Situatie
Melin Collectors groeit. Het Noorse bedrijf biedt haar klanten een volledig aanbod van facturerings- en incassodiensten, en specialiseert zich met name in de zorgsector. Het incassoproces van het bedrijf bestond deels uit papiergebaseerde taken, bijvoorbeeld om documenten te scannen of deze handmatig in te voeren in het systeem. De dagelijkse rapportage werd ook elke ochtend handmatig uitgevoerd, wat veel tijd en arbeid vergde die daardoor niet kon worden besteed aan het afsluiten van dossiers en het innen van kosten.
Naarmate het bedrijf meer dossiers van klanten op zich nam, moest er extra personeel worden ingehuurd om de grotere werklast af te handelen. Binnen twaalf maanden groeide het aantal medewerkers voor het afhandelen van documenten en de dagelijkse rapportage bij Melin Collectors van acht naar 24. Om groei mogelijk te maken zonder het personeelsbestand uit te breiden, wilde het bedrijf verschillende handmatige processen automatiseren met intelligente procesautomatisering met robotica (RPA). Bij het ontwikkelen van deze strategie vergewiste het management zich ervan dat iedereen betrokken was en begreep dat RPA het doel had om hun capaciteiten te vergroten in plaats van het personeelsbestand te verkleinen.
"Consultants from Avanade came in and worked right next to our employees as part of the same team. While some consultants show up in suits and ties, Avanade blended in like they’d always been there. That made a huge difference."
Oplossing
Melin Collectors koos voor Avanade om 20 kritieke dagelijkse processen te automatiseren — waaronder documentinvoer, documentbeheer en datarapportage — met Blue Prism: toonaangevende RPA-software die wordt gehost op het Microsoft Azure-cloudplatform. Deze oplossing garandeert ook in de toekomst consistentie en flexibiliteit. Met deze software kan het bedrijf agile werken en automatisering in- of uitschakelen voor tijdgevoelige processen, waarbij medewerkers worden toegewezen waar en wanneer deze nodig zijn.
De oplossing werd zeer snel ontwikkeld en geïmplementeerd. Na een pilotprogramma van 8 weken begon ons team met de uitrol van RPA voor actieve dossiers, zodat de achterstand van het bedrijf werd verminderd.
Resultaten
Sinds het begin van het project is RPA geïmplementeerd voor meer dan 80% van de vastgestelde processen. Bij deze processen kon Melin Collectors de achterstand van tienduizenden dossiers binnen een maand na de implementatie van de oplossing volledig wegwerken. De toegenomen efficiëntie door de Blue Prism-software kan als volgt worden gekwantificeerd: het project heeft de handmatige arbeid voor deze processen met naar schatting 53% verminderd en 89% van de uitstaande dossiers werd voltooid zonder enige menselijke tussenkomst.
Afgezien van de getallen is Melin Collectors er trots op dat de RPA-oplossing een aanvulling vormt op de medewerkers en er geen banen verloren gaan. Dit is geen verhaal over robots die werknemers vervangen, maar het is een prachtig voorbeeld van de wijze waarop de werknemerservaring en efficiëntie kunnen worden verbeterd door het automatiseren van papiergebaseerde processen, zodat de werknemers beter aan de behoeften van het bedrijf kunnen voldoen.
Melin Collectors increases efficiency and reduces manual effort through automation
Read the full case study.