Loading...

Loading...

Handige tips voor het delen van PowerPoint in Microsoft Teams

  • Geplaatst op donderdag 7 mei 2020
Tips voor het delen van Powerpoint in Teams

De meeste mensen delen hun slides in Teams via de knop ‘Delen’. Maar er zijn ook andere manieren die handiger zijn.

Thuiswerken zorgt voor groei in gebruik van Microsoft Teams

Microsoft Teams is een productnaam die de afgelopen weken veelvuldig voorbijkomt in diverse media. Nu heel veel mensen thuis moeten werken is het essentieel voor bedrijven dat mensen virtueel kunnen vergaderen. Om in deze behoefte te voorzien wordt er nu door veel mensen veel intensiever gebruik gemaakt van tools die dit ondersteunen. In Nederland is Microsoft Teams daarvan de meeste gebruikte, met 60%.

Dit verklaart ook de enorme groei in het gebruik van Microsoft Teams van meer dan 200%, waarbij er naast audio ook steeds meer gebruik gemaakt wordt van video.

 

Ook bij Avanade zijn alle meetings nu virtueel en wordt er dus intensiever gebruik gemaakt van Microsoft Teams. En waar voorheen bij virtuele meetings de meeste mensen alleen audio gebruikte en de camera uitlieten, staat hij nu bijna altijd aan. Het is toch gemakkelijker om aandacht en emoties in te schatten als je de ander kunt zien en dit zorgt er dus voor dat we meer persoonlijk verbonden blijven. Veel van de functionaliteiten in Microsoft Teams bestaan al heel lang en waren voorheen bekend als Skype for Business en daarvoor Lync. Met Microsoft Teams zijn al deze functionaliteiten opnieuw opgebouwd in de Microsoft Cloud. Met eenvoud in gebruik, alsmede stabiliteit en uniformiteit over de verschillende apps op PC en mobiele apparatuur als grootste voordelen. Daarnaast voegt Microsoft Teams aan die communicatiemogelijkheden ook de collaboratiefunctionaliteiten van Office 365 toe in één applicatie. Een zeer veelzijdige en breed inzetbare applicatie dus!

Naast het audio- en videobellen en het scherm delen is er in Microsoft Teams nog veel meer mogelijk. Een aantal opties die kunnen helpen om nog efficiënter met Microsoft Teams te werken wil ik hier graag aanstippen.

Presentatie delen via PowerPoint

Wanneer je in een Teams meeting kiest voor het delen van de inhoud (via Scherm delen), wordt er vaak gekozen voor Desktop of Window. Dat is een praktische manier om inhoud in een meeting te delen. Je kunt er ook voor kiezen om de presentatie direct vanuit PowerPoint te geven, door het bestand zelf te delen vanuit het kopje PowerPoint.

Dit heeft als voordeel dat zowel de presentator als deelnemers eenvoudig door de slides heen kunnen klikken en ook de besturing effectiever wordt weergegeven. Ook is dit efficiënter voor het netwerk. Doordat je zo samenwerkt in PowerPoint zelf, verbruik je tot 90% minder bandbreedte. Ideaal dus om ook de boodschap over te brengen aan die deelnemers die een wat slechtere netwerkverbinding hebben, of die hun netwerk moeten delen met huisgenoten!

Extra opties

Wanneer je een Teams vergaderverzoek in Outlook uitstuurt, zijn er ook extra mogelijkheden om deze wat meer voor te bereiden. Zo kun je aangeven wie er gemachtigd zijn om te presenteren en wie er bijvoorbeeld moet wachten in de lobby. Dit is handig om eerst zelf de presentatie klaar te zetten voordat je de deelnemers toelaat in de meeting.

Dit doe je door in de uitnodiging op Meeting Options te klikken.

Op de pagina die dan opent, kan je instellen wie (er niet) in de lobby hoeven te wachten en wie er gemachtigd zijn om te kunnen presenteren. Deze personen hebben vervolgens ook meer mogelijkheden, zoals de wachtenden in de lobby toelaten in de meeting, en de microfoon dempen van deelnemers.

PowerPoint vooraf laden

Je kunt ook een PowerPoint-presentatie vooraf inladen. Wanneer je via Outlook een uitnodiging voor een Teams meeting stuurt, kun je een PowerPoint-presentatie bijvoegen. In de Teams meeting komt direct als eerste optie naar voren om de PowerPoint te delen. Met een paperclip icoontje om duidelijk te maken dat dit de bijlage betreft.

