Wir sind ein Unternehmen mit 38.000 Mitarbeitern, das jeden Tag auf flexibles und mobiles Arbeiten angewiesen ist. Seit 20 Jahren nutzen wir einen modernen Arbeitsplatz, damit alle dort arbeiten können, wo sie wollen.

In dieser langen Zeit haben wir viel über das Thema Remote Working gelernt – von der erfolgreichen Einführung bis zu den Fallstricken, die es zu umgehen gilt. In diesem Leitfaden kombinieren wir unsere Erfahrungen und unser Fachwissen. Wir möchten Sie zu speziell diesem Zeitpunkt unterstützen, an dem Sie (genau wie wir) mehr denn je auf funktionierendes mobiles Arbeiten angewiesen sind.

Der vorliegende Leitfaden befasst sich mit den jeweiligen Herausforderungen von Mitarbeitern, Führungskräften und IT-Leitern. Hier erfahren diese drei Gruppen, wie sie das Maximum aus dem Thema Homeoffice herausholen – damit sie und ihr Unternehmen produktiv und stets miteinander in Kontakt bleiben können.

Arbeitnehmer 

Persönliches Wohlbefinden
Arbeitnehmer sollten sich ihren persönlichen Arbeitsstil, ihre Gewohnheiten und Verhaltensweisen bewusst machen. Egal, wie lange sie remote arbeiten müssen, es ist wichtig, die täglichen Routinen (angepasst an das veränderte Gesamtbild) beizubehalten – im Sinne einer optimalen Produktivität.

Wer bisher noch nie im Homeoffice gearbeitet hat, wird schnell feststellen, wie wichtig eine klare Kommunikation ist. Zum Beispiel sollte die Familie genau wissen, wann Sie arbeiten und nicht ansprechbar sind, damit sie Sie nicht ständig im Workflow unterbricht.

Im Homeoffice verbringt man meist sehr viel mehr Zeit am Schreibtisch und vor dem Bildschirm als im Büro. Deshalb ist es wichtig, ausreichend Pausen einzuplanen, um sich auch mal kräftig zu strecken und die Augen zu entlasten. Beim Telefonieren empfiehlt es sich, aufzustehen oder zu gehen, der Rücken wird es Ihnen danken. Speziell im Homeoffice gilt: Arbeit und Privatleben sollten strikt getrennt bleiben – offline heißt offline.

Der Heimarbeitsplatz
Ob kompaktes Appartement oder großzügiges Haus, Lärm und Licht sind zwei zentrale Faktoren, die sich auf die Arbeit auswirken.

Der Arbeitsplatz sollte im besten Fall in einem eigenen Raum oder zumindest einer einigermaßen ruhigen Ecke sein, damit Sie sich konzentrieren können. Eine laute Geräuschkulisse lenkt nicht nur Sie ab, sie stört insbesondere bei Audiokonferenzen und Teambesprechungen. Abhilfe schafft zum Beispiel ein zertifiziertes Headset mit aktiver Geräuschunterdrückung. Herkömmliche Kopfhörer und Laptop-Lautsprecher führen wegen des schlechten Klangs schnell zu Frust.

Und bei Terminen immer an den Dresscode denken. Ruckzuck wird umdisponiert und ein geplantes Audio-Gespräch zur Video-Konferenz via Teams oder Skype. Deshalb: Immer die „virtuelle Kleiderordnung“ einhalten und – auch im Homeoffice – angemessen gekleidet sein. Zudem ist es wichtig, dass die Lichtquelle nicht direkt in die Webcam strahlt. Besser ist eine Beleuchtung von oben oder vorne.

Teams oder Skype for Business-Setup
Wer sich noch nicht so gut mit Microsoft Teams und Skype for Business auskennt, sollte sich die Zeit nehmen und sich mit den Kernfunktionen vertraut machen: Stumm-Schaltung, Kamera bzw. Video ein- bzw. ausschalten und Hintergrund weichzeichnen.

