Auf dem Arbeitsmarkt gibt es heute einen klaren Trend: Talente, die es sich aussuchen können, entscheiden sich gerne für einen Arbeitgeber mit besonders effizient vernetzten Arbeitsweisen und Prozessen. Wer seinen Mitarbeitern also umfassende Kollaborationsmöglichkeiten bietet, schafft damit nicht nur ein innovationsförderndes Umfeld, sondern profitiert gleichzeitig von einem erheblichen Wettbewerbsvorteil, indem er die besten Leute in sein Team holt. Menschen, IT und Prozesse ganzheitlich begreifen, darauf kommt es heute an – und genau das versteht man unter „Workplace Experience“ (WX).

Technologie spielt im Arbeitsalltag inzwischen die zentrale Rolle für die Art, wie Menschen zusammenarbeiten. Für eine Optimierung der WX brauchen Unternehmen deshalb zuallererst eine modern vernetzte Plattform. Und die verbessert nicht nur das Arbeiten für das gesamte Team, sondern entlastet auch überlastete IT-Leiter:

• Solche anpassungsfähigen Umgebungen ermöglichen es der IT, mit den Fachabteilungen auf eine neue Weise und auf Augenhöhe zusammenzuarbeiten.
• Reduzierter Verwaltungsaufwand sorgt für höhere Kosteneffizienz.
• Top aktuelle IT-Sicherheit ist gleich mit an Bord – für vollkommene Compliance und großes Vertrauen.

Evergreen IT schlägt Big Bang
Früher wurden neue Technologien gerne als großer Rundumschlag eingeführt. Und jedes Update brachte wieder zahlreiche neue Funktionen auf einen Streich mit. Solche herkömmlichen „Boom-to-Bust"-Aktualisierungen und festgelegte Refresh-Zyklen sind jedoch für die IT sehr aufwendig und insgesamt sehr teuer. Für eine nachhaltige Workplace Experience hingegen sind Evergreen-Plattformen erheblich besser geeignet:

• Anwender erhalten laufend kleinere neue Features und Funktionalitäten.
• Schnellere Bereitstellung ermöglicht schnellere Innovationszyklen.
• Die IT-Sicherheit ist immer auf dem neuesten Stand der Technik.
• Sie liefern messbaren Business-Nutzen – schnell und nachhaltig.

Mit Evergreen ändert sich… alles
Mit Evergreen ist es wie bei den meisten technischen Veränderungen: Es geht nicht nur um Technik. Sondern um neue Denk- und Herangehensweisen. Evergreen erfordert ein neues Mindset. Insofern ist es nicht damit getan, einfach einen neuen Cloud-Service zu aktivieren, sich zurückzulehnen und darauf zu warten, dass sich der ROI einstellt. Evergreen verändert den Arbeitsalltag von IT-Leitern und ihren Teams grundlegend:

• Bestehende Systeme, Anwendungen, Architekturen und Policies müssen umfassend überdacht und angepasst werden.
• Evergreen erfordert agile Herangehensweisen und Prozesse.
• Die Rolle der IT in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen wandelt sich von einer Kostenstelle zum aktiven Wertschöpfungspartner.

Aber natürlich spürt nicht nur die IT, dass sich mit dem Evergreen-Ansatz etwas ändert. Im Gegenteil: Das Ziel ist es, Arbeitsweisen und Prozesse unternehmensweit und für alle Mitarbeiter zu transformieren. Vor diesem Hintergrund steht und fällt der Erfolg eines Evergreen-Projekts mit der Akzeptanz durch die Nutzer.

Ohne Akzeptanz der Endanwender geht es nicht
Neue Technologien und laufend neue Funktionen – das verlangt den Endanwendern einiges ab. Die IT sollte sich deshalb darauf konzentrieren, den Usern genau die Funktionen anzubieten, die ihnen den größtmöglichen und direkt spürbaren Nutzen bringen.

Von höchster Bedeutung beim Umstieg auf das Evergreen-Prinzip ist ein gut geplantes Change-Enablement-Programm, das die Mitarbeiter mit ins Boot holt, sie kontinuierlich informiert und durch inspirierende Schulungen mit den neuen Möglichkeiten vertraut macht.

Zum Start sollten Unternehmen ihre internen Tech-Freaks bzw. Early Adopter identifizieren, die Spaß daran haben, neue Technologien auszuprobieren. Sie übernehmen dann die Rolle von Botschaftern gegenüber den Kollegen und können ihnen zeigen, wie die Technik den Arbeitsalltag ganz konkret vereinfacht, um ihnen die Scheu vor Veränderungen zu nehmen.

Solche Akzeptanzprogramme müssen sich laufend weiterentwickeln – im gleichen Tempo wie die Technologie. Einfache, herkömmliche Schulungen reichen nicht aus, um Workplace Experience auch langfristig erfolgreich zu machen. Stattdessen sind kreative Ansätze gefragt, denn „Wechselmüdigkeit“ ist ein reales Phänomen, und wer den Wechsel falsch angeht, riskiert langfristig die Motivation seiner Mitarbeiter.

Avanade entwickelt permanent neue und innovative Ansätze, um Kunden zu helfen, die Anwenderakzeptanz zu verbessern. Dazu setzen wir unter anderem folgende Technologien ein:

• Chatbots, die den Endbenutzern schnell und einfach Fragen beantworten und damit den Helpdesk entlasten.
• Ein interaktives Quiz, das die Benutzer gemäß ihren Präferenzen in Sachen Zusammenarbeit und Arbeitsabläufe mit zielgerichtetem Training ausbildet und in gemeinsamen Aktivitäten zusammenbringt.
• Analysetools, die aufzeigen, wie die Benutzer in der Praxis zusammenarbeiten, welche durchgeführten Change-Aktionen und -Aktivitäten erfolgreich waren, und die die Auswirkungen auf die Produktivität und Motivation ersichtlich machen.

Ein holistischer Ansatz für Workplace Experience
Eine moderne Evergreen-Plattform ist zwar die Grundlage, eine erfolgreiche Änderung der Workplace Experience hängt aber von zwei weiteren Bereichen ab:

• „Unternehmenskultur und Employee Experience“: Für die IT bedeutet das, moderne Ansätze wie Agile und DevOps zur Steuerung der Evergreen-Plattformen zu etablieren. Und für die anderen Mitarbeiter muss die Employee Experience so verbessert werden, dass sie bessere Leistungen erbringen können.
• Optimierungen im Betriebsablauf: KI und Automatisierung ermöglichen es, das Kundenerlebnis kontinuierlich (und schnell) zu verbessern. Der CIO hat die Aufgabe, die Geschäftsführung von den Technologieinvestitionen zu überzeugen, die das Unternehmen in der Digitalisierung tatsächlich voranbringen – und er muss sich um eine effiziente, anpassungsfähige und sichere Plattform kümmern.

Wie IT-Leiter dazu beitragen können, die Workplace Experience zu revolutionieren – und wie sie dabei mit anderen Führungskräften im gesamten Unternehmen zusammenzuarbeiten, zeigt unser neuer Guide: „CIO-Leitfaden zur Workplace Experience“.

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