Ben je voornemens een nieuwe Teams meeting te plannen waarvoor je een PowerPoint-slidedeck voorbereid hebt, dan helpen deze tips je het presenteren nog makkelijker en efficiënter maken!

 

Categorie Technology

Jan Verburgt

Kan ik de PowerPoint die ik gedeeld heb en heb laten zien ook delen (versturen) naar mijn cursisten in teams?

dinsdag 16 februari 2021

Louis Herber

Beste @RJ Veldman, @Linette Vael, jullie vragen hebben betrekking op hetzelfde onderwerp: de zichtbaarheid van de selectie "recent gebruikte/gedeelde" PowerPoint presentaties in het deelscherm/lade.

Helaas is het (bij mijn weten, en op dit moment) niet mogelijk om deze naar eigen inzicht aan te passen. Dit scherm ziet er ook voor iedereen anders uit; het is gebaseerd op een mechanisme welke probeert te voorspellen welke PowerPoints het meest relevant zijn en daarmee het meest waarschijnlijk zijn om gedeeld te worden. Het is ontworpen om de stap naar de extra klik op "bladeren" zo veel mogelijk te voorkomen, wat in jullie gevallen dus helaas niet optimaal gewerkt heeft.

woensdag 3 februari 2021

Louis Herber

Hallo @Loek van der Klugt, vermoedelijk bent u dan geen presentator in de meeting, maar deelnemer. 

Via het deelnemersoverzicht ( het knopje met de twee poppetjes, bovenaan in de ribbon (het eerste icoontje)), bent u dan zichtbaar als attendee of deelnemer.

De presenter kan dan met rechts klikken op uw naam en kiezen voor de optie "make a presenter" of "presentator maken". Hierna heeft u de mogelijkheid om uw een PowerPoint en/of uw scherm te delen!

woensdag 3 februari 2021

Louis Herber

Hallo @Sara G, Als ik de vraag goed begrijp probeert u dan vanuit Powerpoint de presentator modus. Die is er voor gemaakt om op één scherm de presentatie te tonen, terwijl u op het andere scherm die bedient.
Het Teams venster op de monitor gebruiken waar  u ook de powerpoint bedient is een deel van de oplossing, maar moet u nog steeds tussen powerpoint bedienen en teams schakelen.

Wanneer u PowerPoint deelt op de in dit artikel beschreven manier, is ook de bediening van Powerpoint binnen Teams, waardoor het helaas (nog) niet mogelijk is om én alle deelnemers te zien, én de presentatie.

woensdag 3 februari 2021

RJ Veldman

Weet iemand hoe ik PPT's, die collega's hebben gedeeld, achteraf weer kan verwijderen uit mijn eigen Teams deelscherm? De boel vervuild daardoor behoorlijk. Sommige presentaties zijn van maanden geleden en de icoontjes blijven alsmaar staan. Iemand een oplossing?

zondag 31 januari 2021

Linette Vael

Hoe organiseer ik de lade in MS Teams? Oftewel hoe haal ik presentaties eruit die ik niet (meer) nodig heb?

dinsdag 26 januari 2021

Loek van der Klugt

Ik krijg een uitnodiging om deel te nemen aan een Teams vergadering om een PowerPoint te presenteren.
Als ik in de vergadering ben, krijg ik met geen mogelijkheid mijn presentatie gedeeld. De organisator snapt ook niet waarom dat niet werkt. Als ik de PP eerst naar de organisator stuur, dan kan de organisator de PP wel delen. Ik moet dan telkens zeggen "Volgende", dat is erg irritant!

donderdag 21 januari 2021

Sara G

Hallo Louis,

Ik heb 2 beeldschermen. Op mijn hoofdbeeldscherm heb ik Teams, op mijn 2e scherm heb ik de PowerPoint. Als ik de PowerPoint niet in presenteermodus heb, zie op mijn eerste scherm in Teams gewoon alle deelnemers en op mijn tweede scherm PowerPoint.
Maar zodra ik de PowerPoint in presenteermodus zet, verandert ook mijn Teams scherm, en is de presentatie daar ook zichtbaar. Dat wil ik niet. Ik wil op mijn eerste scherm alleen Teams zien en het scherm volledig gevuld hebben met alle deelnemers. Hoe los ik dit op? 

