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Copyright Agency Limited

Situazione aziendale

A causa delle ingenti quantità di dati gestiti da CAL quotidianamente, l'organizzazione era alla ricerca di una soluzione in grado di fornire dati più puliti, migliorare la precisione e il controllo dei calcoli delle transazioni, ridurre i costi operativi, aumentare la capacità e migliorare scalabilità ed efficienza.

CAL intendeva migliorare l'assistenza clienti incrementando la capacità dell'organizzazione e offrendo a soci e licenziatari la possibilità di utilizzare servizi self-service. Un altro requisito fondamentale consisteva in un sistema più flessibile, in grado di fornire rapide risposte nell'eventualità di nuove opportunità ed eliminare molti fra i compiti ripetitivi e manuali che diventano spesso causa di errori umani. 

Data la portata e la natura eclettica della sua attività, CAL necessitava di un sistema in grado di consentire all'organizzazione di snellire drasticamente le proprie operazioni in modo da ottimizzare il tempo e le risorse. Jim Alexander, CEO di CAL, ha spiegato: “Dobbiamo restare al passo con l'evoluzione del settore del copyright: per questo motivo, era necessario utilizzare un maggior numero di processi e flussi di lavoro automatizzati, che ovviamente necessitavano di un sistema più potente. In questa prospettiva, abbiamo deciso di rinnovare la nostra soluzione legacy esistente, che utilizzavamo ormai da circa 20 anni, e abbiamo iniziato a guardarci intorno passando in rassegna le altre soluzioni disponibili”.

Soluzione

CAL ha avviato un'iniziativa interna, denominata “Programma di miglioramento dei sistemi aziendali”, finalizzata a incrementare l'efficienza e l'efficacia dei propri processi amministrativi e dei sistemi tecnologici. Nell'ambito di tale iniziativa, CAL ha incaricato Avanade di implementare una soluzione CRM imperniata su Microsoft Dynamics CRM 4.0 e Microsoft SharePoint 2010 e finalizzata a supportare le attività di gestione soci, allocazione e pagamenti licenze, calcoli e raccolte, dati di utilizzo, opere e diritti. La soluzione offre un approccio integrato alle problematiche CRM, tale da potenziare le interazioni con i clienti nell'intera organizzazione.

CAL necessitava di una soluzione conveniente e flessibile che le consentisse di concentrare l'attenzione su attività business-critical. La scelta è caduta su Avanade perché l'azienda ha dimostrato di aver compreso le problematiche e gli obiettivi aziendali di CAL e ha fornito la soluzione più efficace di semplificazione dei processi, consentendo all'organizzazione di utilizzare i più recenti strumenti CRM per far fronte alle esigenze presenti e future di soci e licenziatari.

Risultati

I dirigenti CAL sono rimasti estremamente colpiti dal supporto e dai risultati conseguiti grazie all'installazione Avanade, che è stata completata nei limiti di tempo e di budget prestabiliti. Sin dall'avvio della relazione con Avanade, vari processi aziendali che in precedenza richiedevano settimane vengono ora completati nel giro di poche ore. Di conseguenza, CAL può dedicare più tempo e risorse per concentrarsi sulla crescita e lo sviluppo della propria attività.

L'organizzazione ha incrementato la propria efficienza su tutta la linea, integrando flussi di lavoro automatizzati in molteplici reparti, sistemi e controlli di approvazione. Grazie all'implementazione della soluzione CRM, il personale usufruisce ora di una panoramica unica per quanto riguarda soci, licenziatari, opere, utilizzo, allocazioni e pagamenti, che consente di ridurre le attività ripetitive e i compiti manuali superflui, diminuendo al tempo stesso il rischio di errori umani e migliorando le prestazioni.

Incorporando la tecnologia SharePoint nell'ambito della soluzione implementata, CAL è ora in grado di condividere informazioni con altri interlocutori e di gestire l'intero flusso dei documenti. Ciò consente lo snellimento dei processi aziendali e la pubblicazione di utili report, al fine di adottare le decisioni aziendali migliori e di ridurre il tempo dedicato ai progetti in modo da migliorare il livello complessivo di efficienza. “Un altro fra i numerosi vantaggi offerti dalla soluzione consiste nella capacità di Avanade di promuovere produttività e collaborazione nell'ambito di applicazioni già conosciute e utilizzate dal personale”, ha dichiarato Alexander. “Per noi, ciò ha comportato ingenti risparmi sul fronte della formazione del personale e ci ha consentito di utilizzare la soluzione prima del previsto”.

“Per un'organizzazione come CAL, con elevati volumi di dati da elaborare su base quotidiana, era fondamentale poter gestire le enormi quantità di dati generati dalle interazioni con i clienti. Ancora più importante, però, era salvaguardare l'efficienza di CAL nel corso delle operazioni quotidiane”, ha dichiarato Jeyan Jeevaratnam, Country Manager presso Avanade Australia. 

“Grazie alla nostra esperienza nel settore CRM, siamo riusciti a fornire la migliore soluzione possibile per un'efficiente gestione di soci, licenze, diritti di utilizzo e pagamenti”. 

Conclude Alexander: “Collaborando con Avanade, abbiamo migliorato l'erogazione dei servizi oltre a conseguire migliori risultati a vantaggio di soci e licenziatari. Consideriamo Avanade un partner a lungo termine e siamo intenzionati a conseguire risultati ancora più brillanti nel corso dei prossimi anni”.

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