacité en matière de partage des informations et de collaboration. Or, les outils informatiques existants d'UPM, destinés aux utilisateurs finaux, étaient assez obsolètes et fragmentés. UPM a donc décidé de mettre en œuvre une plate-forme unifiée s'appuyant sur les logiciels Microsoft et permettant à l'entreprise de changer de méthode de travail.

Solution

UPM s'est associé à Accenture et sa filiale, Avanade, pour mettre en œuvre le projet « Workspace », articulé autour de quatre phases :

  • Déploiement de plus de 13 000 postes de travail équipés de Windows 7 et de Microsoft Office 2010. 
  • Création de deux sites Web pour la clientèle d'UPM et près de 30 sites Intranet fonctionnant sur Microsoft SharePoint 2010.
  • Lancement de nouveaux outils d'e-mailing et de communication (par exemple Microsoft Outlook 2010, Office Communicator et Lync) à l'aide des services Cloud de Microsoft.
  • Mise en œuvre de sites de collaboration qui exploitent au mieux SharePoint.
L'étroite collaboration entre UPM et Accenture, qui s'est accompagnée de la création d'une structure de gouvernance conjointe, s'est avérée indispensable pour mettre en place et superviser le programme. En outre, des efforts considérables en matière de gestion du changement ont permis d'obtenir l'engagement et l'adhésion de tous au projet. Accenture a également préparé des formations pour 24 000 employés d'UPM, lesquelles ont été déployées sur plus de 80 sites et dans 8 langues.​

Résultats

Avec un calendrier de mise en œuvre audacieux de 16 mois, le projet "Workspace" d'UPM a été réalisé dans les temps et en dessous du budget défini. Il a entraîné des changements significatifs pour l'entreprise, sans entraîner pour autant des perturbations majeures pour les employés. À titre d'exemple, 13 000 postes de travail ont été déployés sur les cinq continents en seulement cinq mois. Chaque changement de poste de travail a pris moins de 45 minutes.
La nouvelle plate-forme unifiée d'UPM intègre des fonctionnalités modernes et des outils communs. Les applications et les processus permettent aux employés de trouver et partager plus facilement et rapidement des informations et des idées. Cette nouvelle méthode de travail est essentielle à la stratégie d'UPM. En alignement avec ses valeurs fondamentales, elle constitue une avancée majeure sur la voie de la haute performance.

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