Alvast bedankt en groeten,
Sara

donderdag 7 januari 2021

Louis Herber

Beste Pascalle,

Het is bij mijn weten nog niet mogelijk om de video's separaat uit het meeting scherm te halen. Wellicht dat dit in de toekomst wel mogelijk wordt. U zou wél bijvoorbeeld met twee 'gebruikers' kunnen deelnemen en op die manier op een separaat scherm de collega's te zien.

De chat is zeker beschikbaar voor iedereen gedurende de meeting, deelnemers kunnen daar vragen stellen en beantwoorden.

Een Poll uitzetten kan zeker: dit kan je doen door (in de voorbereiding) via het "kalender" icoon in Teams zelf naar de uitnodiging/geplande meeting te gaan. Nu is er een + icoontje zichtbaar bovenaan, hier kan je "Microsoft Forms" toevoegen aan de meeting als een tabblad. Daarin kan u polls voorbereiden indien gewenst. Deze kunnen vervolgens gedurende de meeting, door de presentator, middels een nieuwe 'tab'/icoon in de meeting, gestart worden. Dit voorbereiden hoeft niet; als u enkel "Forms" toegevoegd heeft als tabblad, kunnen er ook tijdens de meeting 'op verzoek' polls aangemaakt worden.

donderdag 10 december 2020

Pascalle Buiting

Hoi Louis, in aanvulling op de vraag van Wieneke, hoe kan ik de presenteermodus gebruiken en ook mijn collega's zien (en hoeveel collega's kan ik dan met videobeeld in beeld krijgen)? 
Tegelijkertijd wil ik de mogelijkheid bieden om via de chat vragen te laten stellen en bijv. een poll uit te zetten. Is dit mogelijk via Teams? Tips zijn van harte welkom. 

donderdag 19 november 2020

Amber Holms

Hoi, bedankt voor de tips! Ik gebruik vaak 'Venster' om een powerpoint presentatie te delen. Ik loop vaak tegen het volgende aan en ik heb geen idee wat ik daaraan kan doen, misschien heb je een tip? Vaak deel ik de powerpoint via ''Venster" en stop daarna even met delen, omdat ik wat wil uitleggen terwijl ik  helemaal in beeld ben. Maar als ik daarna weer verder wil en de powerpoint opnieuw wil delen, staat ie ineens niet meer als optie onder Venster. De presentatie staat bij mij wel gewoon nog steeds open. Wat ik dan moet doen is de powerpoint sluiten, verkenner opstarten en vanuit daar de powerpoint openen, naar de juiste pagina springen en dan mijn bureaublad delen. Want onder Venster komt-ie niet meer terug. Enig idee wat hier de oorzaak van kan zijn?

woensdag 18 november 2020

Louis Herber

Hallo Wieneke! Bedankt voor je reactie. Dat kan zeker, maar niet op de voorgestelde methode in het artikel. Hoe dit wel kan:

1. Open de presentatie in powerpoint, 'naast' de vergadering in Teams.
2. Start nu de presenteer-modus in PowerPoint door op "Alt+F5" te toetsen wanneer je de presentatie geopend hebt.
3. Schakel nu terug naar Teams met "Alt+Tab". Via de optie "delen" kan je nu het "venster"/ "window" delen van de presentatie. Let op: PowerPoint heeft twee 'vensters' : één van de presentatie, en één van de presenteer-modus. Selecteer dus de presentatie.

Op een computer met twee schermen, kan je nu eenvoudig het Teams-scherm verplaatsen over de presentatie heen. De deelnemers zien nog steeds de volledige presentatie, en jij zo ook de presenteer-modus op het tweede scherm.

 Op een computer met één scherm, schakel je eenvoudig tussen de presenteer-modus en het teams scherm met "Alt+ Tab". De deelnemers zien enkel de presentatie zelf.

maandag 16 november 2020

Wieneke Meijer

Dank jullie wel voor alle opties. ik vroeg mij af kan ik een powerpoint delen met studenten, waarbij ik de notitie-pagina zie en zij gewoon de presentatie?

vrijdag 13 november 2020

Monthly Updates

Ontvang maandelijks een overzicht van onze laatste blogs in je mailbox.

Next steps

Talk to us about how we can bring the power of digital innovation to your business.

Share this page