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Convocar aumenta a eficiência e reduz o esforço manual através da automação

Situação de negócios

A iniciativa Convene (anteriormente conhecida como Melin Collectors) está crescendo. A empresa sediada na Noruega fornece a seus clientes uma gama completa de serviços de cobrança de dívidas, especializados principalmente no setor de serviços de saúde. O processo de coleta da empresa geralmente incluía trabalho baseado em papel, com documentos físicos que precisavam ser digitalizados ou inseridos manualmente no sistema. Os relatórios diários também eram feitos manualmente todas as manhãs, o que exigia tempo e recursos para fechar arquivos e cobrar taxas.

À medida que a empresa assumiu mais casos de clientes, foi necessário contratar mais funcionários para lidar com a carga de trabalho resultante. Dentro de 12 meses, a Convene saltou de oito funcionários que lidavam com documentos e executavam relatórios diários para 24. Para apoiar seu crescimento sem precisar adicionar mais funcionários, a empresa queria automatizar vários de seus processos manuais usando a automação inteligente de processos robóticos (RPA). Ao desenvolver essa estratégia, a liderança garantiu que seus funcionários estivessem totalmente envolvidos e compreendidos de que a RPA estava prestes a aumentar suas capacidades em vez de reduzir a força de trabalho da empresa.

Solução

A Convene fez uma parceria com a Avanade para ajudar a automatizar 20 processos de prioridade diária, incluindo entrada de documentos, gerenciamento e relatórios de dados, usando o Blue Prism, um software RPA líder de mercado hospedado na plataforma de nuvem Microsoft Azure. Essa solução garante consistência e flexibilidade para o futuro. O software permitirá que a empresa continue ágil, com a capacidade de ativar ou desativar a automação de processos críticos em termos de tempo, garantindo que os recursos sejam alocados onde e sempre que forem necessários.

A solução foi desenvolvida e implementada muito rapidamente. Depois de um programa piloto de oito semanas, nossa equipe começou a implantar o RPA para casos ativos e a eliminar o backlog de casos da empresa.

Resultados

Desde o início do projeto, o RPA foi implementado em mais de 80% dos processos identificados. Nesses processos, a Convene conseguiu reduzir seu backlog de dezenas de milhares de casos para zero apenas um mês após a implantação da solução. Para quantificar a eficiência de valor agregado do software Blue Prism, o projeto reduziu o esforço manual para esses processos em 53%, e 89% dos casos pendentes foram concluídos sem nenhum envolvimento humano.

Além do mais, é um ponto de orgulho para a Convene que a solução RPA funcione ao lado dos funcionários, preservando os empregos. Esta não é uma história sobre a substituição de robôs pela força de trabalho humana; em vez disso, é um ótimo exemplo de como a automação de processos baseados em papel pode melhorar a experiência do funcionário e ajudar os funcionários a concluir as tarefas de forma mais eficiente, para que eles possam suportar plenamente as necessidades da empresa.

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