Ein kleiner Klick für Sarah Jelinek, ein großer …
„Drei, zwei, eins …“ Mehrere Kolleginnen und Kollegen stehen im Halbkreis um Sarah Jelinek herum, die auf dem Bildschirm noch einmal die Einstellungen überprüft. „… Zündung!“ Und die Junior Marketing Managerin setzt das System mit einem Mausklick in Gang. Zwar sind wir hier nicht Zeugen des Starts einer Weltraummission und dennoch wohnen wir dem Beginn einer kleinen Revolution bei: CMO Patrick Hofer und sein Team haben CRM, Kampagnen- und Eventmanagement mit Microsoft D365 ins Digitale gebracht – und nun ist die erste Kampagne mit der ersten Marketingaussendung abgehoben.

Es liegt eine turbulente Zeit hinter dem Team. Einige wenige technische Hürden waren zu überwinden. Vor allem mussten Prozesse modernisiert und neu gestaltet werden, um das neue System und die Anforderungen des Marketings miteinander in Einklang zu bringen. Mithilfe von D365 entstand aus verschiedenen Silos eine integrierte Gesamtlösung, die die Abläufe und die Kollaboration im Marketingteam grundlegend verbessert hat.

Segmentierung, Content, Customer Journey
Knapp drei Wochen zuvor hatte Sarah die Kolleginnen und Kollegen zusammengetrommelt, um die ersten mit D365 geplante und vorbereiteten Maßnahmen zu besprechen. „Wir stellen zunächst einmal unsere laufende Regelkommunikation um – den Newsletter und die regelmäßigen Produkt-Mailings. Und weil das für uns alle hinsichtlich D365 neu ist, habe ich …“ – die Tür des Besprechungsraums öffnet sich – „… Robert Eldrich, den ihr als externen Consultant ja alle aus der Systemeinführungsphase kennt, gebeten, uns heute Hilfestellung zu geben bei den konkreten Schritten, die nun anstehen.“

Nach einer kurzen Begrüßung steigt Robert direkt ins Thema ein, schließlich sind alle Anwesenden in Sachen D365 auf dem gleichen allerneuesten Stand, so dass es keinerlei Basiserklärungen braucht.

„Wir konzentrieren uns im Marketing mit D365 auf drei Säulen – Segmentierung, Content und Automatisierung im Sinne der Customer Journey. Erster Schritt wird nun sein, Design-Vorlagen für die unterschiedlichen Einsatzgebiete zu erstellen. Für den Newsletter, für Mailings, für Landingpages und alles, was Ihr so standardmäßig braucht. Dann geht es darum, die Zielgruppen für Eure Mailings per Segment neu zu definieren. Vergesst Eure alten Verteilerlisten. Ihr werdet D365 für die Vereinfachungen lieben, die es euch bringt. Den Newsletter schickt Ihr natürlich an die üblichen Abonnentinnen und Abonnenten, aber was die Zielgruppen der Mailings angeht, da könnt Ihr jetzt viel feiner und gezielter segmentieren und Kontakte so sehr individuell ansprechen.“ Die für Datenselektion und Analytics zuständige Kollegin nickt zustimmend.

Multikampagnen-Management – komplex und doch beherrschbar
„Auf Basis dieser Selektionen fahren wir dann mehrere Kampagnen parallel, die wir jeweils auch noch einmal in individualisierte Unterkampagnen aufteilen können“, ergreift Sarah das Wort. „Jeder Kontakt bekommt die Ansprache und die Themen, die zu ihm oder ihr passen – um alle genau da abzuholen, wo sie sich befinden. Wir werden verschiedene Landingpages und Mailing-Inhalte haben und unsere Kontakte automatisch immer mit den Informationen versorgen, die zu ihren Interessen und zu ihrem Reifegrad auf der Customer Journey passen.“

Was im ersten Moment ziemlich komplex und schwer zu organisieren klingt, funktioniert in D365 über einen zentralen Content-Pool, aus dem sich die Mitarbeitenden bedienen und den sie ganz nach Bedarf variieren können. Im System sind für alle zugänglich Zielgruppen und Kontakte sowie das Kampagnendesign inklusive Customer Journey und Automatisierungsregeln hinterlegt. Hier lassen sich Vorlagen bauen, die, sobald das Design einmal erstellt ist, immer wieder verwendet werden können, lediglich die Inhalte sind auszutauschen. Hier werden die Texte für Mailings, für Landingpages und Content-Blöcke verfasst, abgestimmt und abgespeichert. Auch alle grafischen Elemente, also zum Beispiel Logos, Fotos und anderes Bildmaterial finden sich dort. Und von dieser Plattform aus lassen sich ohne Umweg über die IT-Abteilung und ohne eigene Programmierkenntnisse Mailings und Landingpages anlegen.