Mit einem Test-Anruf lässt sich das Setup prüfen, das Wechseln zwischen verschiedenen Mikrofonen sowie zwischen verschiedenen Webcams ausprobieren und Screen-sharing bei der Verwendung von mehreren Monitoren üben. Vorsicht: Beim Bildschirmteilen immer auch Datenschutz und -sicherheit im Kopf haben – welche Informationen liegen zum Beispiel auf dem Desktop und sind direkt zu sehen? Häufig empfiehlt es sich, lediglich den Blick auf eine einzelne Applikation zu teilen.

Ist der Einstieg geschafft, kann man tiefer in die erweiterten Funktionen eintauchen, um die eigene Arbeitsweise noch komfortabler zu gestalten. Zum Beispiel lohnt ein Blick auf das Whiteboard-Feature in Teams. Microsoft Teams bietet zudem eine dedizierte App für mobile Endgeräte. Tipp: rechtzeitig herunterladen und ausprobieren. Nicht erst kurz bevor das Meeting startet.

Um in die Welt von Teams einzusteigen, gibt es hier verschiedene Trainingsmodule für Teams. 

Konnektivität
WLAN unterliegt immer wieder Bandbreitenschwankungen und Abbrüchen. Das kabelgebundene LAN ist deutlich stabiler. Latenzen, Jitter und verloren gegangene Datenpakete sind speziell in Video- und Audio-Konferenzen ärgerlich. Ist die Verbindungsgeschwindigkeit zu niedrig, lässt sie sich optimieren, indem zum Beispiel die Bildübertragung ausgeschaltet oder die Audiospur auf das Handy verlagert wird.

Wenn andere Familienmitglieder Filme und Serien streamen oder Online-Games spielen wollen, hilft es, sich kurz abzustimmen und gezielt Zeiten dafür zu vereinbaren.

Führungskräfte

Employee Experience
Eine der größeren Herausforderungen beim mobilen Arbeiten ist der veränderte Arbeitsalltag, die Employee Experience – insbesondere in Bezug auf Interaktionen, die normalerweise von Angesicht zu Angesicht stattfinden. Und jetzt virtuell durchgeführt werden.

Hier heißt es, Erwartungsmanagement zu betreiben und nach besten Kräften zu unterstützen, speziell wenn diese neuen Maßnahmen sehr kurzfristig verfügt werden. Sie sollten vorgeben, welche Werkzeuge und Plattformen wann und wie zu nutzen sind. Hinzu kommt die Definition von entsprechenden Prozessen, um Geschäftskontinuität zu gewährleisten (je nach Reifegrad des Arbeitsplatzes).

Mitarbeiter, die es nicht gewohnt sind, von zu Hause aus zu arbeiten, sind mit der neuen Situation schnell überfordert. Um diesen Kollegen die Arbeit zu erleichtern, bietet es sich an, ein Unterstützernetzwerk zu etablieren und zum Beispiel einen festen Ansprechpartner pro Geschäftseinheit für das Thema Remote Working zu benennen. Dieser zeigt den Kollegen, wie sie im Rahmen ihrer Rolle am besten von zu Hause aus arbeiten können.

Richtlinien
Arbeiten die Mitarbeiter von zu Hause, nutzen sie höchstwahrscheinlich ihre eigenen Endgeräte und Anwendungen, um Assets und Unternehmensinformationen zu verschicken. Dadurch steigt das Risiko, dass vertrauliche Daten abgefangen werden.

Wichtig ist deshalb, dass Datensicherheits- und Unternehmensrichtlinien aktualisiert und umgesetzt sind, die die Verwendung von persönlichen Geräten für Geschäftszwecke regeln. Vorbereitung heißt das Zauberwort – die Mitarbeiter brauchen im Vorfeld Anleitung und Hilfestellung. Eine enge Zusammenarbeit mit den Führungsspitzen der IT ist hier entscheidend.

