Virtueel samenwerken is nu belangrijker dan ooit. Het zorgt voor een uitdaging. En waar uitdaging is, zijn vaak kansen. Het organiseren van een effectieve en inclusieve bijeenkomst vereist actief sociaal bewustzijn en leiderschap met energie. In deze blog schets ik welke uitdagingen er zijn, en geef ik je tips en tricks om gebruik te maken van de mogelijkheden die Microsoft Teams je biedt om deze uitdagingen om te zetten in kansen.

Nu relevanter dan ooit

Ieder van ons ervaart de impact van de pandemie op een andere manier. Hoewel de impact per persoon en bedrijf verschilt, kunnen we zonder twijfel bekennen dat er een enorme toename is in het gebruik van Microsoft Teams. In oktober 2020 bereikte Teams een nieuw record: 115 miljoen dagelijkse actieve gebruikers.

Uitdagingen van Teams

Als je elke week vele uren in virtuele vergaderingen doorbrengt, zul je ongetwijfeld hebben gemerkt dat deelnemers gemakkelijk afgeleid kunnen raken. Dit komt onder andere door:

• Het ontbreken van een doel voor de meeting. Hierdoor is het lastig voor deelnemers om te bepalen of een meeting relevant is en hoe ze kunnen bijdragen om het vergaderdoel te bereiken.
• Niet alle deelnemers doen actief mee. Ze voelen zich niet uitgenodigd om bij te dragen of om zich te mengen in een gesprek met meerdere deelnemers.
• Het energieniveau van een meeting is te laag. De flow van de meeting past niet bij je doelstelling en agenda.

Dit zijn natuurlijk maar enkele factoren die invloed uitoefenen op het succes van je meeting. Vaak weten we onbewust, dan wel bewust wat er moet gebeuren om een meeting een betere kans van slagen te geven.

Kansen van Teams 

Als meeting organisator ben je verantwoordelijk voor het leiden van de meeting. Voor elke meeting geldt als best practice dat je een agenda en/of op z’n minst doelen deelt. Je denkt op voorhand na over hoe je ervoor kunt zorgen dat elke deelnemer op een eigen manier bijdraagt aan de vergadering.

Het communiceren van meeting etiquette

Deel aan het begin van elke vergadering de meeting etiquette. Wat zijn de verwachte gedragingen en hoe wordt interactie gestimuleerd?

Denk daarbij aan:

• Mute / unmute discipline. Hoe kunnen mensen vragen stellen? Verbaal, chat of beide?
• Vragen ordenen en prioriteren. Zal ik de Raise Your Hand functie gebruiken?
• Camera aanzetten. Stimuleer ik mijn deelnemers om hun camera aan te zetten?
• Andere opties. Welke andere opties kan ik gebruiken om live feedback te verzamelen tijdens mijn meeting?

Mute/unmute of mute all?

Creëer aan het begin van elke vergadering bewustzijn rond de knop voor mute/unmute om storende achtergrondgeluiden te voorkomen.

Mute all – demp in één keer de microfoon van alle deelnemers.

Sta deelnemers niet toe het dempen op te heffen – totdat je anders besluit.

Wist je trouwens dat Microsoft onlangs ruisonderdrukking heeft geïntroduceerd? De intelligentie van Teams zorgt ervoor dat achtergrondgeluiden weg gefilterd worden, waardoor er minder ruis ontstaat.

Vragen stellen met de “raise your hand” functie

Laat de deelnemers de functie “raise your hand” gebruiken. Dit helpt je bij het structureren van vragen. Heb je alle deelnemers permanent gedempt? Als organisator kun je het dempen van een deelnemer altijd tijdelijk opheffen zodat een deelnemer een vraag kan stellen.

Weet je dat de volgorde waarin mensen een hand opsteken als zodanig wordt weergegeven? De persoon die als eerste een hand opsteekt, staat bovenaan de lijst, gevolgd door de tweede, enzovoort. Handig!

Camera aan = makkelijker communiceren én meer fun

Overweeg om deelnemers te motiveren om hun camera's in te schakelen. 55% van de communicatie vindt non-verbaal plaats. Zonder beeld is het onmogelijk om non-verbale communicatie en sociale signalen op te vangen. Zonde toch?

Zit je in een vergadering van vijf personen of meer? Probeer dan eens de Together-mode om gesprekken natuurlijker te laten voelen, vermoeidheid bij vergaderingen te verminderen en natuurlijk voor de fun! Zet Together-mode aan via more options (...) en selecteer een leuke achtergrond naar keuze.

Stimuleer meeting inclusiviteit door het gebruik van polls en live reactions

Tijdens een virtuele meeting is het moeilijker om sociale signalen op te vangen en daarom gemakkelijker voor extraverte mensen om centraal te staan tijdens een vergadering. Teams helpt om gelijke kansen voor iedereen te creëren, zodat ook introverte mensen actief mee doen. Door een aantal handige functies kun je de communicatie vergemakkelijken. Als organisator van een meeting ben jij de aangewezen persoon om het voortouw te nemen om inclusiviteit tijdens je meeting te stimuleren.

Gebruik bijvoorbeeld Forms om polls tijdens vergaderingen te maken. Let op: deze functie is mogelijk nog niet beschikbaar in jouw organisatie.

Stimuleer "live reactions". Dit is een nieuwe functie die momenteel wordt uitgerold. Het is een leuke manier om reacties te delen met de persoon die de presentatie geeft. Klik om te applaudisseren, een duimpje te geven, een glimlach of een hartje te delen.

Samengevat

Kortom, als je een vergadering organiseert, onthoud dan dit:

• Bedenk hoe je jouw meeting zult voorbereiden. Maak een agenda en stel doelen.
• Leid met energie. Houd jezelf en anderen op de juiste manier betrokken.
• Faciliteer. Deel een meeting etiquette, gebruik de mute-knop en hand-functie. Zo creëer je structuur in je meeting.
• Stimuleer het gebruik van camera’s. Dit zorgt voor betere communicatie én fun. Gebruik eventueel de Together-mode.
• Actieve interactie. Deelnemers kunnen hun reacties delen via live reactions of stuur een poll om van iedereen input te krijgen.

Wil je meer handige tips en tricks ontvangen en inzicht krijgen in best practices voor Teams? Louis Herbers vertelt over het delen van een PowerPoint-presentatie en het selecteren van diverse meeting opties. Zeer het lezen waard! (5 minuten). Klik hier om naar zijn blog te gaan.