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Una nuova era per Robeco

Situazione aziendale

Nel 2012, la società di gestione patrimoniale ha lanciato You!, un'iniziativa interna a supporto del programma New Ways of Working. Incentrata sui concetti chiave "Bricks, Bytes & Behavior", l'iniziativa You! include cambiamenti nelle aree della cooperazione, delle tecnologie e dei comportamenti: come lavorare insieme, come condividere le conoscenze e come usare gli strumenti di comunicazione in modo più efficace ed efficiente.

Dal punto di vista tecnologico, la strada di Robeco era  in salita, con un sistema IT relativamente antiquato. “L'obiettivo di New Ways of Working era consentire al nostro personale di lavorare in modo più efficiente e di comunicare e collaborare a livelli ottimali. Questo risultava quasi impossibile con la nostra infrastruttura IT, composta da Office XP, Lotus Notes e Windows XP. I nostri utenti non erano particolarmente soddisfatti di quell'ambiente", commenta Ton Ligtvoet, IT Development Manager e membro del team di gestione IT responsabile della messa in opera del programma per l'ambiente di lavoro "Workspace 2014".

"Con Office 365, luoghi e orari non rappresentano più un limite."

Ton Ligtvoet IT Development Manager e responsabile della messa in opera del programma Workspace di Robeco

Soluzione

Robeco impiega oltre 1600 persone, 1200 delle quali lavorano già con Office 365, non solo nei Paesi Bassi ma anche in numerosi uffici vendite in Asia, Medio Oriente ed Europa. Questo fa di Robeco il primo importante istituto finanziario ad aver attuato il passaggio a Office 365 su una scala di questa ampiezza. "Poiché siamo tra i primi nel settore dei servizi finanziari a iniziare a lavorare con questa soluzione Microsoft, abbiamo incontrato alcuni ostacoli imprevisti nelle fasi iniziali. Questi sono stati ormai superati da Microsoft e Avanade ma, ripensando al passato, ci hanno sicuramente insegnato qualcosa," dice Johann Corlemeijer, Vicepresidente di Technical Infrastructure di Avanade.

"Una delle sfide di Robeco era quella relativa alle normative di conformità e sicurezza. In teoria, Office 365 è una soluzione "taglia unica", ossia ogni cliente ha a disposizione le stesse funzionalità. Ma Robeco non è un cliente qualunque. Rispetto ad altri clienti, i requisiti di sicurezza sono più rigorosi e devono essere rispettate le specifiche di conformità imposte dall'autorità di vigilanza, De Nederlandsche Bank (DNB). Lo scorso novembre, questa autorità ha rimosso un ostacolo significativo all'uso di Microsoft Office 365. D'intesa con gli istituti finanziari olandesi come Robeco, Microsoft ha incorporato una clausola a riguardo per concedere alla DNB il diritto di indagine. Pertanto, la DNB ha il diritto di svolgere indagini relative alla conformità normativa di Robeco all'interno dell'ambiente Office 365". “Questo non esenta un istituto finanziario dal dovere di svolgere analisi e valutazioni del rischio accurate prima di introdurre Office 365, osservando allo stesso tempo le norme della DNB sull'outsourcing”, aggiunge Ligtvoet.

Risultati

"Per noi il vantaggio principale di Office 365 consiste nella possibilità di disporre di un singolo ambiente moderno che integri funzionalità di posta, calendario e Office", dichiara Ligtvoet. “Ora abbiamo a disposizione gli strumenti necessari per condividere le nostre conoscenze e facilitare la collaborazione. E come avevamo previsto, i costi sono scesi. Microsoft aggiorna automaticamente il nostro ambiente Office 365, aggiungendo nuove funzionalità che gli utenti finali possono sfruttare istantaneamente".

Ligtvoet cita anche la facilità d'uso, le ampie funzionalità, la maggiore collaborazione all'interno dell'organizzazione e l'opzione di utilizzare smartphone tra gli ulteriori vantaggi della soluzione. "Grazie in parte all'introduzione della webmail e all'opzione di accedere a funzionalità di posta, calendario, comunicazione e collaborazione mediante smartphone aziendali e dispositivi personali (principalmente iPhone e iPad nel caso di Robeco), stiamo migliorando il supporto IT di base, sia in ufficio che a casa e sia su dispositivi aziendali che personali”. La riduzione dei costi ha rappresentato una porzione significativa del business case. Corlemeijer: “Grande o piccola, una casella postale, 25.000 caselle postali o più, Office 365 è adatto a ogni organizzazione. Non è più necessaria una costosa personalizzazione, né manutenzione e assistenza: Microsoft si occupa di tutto questo. Di conseguenza, l'opzione Office 365 è significativamente meno costosa delle soluzioni "in sede" su server aziendali".

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