Investitionen
In vielen Unternehmen stehen bereits Tools zur Verfügung, die eine effektive Zusammenarbeit, Kommunikation und Remote Working ermöglichen. Die meisten Arbeitsplätze sind zum Beispiel im Rahmen ihres Office 365-Abonnements mit einem Zugang zu Skype for Business oder Teams ausgestattet. Wer über keinen solchen Zugang zu Microsoft Teams verfügt, kann im ersten Schritt eine sechsmonatige Testversion nutzen. Damit lässt sich beispielsweise ein Online-Townhall-Meeting veranstalten und live übertragen, um alle Mitarbeiter gleichzeitig zu erreichen.

Eine enge Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung stellt sicher, dass Sie den vollen Nutzen aus den vorhandenen Plattformen ziehen und die Stellen identifizieren, wo zusätzliche Investitionen nötig sind, um die Employee Experience zu heben.

Kommunikation und Zusammenarbeit
Führungskräfte haben für die Mitarbeiter eine Vorbildfunktion und sollten vorleben, wie sie sich mobiles Arbeiten vorstellen. Mit den folgenden Schritten lässt sich sicherstellen, dass die Vorzüge des virtuellen Arbeitsplatzes effektiv zum Tragen kommen.

Planen Sie regelmäßige Check-ins mit Ihrem Team – jeder sollte offen seine Erfolge teilen, aber auch über Herausforderungen sprechen können. Fördern Sie Einzelcoaching und bauen Sie ein Unterstützungsnetzwerk oder Mentoren System für Ihre Mitarbeiter auf.

Speziell in solch einer Situation ist es wichtig, dass die Führungsmannschaft Erfolge anerkennt und würdigt – sowohl auf Team- als auch auf individueller Ebene. Loben Sie Mitarbeiter in E-Mails und Team-Meetings.

Klare Prioritäten und Erwartungen an die Rollen erleichtern die Arbeit. Ordnen Sie Verantwortlichkeiten zu und geben Sie Zeitpläne vor. Sobald die Ziele feststehen, sollten Sie Ihren Mitarbeitern aber auch die Freiheit und Flexibilität zugestehen, so zu arbeiten, wie sie es für richtig halten.

Kultur
Eine demokratische und proaktive Kultur wirkt sich auch positiv auf das Homeoffice aus. Ermutigen Sie die Mitarbeiter dazu, den Status quo infrage zu stellen, und schlagen Sie Möglichkeiten vor, Dinge anders zu machen. Bitten Sie Ihr Team, aktiv Verbesserungsvorschläge einzureichen. In regelmäßigen „Team-Retrospektiven" lässt sich analysieren, wo Potenziale stecken. Etablieren Sie eine Kultur, die offen für Veränderungen ist.

IT-Verantwortliche

Ihre Rolle bei der Verbesserung der Workplace Experience
In Microsoft Teams und Skype for Business lassen sich über verschiedene Einstellungsmöglichkeiten Remote-Besprechungen verbessern – von anonymer Teilnahme über einen zentralen Besprechungsraum bis hin zu Aufzeichnungsoptionen, Besprechungsfunktionen (Video, Bildschirmfreigabe).

Es ist sogar möglich, Transkriptionen von Meetings zu erstellen oder sie zu untertiteln. Das erhöht die Benutzerfreundlichkeit und die Flexibilität für die Teilnehmer.

Business Continuity
Bei verordnetem Homeoffice steigt die Nachfrage nach Online-Meetings, -Konferenzen und -Live-Veranstaltungen. Damit kommt eine Menge Arbeit auf die IT-Leiter zu. So müssen sie unter anderem dafür sorgen, den Druck auf das Netzwerk zu verringern.

Beispielsweise lassen sich weniger wichtige Audioanrufe auf das öffentliche Telefon- oder Mobilnetz verlagern, um mehr Kapazität zu schaffen für Einzelbesprechungen, Kollaborationsfunktionen, die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und den Zugriff auf Whiteboard-Features. Wer die Videofunktion abschaltet, spart ebenfalls massiv an Bandbreite.

Infrastruktur
Nutzen Sie Skype for Business On-Premise, können Sie die Kapazität relativ einfach überprüfen. Mit dem Skype for Business Bandwidth Calculator lässt sich die benötigte Bandbreite und die Edge-Server-Kapazität kalkulieren.