Sarah schaut in die Runde – und sie freut sich. Lauter fröhliche Gesichter, keiner ist genervt oder angespannt aufgrund der großen Aufgabe, die vor ihnen liegt. Noch nicht einmal Content-Manager Daniel Bendix, der all diese Dinge wird organisieren müssen, verdreht die Augen. Das heißt, alle haben verstanden, welche Möglichkeiten das neue System bringt, und vertrauen darauf, dass es funktioniert.

Gut geplant, und dann kommt alles anders
Zwei Tage später läuft die Vorbereitung der Kampagnen auf Hochtouren. Jeder weiß, was er zu tun hat, sämtliche Aktivitäten fließen in D365 zusammen und werden von hier aus organisiert.

„Kurz mal alle herhören!“ Patrick Hofer steht winkend in der Mitte des Großraumbüros. „Wir haben einen Feuerwehreinsatz. Der Launch der neuen Produktreihe wird vorgezogen, weil unser liebster Wettbewerber, Ihr wisst, wen ich meine, gerade an etwas ganz Ähnlichem arbeitet. Die Entwicklung kriegt das innerhalb der nächsten drei Wochen hin – bis dahin müssen wir auch startklar sein.“

Rasch stellt Patrick ein Projektteam zusammen, das sich fürs Erste aus der Eventkampagne verabschiedet. „Tut mir leid, jetzt wird’s chaotisch“, meint der CMO zerknirscht zu Sarah, die das Tohuwabohu allerdings gelassen aufnimmt. „Passt schon. Vor einem halben Jahr hätte uns das ziemlich aus der Bahn geworfen, jetzt ist das alles halb so wild. Wir brauchen noch nicht einmal eine große Übergabe, denn es ist alles im System dokumentiert – wir bekommen die Kampagnen auch mit reduzierter Mannschaft hin.“

Verhältnisse auf den Kopf gestellt
Parallel dazu unterstützt Sarah die Kollegen beim Aufbau einer Projektumgebung für den Produktlaunch in D365. Innerhalb kürzester Zeit ist alles bereit, um auch hier den Kampagnen-Content zentral zu entwickeln und zu verwalten. Das Team beginnt Mailings und Landingpages vorzubereiten, definiert die automatisierten Prozesse, produziert Texte, stellt Bildmaterial zusammen, und auch die Presseabteilung bekommt einen Zugang zum System, um eine einheitliche Kommunikation auf allen Kanälen sicherzustellen.

„Wir sind mit allem fertig und warten darauf, dass es endlich losgeht“, berichtet Patrick, als er Vertriebschef Arndt Schmidke in der Kaffeeküche trifft. „Normalerweise macht uns die Produktentwicklung Druck, jetzt warten wir auf die.“ Arndt grinst und gibt zurück: „Und dann bin ich mal gespannt, wie der Übergang aus dem Marketing- in den Vertriebsprozess funktioniert, und wie Eure Leads dann zu uns reinpurzeln.“

Drei Tage später sind auch die Produktentwicklung und der Vertrieb, ja ist das gesamte Unternehmen startklar. Corporate Communications versendet die erste Pressemitteilung zur neuen Produktlinie. Der CEO und der CTO stecken in einer Videokonferenz mit Analysten und Journalisten und stellen die neue Produktlinie vor. Und Sarah Jelinek? Überprüft noch einmal die Einstellungen und hebt den Zeigefinger zum Klick. Aber das wissen wir ja bereits.

Dies ist der zweite Teil einer Blogserie rund um Microsoft Dynamics 365 im Marketing. In den kommenden Teilen werden wir uns der Lösung im Detail nähern und beleuchten, wie sie Marketingorganisationen ganz konkret in der Praxis unterstützt. Sie können es nicht abwarten und wollen schon jetzt mehr wissen? Dann kontaktieren Sie uns gerne über das Kontaktformular.

Mit Microsoft Dynamics 365 können Unternehmen ihre Marketingkommunikation automatisieren und vereinfachen. Content-Bausteine und Designvorlagen lassen sich zentral verwalten und wiederverwenden. Mailings und Landingpages können ohne Programmierkenntnisse einfach erstellt werden. Für die Definition von Zielgruppen stehen ausgefeilte Segmentierungstools zur Verfügung – damit Ihre Botschaften immer auf die richtige Adressatin oder den richtigen Adressaten treffen.

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