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Williams è in gara per assumere le persone migliori. L'adozione di un processo digitale incentiva le iniziative del settore HR

Situazione aziendale

Williams Group attribuisce parte del suo successo pluridecennale in Formula Uno all'acquisizione dei migliori progettisti del settore. La best practice prosegue nelle attività dei servizi WAE (Williams Advanced Engineering) che condividono le competenze dell'azienda non solo con i produttori automobilistici, ma anche con un crescente elenco di clienti nel settore automotive, negli sport motoristici e nel settore aerospaziale.

Non è però sempre facile. I sistemi basati su carta producevano moduli di approvazione in giacenza sulle scrivanie dei dirigenti, provocando ritardi nel processo di recruiting. I ritardi causavano la perdita di candidati di talento in un mercato altamente competitivo. Ne conseguiva che i membri del team HR responsabili dei processi trascorrevano da una a due ore ogni giorno alla ricerca dei moduli e delle relative firme. Come azienda basata sulla velocità, Williams non era abituata a processi così lenti. L'azienda aveva bisogno di un processo HR più veloce.

Soluzione

Per acquisire velocità, Williams si è rivolta al proprio partner tecnologico, Avanade. Nell'ambito dell'iniziativa in corso di Avanade per supportare Williams a creare un digital workplace, le due aziende, collaborando strettamente, hanno realizzato WAE Recruitment & Salary, una app personalizzata basata su Microsoft SharePoint. La app trasforma attività manuali, come i processi di recruiting, in processi digitali veloci quasi quanto le auto da corsa dell'azienda.

Paradossalmente, WAE Recruitment & Salary ha catturato l'attenzione dei dirigenti riducendo il numero di richieste a loro rivolte. I dirigenti interagiscono con l'app principalmente tramite e-mail. Ora ricevono e-mail automatiche solo quando è necessario un loro intervento. Possono anche accedere al portale WAE Recruitment & Salary per avere una panoramica immediata di tutte le azioni recenti degli utenti. Avanade ha utilizzato la sua esperienza e competenza per progettare un'interfaccia del portale intuitiva per tutti gli utenti. L'interfaccia è ottimizzata, mostra le richieste in sospeso e completate, lo stato dei processi aperti, evidenziando i ritardi e i messaggi dei colleghi che descrivono le motivazioni per la mancata approvazione di posizioni o candidati.

Risultati

Decisioni prese in un'ora, in qualsiasi parte del mondo. Williams aveva bisogno di un processo di approvazione più veloce per il settore HR. Lo ha ottenuto. In passato un solo processo HR, come l'approvazione per avviare una ricerca di personale, richiedeva una settimana o più. Poiché i dirigenti possono interagire con l'app WAE Recruitment & Salary ovunque si trovino, in qualsiasi parte del mondo, le attività e le decisioni di HR possono essere completate in circa un'ora. Se si sommano tutti i processi relativi alla creazione di una singola posizione e all'assunzione di un candidato, il risparmio di tempo è di almeno un mese; ciò aumenta notevolmente la competitività di Williams nell'acquisizione dei talenti migliori.

Aumento della produttività e risparmio di tempo nel settore HR. I responsabili del settore HR, che coordinavano i processi manuali, spendevano fino a due ore al giorno tra moduli, firme e passaggi da un dirigente all'altro, talvolta all'interno del campus Williams. Ora che queste attività non sono più necessarie, è possibile aumentare la produttività e risparmiare tempo.

La nuova funzionalità di analisi migliora i processi decisionali. I dirigenti WAE hanno ora a disposizione dati estremamente accurati sui risultati aggregati dei processi HR nel corso di un anno. I dati consentono di eseguire analisi approfondite per perfezionare tali processi e migliorare ulteriormente l'efficacia del settore HR.

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