Loading...

Een nieuw tijdperk voor vermogensbeheerder Robeco

Situatie

In 2012 startte de vermogensbeheerder met You!, een initiatief om binnen Robeco het Nieuwe Werken in te voeren. Met ‘Bricks, Bytes & Behavior” als basis omvat het initiatief veranderingen in huisvesting, technologie én gedrag: hoe werk je samen, hoe deel je kennis en hoe kun je efficiënter en effectiever gebruik maken van communicatiemiddelen.
Wat die technologie betreft kampte Robeco met een sterk verouderde IT-omgeving. Met het Nieuwe
Werken willen we bereiken dat onze mensen efficiënter kunnen werken, communiceren en optimaal
kunnen samenwerken. Met onze bestaande IT-infrastructuur konden we dit onmogelijk realiseren. Die bestond namelijk uit Office XP, Lotus Notes en Windows XP, een omgeving waar onze gebruikers niet echt tevreden mee waren,” aldus Ton Ligtvoet, manager IT-Development en vanuit het management-team van IT opdrachtgever voor het werkplekprogramma ‘Workspace 2014’.

"Office 365 maakt het mogelijk plaats en tijd onafhankelijk te werken"

Ton Ligtvoet Manager IT Development Manager en opdrachtgever voor Robeco Workspace

Oplossing

Robeco heeft ruim 1.600 mensen in dienst. Van hen werken inmiddels 1.200 mensen met Office 365, niet alleen in Nederland maar ook op een aantal saleskantoren in Azië, het Midden-Oosten en Europa. Robeco is daarmee de eerste grote financiële instelling die op deze schaal de stap maakt naar Office 365. “Omdat we in de financiële dienstverlening een van de eersten zijn die met deze Microsoft-oplossing aan de slag gaan, kwamen we in het voortraject wel voor enkele verrassingen te staan. Die zijn overigens allemaal door Microsoft en Avanade opgelost, maar terugkijkend zijn dat wel leermomenten geweest,” zegt Johann Corlemeijer, vice president Infrastructure Services bij Avanade.

“Een van de uitdagingen waar Robeco voor stond, betrof de ‘compliance’ en ‘security’ regels. In principe is Office 365 een ‘one size fits all’-oplossing, dus iedere afnemer krijgt dezelfde functionaliteit tot zijn beschikking. Robeco is echter niet zo maar een afnemer. Vergeleken met andere afnemers gelden er hogere securityeisen en moeten compliance-eisen worden nageleefd, zoals opgelegd door toezichthouder De Nederlandse Bank (DNB). Vorig jaar november heeft deze toezichthouder een belangrijke barrière weggenomen om Office 365 van Microsoft in gebruik te kunnen nemen. Microsoft heeft daartoe in de overeenkomst met Nederlandse financiële instellingen - zoals Robeco - een clausule opgenomen, die DNB onderzoeksrecht geeft. Desgewenst kan DNB dus onderzoek doen of Robeco de compliance-regels in haar Office 365-omgeving naleeft.” “Dit ontslaat een financiële instelling evenwel niet van de plicht tot het uitvoeren van een gedegen risicoanalyse en risico-afweging, alvorens een definitief besluit te nemen over de invoering van Office 365, kijkend naar alle uitbestedingsregels van DNB,” voegt Ligtvoet toe.

Resultaten

Het belangrijkste voordeel dat Office 365 ons biedt, is dat we nu één moderne omgeving hebben waarin mail-, agenda én Officefunctionaliteiten zijn geïntegreerd,” zegt Ton Ligtvoet. “Bovendien beschikken we nu over tools om kennis te delen en samenwerking te faciliteren. Verder zijn geheel volgens verwachting de kosten omlaag gegaan. Zo voorziet Microsoft onze Office 365-omgeving automatisch van updates en nieuwe functionaliteiten, waar eind gebruikers meteen van kunnen profiteren.

Office-documenten maken, opslaan en bewerken met online-versies van de bekende Office-software. Bestanden delen, webvergaderingen, een intranet en een website, het is allemaal inbegrepen. als eigen devices (bij Robeco vooralsnog alleen iPhones en iPads) toegang te krijgen tot mail, agenda, communicatie en samenwerkingsfunctionaliteiten, zorgen wij voor een betere ondersteuning van de basis IT-voorzieningen, zowel thuis als onderweg, ook op niet-zakelijke devices.” Een belangrijk deel van de business case betrof het verlagen van de kosten. Corlemeijer: “Groot of klein, één mailbox, 25.000 mailboxen of meer, Office 365 is voor elke organisatie geschikt. Kostbaar maatwerk is niet meer nodig, ook onderhoud en service niet, want daar zorgt Microsoft nu voor. Daarmee is de Office 365-oplossing aanmerkelijk goedkoper dan een ‘on premises’ oplossing op eigen servers.

Robeco

Casestudy Robeco: Met Office 365 een reuzensprong van ‘stone age’ naar ‘21st century’

Gerelateerde klantverhalen

Volgende stappen

Ontdek hoe u met onze hulp uw klanten bedient op manieren die zij niet eerder voor mogelijk hielden.

CONTACT
Sluiten
Modal window
Contract
Share this page