2020 hat das Arbeitsleben stark verändert: Social Distancing, verwaiste Büros – und auch hybride Arbeitsplatzmodelle gehören mittlerweile zum Alltag.

Zu Beginn der Pandemie mussten Unternehmen schnell und entschieden handeln, um ihr Business am Laufen zu halten. Damit die Mitarbeiter von zu Hause produktiv arbeiten konnten, haben sich viele Firmen prompt für den Einsatz neuer Kommunikations- und Kollaborationsplattformen entschieden. Somit mussten die Heim- bzw. Telearbeitsplätze innerhalb von Wochen und Monaten aufgesetzt werden – was sonst über einen Zeitraum von mehreren Jahren geplant und geschaffen worden wäre.

Eile mit Weile

Wenn solche Plattformen in so kurzer Zeit im Produktiveinsatz sein sollen, werden zentrale Einstellungen oder komplexere Aspekte schnell erst einmal hintangestellt oder schlicht übersehen. Früher oder später beeinträchtigt das allerdings die Gesamt-Performance der Lösung. Aufgrund der Einführung unter Zeitdruck sind im Fall von Microsoft Teams speziell die Themen Governance und Security häufig zu kurz gekommen. Microsoft Teams ist jedoch – wie jede Arbeitsplattform – auf effektive Netzwerk-, Sicherheits- und Governance-Einstellungen angewiesen; denn Echtzeit-Kommunikation funktioniert nur mit sorgfältiger Planung und Skalierung sowie ausreichender Netzwerk-Bandbreite.

Natürlich ist nachvollziehbar, dass solche Bereiche anfangs im Eifer des Gefechts vernachlässigt wurden – denn es ging ja darum, überhaupt arbeits- und handlungsfähig zu sein. Mittlerweile sollten sich die meisten Unternehmen auf das Thema Remote Office im Alltag eingestellt haben. Deshalb ist es jetzt auch an der Zeit, dafür zu sorgen, dass der Teams-Tenant dauerhaft reibungslos funktioniert.

Vom kleinen Fehler zur großen Herausforderung

Vielen Unternehmen ist gar nicht bewusst, dass die Performance ihres Teams-Tenant zu wünschen übrig lässt. Dementsprechend sind natürlich auch die Ursachen dafür oft unbekannt.

Virtuelle private Netzwerke (VPN), Probleme rund um die WLAN-Netze im Büro oder daheim, eine zu niedrige Bandbreite, Schwierigkeiten mit Geräten und Treibern sowie fehlerhafte Quality-of-Service- oder Firewall-Konfigurationen können sich allesamt negativ auf die Performance von Teams auswirken. Das betrifft natürlich auch Installationen, die schon länger in Betrieb sind – und nicht nur Neueinführungen.

Im Einzelnen führt das zu:

• mangelhafter Qualität und Nutzererfahrung aufgrund von Echos, „Roboterstimmen“, einer abgehackten oder verzögerten Videoübertragung und eingefrorener Bildschirmfreigaben,
• nervigen Verbindungsabbrüchen mitten in einem Meeting oder während einer Präsentation,
• Konfigurationsfehlern, die dazu führen, dass Nutzer gar keinen Anruf und keine Videoübertragung initiieren oder ihren Bildschirm teilen können.

Vermeintliche Einzelfälle können in Summe erhebliche Folgen haben. Ein einmaliger Abbruch ärgert die Nutzer lediglich, wiederholte Ausfälle haben jedoch das Potenzial, die Akzeptanz und das Vertrauen der Anwender in die gesamte Lösung infrage zu stellen. Im schlimmsten Fall weichen sie dann auf andere, nicht freigegebene Plattformen aus, was wiederum ein erhebliches Risiko für die IT-Sicherheit und das gesamte Unternehmen darstellt.

Das wahre Potenzial von Teams nutzen

In einer Studie haben wir die momentan durchschnittliche Performance von Teams mit den Microsoft-eigenen Key-Health-Indikatoren (KHI) für die Nutzererfahrung abgeglichen und dafür 2,5 Millionen Mandanten in 75 Unternehmen weltweit untersucht. Die Ergebnisse:

• Durchschnittlich 5,72 % der Videoübertragungen in Teams laufen derzeit beeinträchtigt. Gemäß dem entsprechenden KHI sollte dieser Anteil allerdings nicht über 3 % liegen.
• Die Zahl der beeinträchtigten Anrufe liegt bei 5,5 %, sollte laut KHI jedoch höchstens 3 % betragen.
• Installationsfehler passieren in durchschnittlich 1,22 % der Fälle. Der empfohlene KHI liegt bei höchstens 1 %.

Um diesen KHI-Goldstandard zu erreichen, müssen Unternehmen zuerst herausfinden, wo sie stehen und wie die Leistung ihres Tenant im Moment ist. Unser Teams Tenant Health Assessment evaluiert Ihre Lösung und hilft Ihnen, die Performance der Plattform zu steigern.

Wenn Sie den Status quo kennen, können Sie Teams gezielt verbessern und die Nutzererfahrung optimieren. So kommen Sie ans Ziel:

1. Schnelle Ergebnisse
• Nutzen Sie die vorhanden Quick-Wins, um zügig den Mehrwert der Optimierung zu belegen.
• Konzentrieren Sie sich auf die Bereiche, die Sie beeinflussen können.
• Identifizieren Sie diejenigen Interessensgruppen, deren Unterstützung Sie für schnelle und maßgebliche Veränderungen brauchen.


2. Laufende Verbesserungen
• Kümmern Sie sich um die restlichen „Low Hanging Fruits“.
• Sorgen Sie dafür, dass Teams auch im internen Netzwerk optimal funktioniert, wenn die Arbeitnehmer wieder ins Büro zurückkehren.


3. Management und Wartung
• Bemühen Sie sich um eine laufende Verbesserung der Gesamtleistung Ihrer Lösung.
• Setzen Sie auf einen proaktiven Plattform-Management-Ansatz und überprüfen Sie die Entwicklung der KHI deshalb regelmäßig.
• Konfigurieren Sie ein Warnsystem und implementieren Sie ein automatisiertes Ticketing-System für die Wartung der Lösung.

Unser Tipp: Jetzt die Probleme mit Teams angehen und beheben. Denn irgendwann kommen die Mitarbeiter wieder zurück ins Büro. Und dann wird die Zeit dafür plötzlich knapp.

Je länger Mitarbeiter mit Teams arbeiten, desto höher sind ihre Erwartungen. Denn sie konnten sich selbst überzeugen, wie das Tool die Zusammenarbeit und Kommunikation erleichtert. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihr Teams-Tenant diese Erwartungen auch künftig erfüllt. Erfahren Sie, wie sie mit dem Teams Tenant Health Assessment Ihre Workplace Experience verbessern können.