Die Welt um uns herum verändert sich ständig. Viele der Unternehmen, für die wir arbeiten, begegnen dem kontinuierlichen Wandel, indem sie ihre Unternehmenskultur sowie ihre technologische Ausstattung anpassen und so den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden verbessern. Ihr Ziel ist es, auf diese Weise die Bedürfnisse von Unternehmen und Angestellten zum Ausgleich zu bringen in einer Arbeitsumgebung, die persönliche Leistung und individuelles Wohlbefinden miteinander verbindet. Mehr als jemals zuvor sind dafür vernetzte Technologien und die Nutzung von Daten erforderlich.

Gleichzeitig haben sich auch die Erwartungen der Mitarbeitenden weiterentwickelt. Sie möchten sicher sein, dass ihr Unternehmen ihre persönlichen Belange wahrnimmt und dass sie jederzeit die Möglichkeit zu individueller Weiterentwicklung haben – ganz gleich, in welcher Situation sie sich gerade befinden. Mitarbeitende möchten, dass ihre Arbeitgeber die „menschlichen“ Aspekte ihres Lebens respektieren. Und Sie möchten die Gewissheit, dass ihnen die Zeit und der Raum zur Verfügung stehen, die sie benötigen. Wichtiger als Karriere und Gehalt sind vielen Mitarbeitenden mittlerweile Möglichkeiten zur Partizipation und Weiterbildung, ein fairer Umgang, eigenverantwortliches Arbeiten und eine Work-Life-Balance.

Microsoft Viva: Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Team
Die Harvard Business Review stellte vor einiger Zeit fest, dass vor allem Schwierigkeiten in der Kommunikation zu den zentralen Herausforderungen von Remote Work und hybriden Arbeitsmodellen gehören. Diese Schwierigkeiten entstehen durch Belegschaften, die sich auf unterschiedliche Arbeitsorte verteilen und weniger häufig Wissen austauschen sowie Mitarbeitende, die sich von ihrer Arbeit und ihrem Unternehmen entfremdet fühlen.

Glücklicherweise gibt es mittlerweile Tools und Technologien, um einige dieser Hindernisse zu überwinden. Wir bei Avanade waren in der privilegierten Situation als eines der ersten Unternehmen Microsoft Viva und Teams nutzen zu können. Beide Produkte helfen unseren eigenen Mitarbeitenden sich besser zu vernetzen, zusammenzuarbeiten, zu lernen und gemeinsam zu wachsen – und sie tun dies inzwischen auch für die Mitarbeitenden all derjenigen Unternehmen, für die wir arbeiten. Entscheidend für den erfolgreichen Einsatz dieser Tools ist allerdings, dass Unternehmen sicherstellen, die Möglichkeiten zu Interaktion und Bindung ethisch verantwortungsvoll einzusetzen.

Microsoft nimmt im Bereich Datenschutz eine führende Rolle ein und hat Viva von Anfang an mit modernster Technologie ausgestattet, um Daten zu schützen. Das System nutzt beispielsweise Differential Privacy, um sicherzustellen, dass die von ihm verwendeten Daten innerhalb der Viva Insights-Berichtsplattform aggregiert und anonymisiert werden. Avanade verwendet dieses und andere Features, um Unternehmen dabei zu unterstützen, digitale Ökosysteme zu bauen, die eine moderne Employee Experience ermöglichen und gleichzeitig Privatsphären sowie ethische Fragestellungen respektieren. Mögliche Rückfragen von Mitarbeitenden beziehen wir von vorneherein in unsere Überlegungen ein:

• Werden die digitalen Tools zur Effizienzsteigerung auch unsere Privatsphäre ausspähen – so wie Orwells „Großer Bruder“?
• Könnten einige Anwendungen bestimmte Personen unbeabsichtigt ausschließen oder weiter isolieren?
• Setzen neue Onlineumgebungen einige Mitarbeitende möglicherweise Mobbing und Übergriffen aus?
• Beeinträchtigen Benachrichtigungen und Alerts die persönliche Zeit und Aufmerksamkeit von Personen?
• Wird sich die umfassende Vernetzung negativ auf die psychische Gesundheit der Mitarbeitenden auswirken?

