Die Arbeitswelt ist im Umbruch. Um mit den Veränderungen Schritt zu halten, müssen Unternehmen die Art und Weise, wie gearbeitet wird, neu denken. Das reicht von der Frage, wer welche Aufgaben wie erledigt. Unternehmen überprüfen ihre Prozesse und passen sie an hybride Arbeitsmodelle an – um funktionsfähig zu bleiben, Kosten zu senken und ihre Kundenorientierung sowie Agilität zu steigern. Für viele Firmen hat dieser Transformationsprozess bereits vor der COVID-Krise begonnen, insofern wirkt der Ausbruch der Pandemie nur als Beschleuniger.

Vor Kurzem haben wir ein besonderes Unternehmen dabei unterstützt, seine Herangehensweise an bestimmte Routineaufgaben grundlegend zu verändern – indem wir nicht einfach Plattformen modernisiert, sondern vor allem die entsprechenden operativen Prozesse überarbeitet haben. Besonders ist das Unternehmen deshalb, weil es sich nicht um irgendwen handelt, sondern um den Weltmarktführer für digitale Arbeitsplattformen: Microsoft.

Neue Ansätze für eine neue Arbeitswelt
Auch wenn Microsoft führend im Bereich Workplace-Technologien ist, steht das Unternehmen doch vor denselben Hürden wie seine Kunden. Als Vorreiter für das Prinzip „Unternehmenserfolg durch Technologie“ kann Microsoft jedoch innovative Lösungen für universelle Business-Herausforderungen ganz einfach selbst entwickeln. Mit dem Ziel, Arbeit neu zu denken, gründeten Microsoft und Avanade gemeinsam das „Productivity Studio“. Und an diese schlagkräftige Truppe wandte sich Microsoft, um einen Prozess umzukrempeln, der kontinuierlich komplexer geworden ist: das Management von Sprecher-Anfragen für Führungskräfte. Bisher erfassten die zuständigen Teams für Public Relations (PR) und Analyst Relations (AR) entsprechende Anfragen ganz klassisch per E-Mail und nutzten für alles Weitere Excel-Tabellen. Da die Anzahl der Anfragen jedoch stark anstieg, fiel es dem Team zunehmend schwerer, den Überblick zu behalten und Entwicklungen zu erkennen.

Folgende Fragen kamen immer wieder:

• „Wo ist die E-Mail dazu?“
• „Hat schon jemand nachgehakt?“
• „Wie viele Anfragen sind noch aktuell und in Bearbeitung?“
• „Wo liegt die aktuellste Version der Excel-Datei?“
• „Was haben wir letzten Monat gemacht?“
• „Wo finde ich die neue E-Mail-Vorlage?“
• „Ist der Slot im Kalender schon geblockt?“

Das Team musste kurzfristig weg vom Medium „E-Mail“ und hin zu einem vernetzten, kollaborativen Prozess, der es ermöglicht, Anfragen für Vorträge zu beantworten und gleichzeitig nachzuverfolgen. Zudem benötigte das Team eine Möglichkeit, aktuelle und zukünftige Trends leichter erkennen zu können, um effizienter arbeiten zu können.

Entwickeln einer Workplace-App in kürzester Zeit
Productivity Studio entwickelte daraufhin mit dem Speaking Engagement Manager eine Anwendung, die Prozesse strukturiert und Sprecheranfragen bündelt. Die Applikation nutzt dafür Microsoft Teams, Outlook, SharePoint sowie die Power Platform – und beschleunigt Entscheidungsprozesse, verbessert die Zusammenarbeit und liefert wichtige Insights.

Dank des Low-Code-Ansatzes der Power Platform dauerte die Programmierung nur wenige Wochen. Damit konnte Microsoft die Software in kurzer Zeit agil und iterativ an die Bedürfnisse unterschiedlicher Führungskräfte im Unternehmen anpassen – so entstand letztlich eine skalierbare Anwendung, die selbst individuelle Anforderungen erfüllt.

Das PR- und AR-Team von Microsoft profitiert jetzt von folgenden Vorteilen:

• Keine manuelle Dateneingabe nötig dank Power Automate.
• Eine leichtere Zusammenarbeit in Teams durch Informationskarten und automatische Updates von Unterhaltungen.
• Eine schnellere Entscheidungsfindung aufgrund von datenbasierten Erkenntnissen aus Power Apps und Power BI.
• Eine höhere Qualität und Konsistenz der Antworten durch automatische Follow-up-Funktionen wie Versenden von Terminen oder Weiterdelegieren von Vorträgen.
• Mehr Sicherheit dank Power Platform, MS Teams und Microsoft 365.

Das volle Potenzial leistungsstarker Plattformen nutzen
Aus Fragen wurden somit Lösungen:

• „Das können wir schnell entscheiden.“
• „Alle Daten sind vorhanden, und wir können zum nächsten Schritt übergehen.“
• „Ich habe wieder freie Kapazitäten, weil alle E-Mails bereits vorformuliert und versandbereit sind.“
• „Prozesse können wir auf der Grundlage von Fakten laufend verbessern.“
• „Wir schaffen einfach mehr.“

Dieses Feedback zeigt das Potenzial von Teams, der Power Platform und dem Productivity Studio-Ansatz. Es geht nicht darum, nur mit neuen Tools frustrierende Prozesse zu unterstützen, sondern schnell Lösungen zu entwickeln, die die Art und Weise ändern – und verbessern –, wie gearbeitet wird. Denn wie die Pandemie und die allmähliche Rückkehr zur Normalität gezeigt haben: Produktivität bedeutet nicht „mehr arbeiten“, sondern „mehr erreichen“.

Erfahren Sie mehr über diese neue Lösung auf dem Microsoft IT Showcase Blog.