Hybrid Work, also das Arbeiten unabhängig von Zeit und Ort, wird von vielen als Arbeitsmodell der Zukunft gepriesen. Zu Recht, denn für Arbeitnehmer:innen hat es viele Vorteile, sowohl im Büro als auch von Zuhause aus arbeiten zu können. Mitarbeitende schätzen die Flexibilität und die Möglichkeit, lange Anfahrtswege zu reduzieren. Unternehmen dagegen können mit hybrider Arbeit die Zufriedenheit und Bindung ihrer Belegschaft erhöhen sowie Talente aus verschiedenen Regionen rekrutieren.

Aber Hybrid Work stellt auch neue Ansprüche an unseren Arbeitsalltag und die Art, wie wir miteinander kommunizieren. Sicherlich kennen Sie das Gefühl, den ganzen Tag von einer Videokonferenz in die nächste zu wechseln. Ein subjektiver Eindruck, der sich auch objektiv belegen lässt. Laut dem New Future of Work Report 2022 von Microsoft hat sich die wöchentliche Meetingzeit seit 2020 um beachtliche 252% erhöht. Umso wichtiger wird es für Unternehmen, diese Herausforderung ernst zu nehmen und Wege zu finden, Phänomene wie „Zoom Fatigue“ oder digitalen Overload zu vermeiden.

Vier Arten von hybrider Arbeit

Um die Zusammenarbeit innerhalb einer hybriden Arbeitskultur zu verbessern, ist es wichtig zu verstehen, welche unterschiedlichen Formen der Arbeit es überhaupt gibt. Dazu hat Gartner ein übersichtliches Modell entwickelt, das die vier möglichen Arbeitsszenarien gut darstellt (Abb.1).

Die Grafik macht deutlich, dass die beiden dominierenden Formen der Zusammenarbeit synchron ablaufen. Entweder arbeiten Mitarbeitende in einem Büro gemeinsam oder nehmen in Echtzeit an virtuellen Meetings teil. Diese analoge oder virtuelle Kopräsenz ermöglicht zugleich die synchrone Kommunikation. Personen können z.B. eine unmittelbare Reaktion ihres Gegenübers wahrnehmen und direkt selbst darauf reagieren. Das gilt für das vis-à-vis-Gespräch ebenso wie für den Videocall oder das Telefonat.

Weniger verbreitet dagegen ist die asynchrone Arbeit, die auf den beiden Bildern rechts dargestellt ist. Gemeint ist damit eine Arbeit, bei der die Mitarbeitenden zu unterschiedlichen Zeiten und/oder an unterschiedlichen Orten arbeiten. Wer asynchron kommuniziert, der kann – im Gegensatz zur synchronen Kommunikation – keine direkte Reaktion und Interaktion erwarten. Hier erfolgt der Austausch über digitale Tools wie E-Mail, Messenger, Voice-Mail und Projektmanagement-Software.

Vorteile der asynchronen Kommunikation

Aktuell nutzen viele Unternehmen überwiegend synchrone Kommunikationswege. Aber Expert:innen wie Jaime Teevan, Chief Scientist bei Microsoft, raten dazu, die asynchrone Kommunikation auszubauen. Dadurch wird beispielsweise die Organisation von Meetings deutlich einfacher. Indem Aufzeichnungen von Meetings bereitgestellt werden, können auch Mitarbeitende informiert werden, die nicht teilnehmen können.

Mitarbeitende haben außerdem mehr Kontrolle darüber, wie und wann sie ihre Arbeit erledigen. So können Frühaufsteher:innen beispielsweise die effizienten Morgenstunden für sich nutzen und Nachteulen abends produktiv werden. Wer konzentriert arbeiten muss, dem bietet asynchrone Kommunikation die Chance, sich über einen längeren Zeitraum zu fokussieren, ohne durch Anfragen unterbrochen zu werden. Und zuletzt: Bestimmte Arbeitsmodelle wie Teilzeit oder die Alternative Work Week sind ohne asynchrone Kommunikation undenkbar.

