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Possibilitando uma nova visão para a colaboração

Situação dos negócios

A UPM reformulou sua direção estratégica para se tornar uma empresa de "Biofore" com foco na sustentabilidade e inovação. Queria as ferramentas necessárias para permitir aos funcionários compartilhar informações e colaborar de forma mais eficaz e eficiente. No entanto, a tecnologia existente para o usuário final da UPM era relativamente antiga e fragmentada. Em resposta, a UPM decidiu implementar uma plataforma unificada, com base no software da Microsoft, que traria uma nova forma de trabalho para a organização.

Solução

A UPM fez uma parceria com a Accenture e com a Avanade, sobre a iniciativa "Workspace" que envolveu as seguintes quatro fases ativas:

  • Implementação de mais de 13.000 estações de trabalho com Windows 7 e Microsoft Office 2010. 
  • Criação de dois novos sites direcionados ao cliente da UPM e quase 30 sites de intranet, com base no Microsoft SharePoint 2010.
  • Lançamento de novas ferramentas de e-mail e comunicação (por exemplo, Microsoft Outlook 2010, Office Communicator e Lync) entregues através de serviços em nuvem da Microsoft.
  • Implementação de sites de colaboração que utilizavam o SharePoint.
A estreita colaboração entre a UPM e a Accenture foi crítica, com uma estrutura de governança comum alocada para supervisionar o programa. Além disso, os intensos esforços de gerenciamento de mudanças ajudaram a construir o compromisso e a aquisição. A Accenture também desenvolveu o treinamento para todos os 24.000 funcionários da UPM — e entregou em mais de 80 locais em oito idiomas diferentes.​

Resultados

Com um cronograma agressivo de 16 meses de implementação, o programa Workspace da UPM foi concluído dentro do prazo e do orçamento. O esforço trouxe mudanças significativas para a organização, e foi conduzido com o mínimo de interrupção para os funcionários da UPM. Por exemplo, 13.000 estações de trabalho foram implementadas nos cinco continentes em apenas cinco meses — e cada troca de estação de trabalho levou menos de 45 minutos em média.
A nova plataforma unificada da UPM incorpora uma funcionalidade moderna e ferramentas comuns, aplicativos e processos que permitem aos funcionários encontrar e compartilhar informações e ideias mais facilmente. Essa nova forma de trabalhar é vital para a estratégia da UPM, alinhada com seus valores essenciais e uma etapa crítica em direção ao alto desempenho.

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