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Office 365: 从石器时代到 21 世纪的一次伟大飞跃

业务状况

2013 年,这家资产管理公司启动了 You! 提案;这是一个面向其“新工作方式”计划的内部提案。 You! 以“程序块、字节和行为”作为其核心概念,它包括了在便利设施、技术和行为领域的变革: 如何更有效和更高效地合作,共享知识,以及使用通信工具。

就技术方面而言,由于其目前使用的是较为陈旧的 IT 系统,因此 Robeco 面临着艰难的斗争。 “新工作方式的目标是要使我们的员工能够更加高效地工作并进行最优水平的通信和协作。 如果通过我们现有的 IT 基础设施,这证明几乎是不可能实现的,因为现有的 IT 基础设施是由 Office XP、Lotus Notes 和 Windows XP 组成的。 我们的用户对该环境特别不满意。”Ton Ligtvoet 如是评论道,他是 IT 开发经理兼 IT 管理团队成员,负责启动“工作场所 2014”工作场所计划。

"有了 Office 365 之后,空间和时间都不再是限制。"

Ton Ligtvoet IT 开发经理兼 Robeco 工作场所专员

业务状况

Robeco 雇用了 1600 多名员工,其中有 1200 名员工已经在使用 Office 365 工作,不仅分布在荷兰境内,还分布在亚洲、中东和欧洲的许多销售办事处。 这使得 Robeco 成为第一家在这种规模上迁移到 Office 365 的知名金融机构。 “由于我们率先在金融服务中开始使用该 Microsoft 解决方案工作,因此我们在初期阶段遇到了一些未曾料到的困难。 这些困难后来都被微软和埃维诺逐个解决了,但是回顾往事,我们无疑从他们身上得到了教益。”埃维诺技术基础设施副总裁 Johann Corlemeijer 表示,

“Robeco 所面临的挑战之一是以合规性和安全法规为中心。 从理论上来说,Office 365 是一个通用的解决方案,这意味着可供每个客户使用的功能都是相同的。 但 Robeco 不是普通的客户。 与其他的客户相比较,其安全要求更加严厉,而且根据监管方 De Nederlandsche Bank (DNB) 的要求,还必须遵守合规性规范。 去年十一月,该监管方不在对 Microsoft Office 365 的使用限制。 经荷兰金融机构(如 Robeco)同意,微软加入了下面这一条款:授予 DNB 进行调查的权利。 因而,DNB 有权对 Robeco 在 Office 365 环境中的合规性进行调查。” “这并不意味着免除了金融机构在引进 Office 365 之前需要执行一次全面风险分析和风险评估同时还要遵守 DNB 外包规则的义务。”Ligtvoet 补充说道。

结果

“Office 365 对我们的最大优势是能够拥有一个单一的现代化环境,它集成了邮件、日历和 Office 功能。”Ligtvoet 表示, “现在我们还拥有可以用于共享知识和促进协作的工具。 就像我们之前预测的那样,成本降低了。 Microsoft 自动更新我们的 Office 365 环境,同时添加我们的最终用户可以即刻享受到的这些新功能。”

Ligtvoet 还列举了以下优势:易于使用,拥有广泛的功能,增强了组织内部的协作,在智能手机上也能使用。 “无论是在工作中还是在家里,无论是在企业设备上还是个人设备上,我们都在改进基础的 IT 支持,这部分归功于网页邮件 (webmail) 的引进以及可以选择通过企业智能手机和个人设备(在 Robeco 的案例中主要是使用 iPhone 和 iPad)访问邮件、日历、通信和协作功能”。 该案例的主要亮点是降低了企业成本。 Corlemeijer: “无论是大型企业还是小型企业,不管是一个邮箱、25,000 个邮箱还是更多的邮箱,Office 365 适合于所有的企业。 不再需要成本昂贵的定制,也不再需要维护和服务;所有这些都将由微软来处理。因此,Office 365 选项的花费要显著低于内部服务器上的‘本地’解决方案。”

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