Worauf Unternehmen achten sollten

Obwohl asynchrone Kommunikation eine ganze Reihe von Vorteilen hat, bringt sie auch einige Herausforderungen mit sich. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen bzw. Teams sich auf einige Richtlinien für die Kommunikation und Zusammenarbeit einigen. Drei zentrale Aspekte gilt es dabei zu bedenken:

1. Zuordnung von Kommunikationsarten und -kanälen: Hybride Teams müssen für sich zunächst einmal definieren, welche Arbeit sie synchron und welche sie asynchron erledigen wollen – und welche Kanäle sie dafür nutzen wollen. Komplexe Probleme lassen sich zum Beispiel besser synchron lösen und gemeinsam im Meeting diskutieren. Präsentationen dagegen können auch gut asynchron Schritt für Schritt zusammengebaut und die Übergabe im Chat organisiert werden.
2. Gleichberechtigte Teilnahme sicherstellen: Hybrid Work findet in unterschiedlichen Settings statt. Dabei darf für niemanden ein Nachteil entstehen. Wenn einige Mitglieder des Projektteams ein Meeting veranstalten, müssen andere Teammitglieder die Möglichkeit haben, die Informationen zu erhalten oder auch zu kommentieren. Hier bieten Aufzeichnungen eine gute Möglichkeit zur Wissensweitergabe.
3. Eine Kommunikation, die keine Fragen offenlässt: Bei asynchroner Kommunikation können Rückfragen nicht unmittelbar geklärt werden. Daher ist es wichtig, dass eine Übergabe möglichst umfassend und selbsterklärend ist (Was wird erwartet? Bis wann wird Feedback benötigt? Wie sind die nächsten Schritte?). Diese Infos an zentraler Stelle abzulegen, kann es leichter machen, den Überblick zu behalten.

Asynchrone Kommunikation in den hybriden Arbeitsalltag integrieren

In vielen Teams ist hybrides Arbeiten inzwischen Normalität geworden. Aber allzu häufig stellen Organisationen fest, dass die Kommunikation eigentlich nicht gut geregelt ist, Abläufe unstrukturiert sind und dadurch Zeit für wichtige fokussierte Tätigkeiten fehlt. Wenn es Ihnen auch so geht, dann macht es Sinn, die eigene hybride Kommunikation einmal strukturiert zu analysieren.

Dazu ist es im ersten Schritt wichtig, sich die gemeinsamen Pain Points anzusehen und die aktuelle Kommunikationslandschaft zu überprüfen. Gibt es Punkte, wo es besonders hakt? Sind wirklich alle Kommunikationskanäle, die theoretisch zur Verfügung stehen, notwendig oder kann die Auswahl verschlankt werden? Im nächsten Schritt sollte dann definiert werden, welche Kanäle für welche Art der (Zusammen-)Arbeit sinnvoll sind. Für synchrone Tätigkeiten eignen sich z. B. SharePoint, OneDrive oder Videocalls. Für asynchrone Tätigkeiten sind Mails, Chat-Groups oder Notifications besser. Wichtig ist es auch, Grundsätzliches miteinander zu klären. Welche Informationen oder Schulungen brauchen Mitarbeitende, um die existierenden Kanäle optimal zu nutzen? Welche neuen Features gibt es, welche Tools könnten interessant sein? Ist ein meetingfreier Tag pro Woche („Get it done day“) eine interessante Option für das Team?

Wenn Sie diese und viele weitere Fragen lieber mit externen Partner:innen beantworten möchten, können Sie sich gerne bei unserem New-Workstyle-Team melden. Gemeinsam mit Ihnen führen unsere Expert:innen eine Workshop-Serie durch, in der aktuelle Kommunikationsabläufe unter die Lupe genommen und Möglichkeiten aufgezeigt werden, digitale Tools optimal zu nutzen. Am Ende erhalten Sie ein „Hybrid Communication Workbook“, in dem Leitlinien stehen, die einfach zu handhaben sind und eine Orientierung bieten, um hybrides Arbeiten produktiv und effizient zu gestalten.

Sie möchten mehr über unsere Hybrid Communication Workshops erfahren? Wir beantworten gerne Ihre Anfrage.

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