Wenn diese Fragestellungen nicht berücksichtigt werden, kann dies dazu führen, dass Mitarbeitende die neuen Systeme und Anwendungen ablehnen. Ein Szenario, das den ROI dieser meist beträchtlichen Technologieinvestitionen erheblich mindert. Was aber fast noch wichtiger ist: Wenn Sie diese Fragen umgehen, verpassen Sie auch die große Chance, eine neue Unternehmenskultur zu etablieren, in der Kollaboration und gemeinsame Leistungen im Mittelpunkt stehen.

Risiken reduzieren und Vertrauen aufbauen
Natürlich ist es wichtig, die regulatorischen Vorschriften einzuhalten, um betriebliche Risiken und mögliche Imageschäden zu vermeiden. Aber mindestens genauso wichtig ist es, ein Umfeld zu schaffen, in dem sich die Mitarbeitenden wertgeschätzt und respektiert fühlen. Unternehmen, die konsequent Vertrauen aufbauen, können ihre Belegschaft besser motivieren, qualifizierte Talente anziehen und die Bindung zu ihren Mitarbeitenden intensivieren.

Wer diese Ziele erreichen möchte, benötigt allerdings Engagement und eine ehrgeizige Vision:

• Reduzieren Sie nicht nur Datenschutzrisiken, sondern motivieren Sie Mitarbeitende auch dazu ihre Daten freiwillig anzubieten - im Tausch gegen Möglichkeiten, die ihr Arbeitserlebnis und ihre Performance verbessern.
• Erfüllen Sie nicht nur grundlegende Anforderungen an Barrierefreiheit und Inklusivität, sondern schaffen Sie eine Kultur, die vielfältige Talente anzieht und fördert.
• Schaffen Sie nicht nur neue Kommunikationskanäle, sondern sichere digitale Räume, die allen Mitarbeitenden Kommunikation und Kollaboration ermöglichen.
• Übernehmen Sie nicht einfach jedes neue Feature, sondern führen Sie neue Systeme ganz bewusst ein und nur dann, wenn diese Ihre Unternehmenswerte, die Erwartungen Ihrer Mitarbeitenden und die Anforderungen Ihrer Branche widerspiegeln (das schließt die Anforderungen von Betriebsräten und Gewerkschaften mit ein).

Wir arbeiten mit Unternehmen auf der ganzen Welt daran, auf die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden zu hören und ihre Herangehensweise an die Workplace Experience proaktiv zu verändern. Ein wichtiger Bestandteil unserer Services im Bereich Digital Ethics ist es, Unternehmen bei der Implementierung von digitalen Tools zu begleiten. Dabei sorgen wir dafür, dass diese Tools ein verantwortungsvolles Engagement ermöglichen und Richtlinien entsprechen, die die Anwendenden berücksichtigen. Wir arbeiten beispielsweise mit Unternehmen zusammen, um Tools zur Arbeitsplatzanalyse wie Viva Insights verantwortungsbewusst einzusetzen. Das bedeutet, wir achten bei der Implementierung und Nutzung darauf, dass die Privatsphäre der Mitarbeitenden geschützt und gestärkt wird z.B. indem wir Empfehlungen für Datenschutzrichtlinien, Zugriffskontrollen, Governance und klare Richtlinien für die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden bereitstellen.

Und das ist erst der Anfang
Wenn uns die zurückliegenden zwei Jahre etwas gelehrt haben, dann, dass der ständige Wandel ein Faktor ist, den jede Personalstrategie berücksichtigen muss. Es wird immer mehr Herausforderungen und Krisen geben, Mitarbeitende werden weiterhin auf mehr Empathie und Freiheit drängen und die Technologie wird sich ständig weiterentwickeln, um diesen sich ändernden Bedürfnissen gerecht zu werden.

Die ethischen Implikationen von Technologie zu beachten ist eine fortlaufende Notwendigkeit. Es reicht definitiv nicht aus, diese Bewertung nur einmalig durchzuführen, z.B. wenn ein neues System eingeführt oder implementiert wird. Sich entwickelnde Technologien werden unsere Unternehmenskulturen weiter voranbringen, unterstützen und verändern. Es liegt an uns, dafür zu sorgen, dass sich die Dinge zum Besseren wandeln.

Sie möchten wissen, welche Aspekte Sie bedenken sollten, wenn sich durch hybride Arbeitsweisen Ihre Arbeitsumgebung verändert? Antworten darauf finden Sie in unserem kurzen WX Guide.