Das Tool gibt ungefähr an, wie viele parallele Audiositzungen, Meetings und Konferenzen das Netzwerk verkraftet. Wenn Sie Hilfe benötigen, rufen Sie uns an oder lassen Sie sich von Ihrem Technologiepartner beraten.

Große Nutzergruppen
Jede Kollaborationsplattform kann nur eine bestimmte Anzahl an Sessions und Teilnehmern bewältigen. Soll beispielsweise ein Großteil der Belegschaft eingebunden sein, wird das schnell zur Herausforderung. Aber auch dafür gibt es Lösungen.

Teams und Skype for Business ermöglichen Besprechungen mit bis zu 250 Nutzern, die alle ohne Einschränkungen zusammenarbeiten können. Das ist Ihnen nicht genug? So lässt sich weitere Kapazität bereitstellen:

• Teams-Live-Events oder Skype Meeting Broadcast übertragen Video- und Besprechungsinhalte an ein großes Online-Publikum per Stream. Diese belasten das Netzwerk nicht so stark, denn nur eine bestimmte Anzahl an Personen darf präsentieren bzw. Videos teilen, die anderen sind „nur“ Zuschauer. Aber jeder Teilnehmer hat die Möglichkeit, per Chat Fragen zu stellen. Teams oder Skype müssen dafür noch nicht einmal vollständig im Unternehmen ausgerollt sein. Es reicht, wenn sich die Nutzer eine Client-Erweiterung für ihren Browser herunterladen und dem Meeting beitreten. Weitere Informationen über Live-Veranstaltungen von Teams gibt es hier.
• Skype for Business und Teams lassen sich im sogenannten Inselmodus (Island Mode) betreiben. Dann wird die Last sowohl zwischen den beiden Plattformen als auch auf die Cloud und das eigene Netzwerk verteilt. Das bedeutet: ein besseres Erlebnis und eine höhere Skalierbarkeit. Weitere Informationen gibt es hier.

Reporting
Mit verschiedenen Tools und Dashboards lässt sich die Leistungsfähigkeit rund um das Thema Remote Working überprüfen. Für On-Premise betriebenes Skype for Business gibt es das Call Quality Dashboard und QoE/CDR-Berichte aus der Serverumgebung. Office 365 (für Skype for Business online und Teams) enthält in den Admin-Center-Tools das Call Quality Dashboard, um Qualität und Volumen von Anrufen im Auge zu behalten – Leistung bewerten, Probleme kennzeichnen und die Ergebnisse an die Unternehmensleitung melden.

Sicherheit
Teams und Skype for Business sind stark auf Sicherheit getrimmt. Sie schützen das Unternehmen und unterstützen im Bereich Compliance. Sie sollten:

• mit den integrierten Features wie eDiscovery und Data Loss Prevention Informationen schützen – das funktioniert sogar in Chats und Gesprächen
• per Multi-Faktor-Authentifizierung für einen besseren Identitätsschutz und einen sicheren Gastzugang sorgen
• zusätzliche Richtlinien anwenden, wenn sich Nutzer direkt bei Microsoft Teams anmelden
• sicherstellen, dass eine angemessene Governance für die Benennung, Klassifizierung und Bildung von Teams vorhanden ist
• dafür sorgen, dass Informationen nur dann nach extern verteilt werden, wenn es wirklich erforderlich ist, und stellen Sie sicher, dass der Gastzugang nur aktiviert ist, sobald er – etwa für Meetings mit Externen – gebraucht wird. Denn das reduziert die Angriffsfläche weiter
• die Bildschirm- und Dokumentenfreigaben so weit wie möglich innerhalb einer Plattform halten (egal, ob in Skype for Business oder Teams) – im Sinne einer durchgängigen Sicherheit und Compliance.

Verbessern Sie die Workplace-Erfahrung im mobilen Office
Weitere Inhalte und Tipps zur Remote-Arbeit finden Sie auf unserer Workplace Experience-Themenseite. Und wenn Sie Unterstützungsbedarf bei einer individuellen Herausforderung haben, kommen Sie gerne jederzeit auf uns zu.

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