Nu we thuis werken vervagen de grenzen tussen werk en privé. Met Power Automate kun je zorgen dat je automatisch tijd reserveert in je Outlook-agenda.

De grens tussen werk en privé

In deze uitdagende Covid-19 tijd vervagen de grenzen tussen werk en privé. Je werkt thuis en je leeft thuis. Het is vrij gemakkelijk om toch nog even snel je laptop te pakken en wat mailtjes te beantwoorden terwijl je pauze hebt of de werkdag al voorbij is. Je agenda loopt vol met calls en voordat je het weet is je dag gevuld. Oeps, daar gaat je lunch! En wanneer je een vrije middag hebt, zit je toch stiekem (op je telefoon) de boel in de gaten te houden.

Des te meer reden om duidelijker keuzes te maken over wanneer je wel, maar vooral wanneer je niet werkt.

Ieders persoonlijke situatie is anders. Ik heb een zoontje en vind het superbelangrijk om tijd voor hem vrij te maken. Ik kleed hem elke ochtend aan en breng hem naar het kinderdagverblijf. Daarnaast heb ik elke vrijdagmiddag ouderschapsverlof. Ik zou ook beter moeten letten op m’n lunchtijd en ik zou eigenlijk dagelijks even een ommetje moeten maken om in beweging te blijven.

Dat schoot er de laatste tijd bij in, maar ik heb daar een handige oplossing voor gevonden.

Tijd om je agenda te automatiseren

ICT’ers zijn eraan gewend om hun werk te automatiseren. Idealiter doen we geen handmatige deployments meer, tests automatiseren we en met een druk op de knop zetten we automatisch een compleet IT-landschap klaar in de cloud. Maar gek genoeg doen we dat nog niet al te vaak met onze agenda’s en het bewaken van onze persoonlijke tijd. Tijd om daar verandering in te brengen!

Wat is Power Automate?

Power Automate is een Microsoft-product welke onderdeel is van Microsoft 365. Hiermee kan je eenvoudig geautomatiseerde workflows in elkaar zetten zonder dat je daar diepgaande technische kennis voor nodig hebt. Power Automate workflows kunnen communiceren met de meeste producten binnen Microsoft 365, zoals SharePoint, Teams en Outlook. Aangezien Power Automate met Outlook kan communiceren kun je ook je agenda automatiseren.

Als voorbeeld laat ik zien hoe je een automatische e-mail (en eventueel een bijbehorende ‘decline’) kunt uitsturen, wanneer iemand een meeting probeert in te schieten op een moment dat je eigenlijk vrij bent. Normaliter zou je een out-of-office kunnen instellen, maar helaas is een out-of-office bericht lastig structureel in te plannen. Daarnaast willen we alleen iets uitsturen als het daadwerkelijk een meeting invite betreft. Een out-of-office verschijnt ook als er e-mailberichten binnenkomen.

Power Automate instellen

Hieronder vind je een stappenplan om een start te maken met Power Automate. Power Automate kan je vinden in Microsoft 365 onder het welbekende menu links bovenin het scherm als je bent ingelogd:

Zodra Power Automate getoond wordt, ga je naar My Flows in het linkermenu van je scherm.

Vervolgens klik je in de toolbar dat bovenaan verschijnt op ‘New’ en kies daarna voor ‘Automated-from blank’.

Geef je nieuwe workflow een naam en kies als trigger ‘When a new event is created (V3)’.

Vervolgens zie je de workflow verschijnen en staat de ‘trigger’ boven aan in het scherm. Kies indien noodzakelijk nog de Outlook-agenda als je er meerdere hebt.

Door op het + symbool te klikken kun je een actie kiezen wat er moet gebeuren bij een bepaalde trigger. Je kan deze kiezen uit verschillende opties. Klik op ‘Get my profile’.

Outlook geeft alle informatie door in een UTC-tijdzone. Vergeet dus niet om de juiste tijdzone te selecteren. Je kan dat met de stappen hieronder doen. Haal ook gelijk je persoonlijke profiel op; die ga je later nog nodig hebben.

Vervolgens voegen we een conditie toe aan de workflow, waarmee we gaan beslissen of een inkomend bericht valt binnen een moment dat je vrij wilt zijn.

In dit voorbeeld willen elke vrijdag (dag 5) vrij zijn na 13.00 uur. Dit geldt alleen voor uitnodigingen die niet afkomstig zijn van jezelf. Dat laatste is belangrijk omdat je wellicht ook tijd voor jezelf reserveert in je agenda en je wilt natuurlijk niet dat daarover een e-mail ontvangt.

Vervolgens geef je aan wat er moet gebeuren als iemand dus daadwerkelijk een meeting probeert in te schieten op jouw vrije moment. Je kan bijvoorbeeld een ‘decline’ antwoord sturen. In dat geval wordt de meeting gelijk verwijderd uit je agenda. Wellicht is dat niet handig of vind je dat een beetje te rigoreus. Soms is een meeting toch belangrijk. In dat geval kan je ook een standaard bericht terugsturen, waarin je kan aangeven dat je de meeting niet zal bijwonen.

Rechtsboven in het scherm staan een aantal knoppen. Druk op ‘Save’. Nu je alles hebt ingesteld, wil je natuurlijk testen of alles goed werkt. Met de flow checker kan je eventuele fouten vinden en oplossen.

Zo zie je dat Power Automate met een paar stappen je kan helpen om je agenda automatisch te beheren.

Wat kun je nog meer instellen?

Er zijn nog zat andere voorbeelden te bedenken in het kader van work-life-balance. Denk bijvoorbeeld aan:

• Het veiligstellen van je lunchtijd.
• Het respecteren van vrije momenten.
• Ruimte inbouwen voor het gezin en je privéleven.
• Het bieden van een overzicht van al je afspraken op een dag.
• Automatisch tijd reserveren om te sporten.
• Het automatisch reserveren van een moment na een ingeschoten meeting, zodat je even de tijd hebt om dingen op te schrijven en wat e-mails te beantwoorden.
• Na 17.00 automatisch reistijd inplannen die automatisch aansluit op je laatste meeting. 

Happy automating!