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Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen digitalisieren

  • Veröffentlicht am 5, April 2022
  • Geschätzte Lesezeit: 3 Minuten

Die CFO zitiert einen Altkanzler

„Ich spüre da so eine Leere ...“ Vertriebsleiter Arndt Schmidke fasst sich an den Kopf – und grinst. In den vergangenen Monaten hat sich sein ursprünglich kleines Projekt, Microsoft Dynamics 365 im Vertrieb einzuführen, zum Dauerbrenner für weite Teile des Unternehmens entwickelt. Nun ist auch die Integration mit dem Finance-System umgesetzt – und das Projekt damit vorerst abgeschlossen. „Keine Sorge“, beruhigt ihn CFO Anja Biermann, die mit ihm gemeinsam am Konferenztisch sitzt, wo gleich eine Vorstandspräsentation stattfinden soll. „Dein Baby wird weiterhin deine Zuwendung brauchen, das Thema bist du noch lange nicht los.“

Seitdem in der früheren Ausbaustufe die Logistikprozesse mit dem Marketing- und Vertriebssystem verbunden worden sind, ist wieder einmal viel passiert. Davon sind diesmal die Vorstände auch ganz unmittelbar betroffen, weshalb Anja und Arndt die Kollegen zusammengerufen haben.

Denn eigentlich war es die CFO gewesen, die Dynamics 365 als Erste ins Unternehmen getragen hatte; vor über zwei Jahren, als sie von Excel die Nase voll hatte und die Finanzprozesse komplett auf Dynamics 365 umstellte. Mit Self-Service-Funktionen, Automatisierungen und der Formel für entspannte Weihnachten.

Vertriebs-Reporting auf Knopfdruck

„Letzte Woche haben wir die Integration vollzogen und unsere beiden Dynamics-365-Inseln miteinander verbunden“, referiert Anja, als die Kollegen vollständig versammelt sind. „Arndts System für Marketing, Vertrieb und Logistik ist jetzt vollständig in die Finance- und Reporting-Prozesse eingebunden, die wir vor zwei Jahren aufgesetzt haben. Jetzt wächst zusammen, was zusammengehört.“

Für die Vorstände heißt das, dass sie die zunächst argwöhnisch beäugten, mittlerweile lieb gewonnenen Self-Service-Funktionen nun auch für Abfragen in Marketing und Vertrieb nutzen können. „Wir haben das Portal, das ihr bereits kennt, um die Prozesse erweitert, die sich um den Kunden drehen“, erläutert Arndt und zeigt eine neue PowerPoint-Folie. „Hier gibt es aggregierte Kennzahlen für den schnellen Blick aufs große Ganze, und von dort aus könnt ihr, wenn nötig, bis zum Status eines einzelnen Auftrags herunterklicken. Außerdem findet ihr hier von nun an unser Vertriebs-Reporting, immer aktuell, immer mit Blick auf den Gesamtzusammenhang.“

Automatisierung von Forecasting und Abschlüssen

„Und auch für Finance erweitert sich die Perspektive ganz erheblich“, fährt Anja fort. „Zum einen liefern uns die Daten aus Marketing, Vertrieb und Logistik künftig automatisch Forecasts zu Umsatz, Cashflow und anderen wichtigen Faktoren. Zum anderen läuft das Billing jetzt ohne manuelle Zwischenschritte – und das setzt sich fort bis zu Erleichterungen bei Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen, die noch einmal einfacher werden, weil wir weniger Daten händisch einsammeln müssen.“

Das Gesamtbild von Anfang an vor Augen

Ausgehend von zwei Abteilungsprojekten ist Dynamics 365 im Unternehmen von Anja Biermann und Arndt Schmidke zum zentralen Nervensystem avanciert. Prozesse sind automatisiert, vereinfacht und beschleunigt worden, so dass die Kollegen mehr Zeit fürs Wesentliche haben. Wechselwirkungen zwischen unterschiedlichen Bereichen treten zutage und lassen sich besser aussteuern als in der alten Silo-Welt. Dabei war es kein Problem, unabhängig voneinander in verschiedenen Ecken der Firma zu starten. „Wichtig war die grundsätzliche Entscheidung für eine Lösung, die fürs gesamte Unternehmen passt“, resümiert CFO Anja. „Und als wir damals Dynamics 365 für Finance auswählten, haben wir die anderen Einsatzszenarien natürlich schon in die Entscheidung einfließen lassen und dafür mit vielen Kolleginnen und Kollegen gesprochen. Insofern ist das hier das Ergebnis einer großartigen Zusammenarbeit vieler.“

Am Ende der Sitzung sind bereits wieder so viele Ideen entstanden, dass der Projektabschluss nicht nur verschoben, sondern ganz gestrichen worden ist. „Wir machen einen interdisziplinären Lenkungskreis auf, um das System in kleinen Schritten zu verbreitern und am Puls der Zeit zu halten“, bringt CEO Markus Menke, genannt MM, den gefassten Beschluss auf den Punkt. „Hab‘ ich ja gesagt“, wendet sich Anja dem Kollegen Arndt Schmidke zu, der das neue Gremium zusammen mit IT-Leiter Lutz Barenberg übernehmen wird. „Damit hast Du noch eine Zeit lang zu tun.“

Blogserie und Webinar

Dies ist der fünfte und letzte Teil einer Blogserie, die sich dem Customer Experience Lifecycle widmet, wie wir ihn bei Avanade verstehen. In mehreren Etappen haben wir Vertriebsleiter Arndt Schmidke und seine Kollegen durch ihren Alltag begleitet, von Marketing, über Vertrieb, IT und Logistik bis hin zu Unternehmensleitung und Finanzwesen.

Übrigens: Schauen Sie sich unsere Webinar zum Thema: „Wie Sie einen durchgänigen Lead to Cash-Prozess aufsetzen“ an.

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