De meeste mensen delen hun slides in Teams via de knop ‘Delen’. Maar er zijn ook andere manieren die handiger zijn.

Thuiswerken zorgt voor groei in gebruik van Microsoft Teams

Microsoft Teams is een productnaam die de afgelopen weken veelvuldig voorbijkomt in diverse media. Nu heel veel mensen thuis moeten werken is het essentieel voor bedrijven dat mensen virtueel kunnen vergaderen. Om in deze behoefte te voorzien wordt er nu door veel mensen veel intensiever gebruik gemaakt van tools die dit ondersteunen. In Nederland is Microsoft Teams daarvan de meeste gebruikte, met 60%.

Dit verklaart ook de enorme groei in het gebruik van Microsoft Teams van meer dan 200%, waarbij er naast audio ook steeds meer gebruik gemaakt wordt van video.

Ook bij Avanade zijn alle meetings nu virtueel en wordt er dus intensiever gebruik gemaakt van Microsoft Teams. En waar voorheen bij virtuele meetings de meeste mensen alleen audio gebruikte en de camera uitlieten, staat hij nu bijna altijd aan. Het is toch gemakkelijker om aandacht en emoties in te schatten als je de ander kunt zien en dit zorgt er dus voor dat we meer persoonlijk verbonden blijven. Veel van de functionaliteiten in Microsoft Teams bestaan al heel lang en waren voorheen bekend als Skype for Business en daarvoor Lync. Met Microsoft Teams zijn al deze functionaliteiten opnieuw opgebouwd in de Microsoft Cloud. Met eenvoud in gebruik, alsmede stabiliteit en uniformiteit over de verschillende apps op PC en mobiele apparatuur als grootste voordelen. Daarnaast voegt Microsoft Teams aan die communicatiemogelijkheden ook de collaboratiefunctionaliteiten van Office 365 toe in één applicatie. Een zeer veelzijdige en breed inzetbare applicatie dus!

Naast het audio- en videobellen en het scherm delen is er in Microsoft Teams nog veel meer mogelijk. Een aantal opties die kunnen helpen om nog efficiënter met Microsoft Teams te werken wil ik hier graag aanstippen.

Presentatie delen via PowerPoint

Wanneer je in een Teams meeting kiest voor het delen van de inhoud (via Scherm delen), wordt er vaak gekozen voor Desktop of Window. Dat is een praktische manier om inhoud in een meeting te delen. Je kunt er ook voor kiezen om de presentatie direct vanuit PowerPoint te geven, door het bestand zelf te delen vanuit het kopje PowerPoint.

Dit heeft als voordeel dat zowel de presentator als deelnemers eenvoudig door de slides heen kunnen klikken en ook de besturing effectiever wordt weergegeven. Ook is dit efficiënter voor het netwerk. Doordat je zo samenwerkt in PowerPoint zelf, verbruik je tot 90% minder bandbreedte. Ideaal dus om ook de boodschap over te brengen aan die deelnemers die een wat slechtere netwerkverbinding hebben, of die hun netwerk moeten delen met huisgenoten!

Extra opties

Wanneer je een Teams vergaderverzoek in Outlook uitstuurt, zijn er ook extra mogelijkheden om deze wat meer voor te bereiden. Zo kun je aangeven wie er gemachtigd zijn om te presenteren en wie er bijvoorbeeld moet wachten in de lobby. Dit is handig om eerst zelf de presentatie klaar te zetten voordat je de deelnemers toelaat in de meeting.

Dit doe je door in de uitnodiging op Meeting Options te klikken.

Op de pagina die dan opent, kan je instellen wie (er niet) in de lobby hoeven te wachten en wie er gemachtigd zijn om te kunnen presenteren. Deze personen hebben vervolgens ook meer mogelijkheden, zoals de wachtenden in de lobby toelaten in de meeting, en de microfoon dempen van deelnemers.

PowerPoint vooraf laden

Je kunt ook een PowerPoint-presentatie vooraf inladen. Wanneer je via Outlook een uitnodiging voor een Teams meeting stuurt, kun je een PowerPoint-presentatie bijvoegen. In de Teams meeting komt direct als eerste optie naar voren om de PowerPoint te delen. Met een paperclip icoontje om duidelijk te maken dat dit de bijlage betreft.

Ben je voornemens een nieuwe Teams meeting te plannen waarvoor je een PowerPoint-slidedeck voorbereid hebt, dan helpen deze tips je het presenteren nog makkelijker en efficiënter maken!