Wenn man die Abkürzung 'NPO' hört, dann denkt man sofort an Hilfe in Kriegsgebieten, Spendenaktionen und Menschen, die sich für andere Menschen und Tiere bzw. die Umwelt einsetzen und eine helfende Hand reichen.

Sie sind eine großartige Unterstützung in Krisenzeiten und haben ein großes Netzwerk an Partnern und Unterstützenden aufgebaut. Die schnelle Bereitschaft zu helfen und viele interne Verzweigungen können ein Hindernis für den Einsatz geeigneter digitaler Maßnahmen darstellen. Dabei möchten diese Organisationen digital agieren – in jeder (Katastrophen-)Lage.

Viele NPOs haben sich bereits auf den Weg gemacht und sich mit Abkürzungen wie ERP, CRM und Low Code/No Code beschäftigt. Sie wühlen sich durch unzählige Suchmaschinen-Treffer, lesen Blogartikel, definieren bereits Angebotsanfragen. Kurzum: sie sind gewillt, die Digitalisierung anzupacken.

Ein Ziel – viele Straßen

Dadurch, dass es so viele Personen, Organisationen, Unterstützende und Stakeholder gibt, ist der Blick in den Alltag einer NPO alles andere als einfach. Wenn man große Industrien zum Vergleich nimmt, kann man dort auf einen großen Erfahrungsschatz bei Implementierungsprojekten und Beratungsleistungen zurückgreifen, der sich über Jahrzehnte etabliert hat. Man weiß also genau, was benötigt wird und muss oft nur noch wenige individuelle Anpassungen vornehmen.

Ein CRM (Customer Relationship Management) in eine NPO zu implementieren, wirft schon ganz am Anfang viele Fragen auf, zum Beispiel:

"Wen betrachten wir in diesem Fall als Kund*innen?"
„Kann man End-to-End Prozesse auch als Mensch-zu-Mensch Prozesse denken?“

Allein das zu beantworten ist nicht leicht und man benötigt dafür einen sehr tiefen Einblick in den Arbeitsalltag. Vor allem, weil jede NPO ein oder mehrere Aufgabengebiete abdeckt, geht es um sehr individuelle Lösungen, zu denen es kaum weitreichende Erfahrungswerte gibt. Pionierarbeit ist also erforderlich. Man kann das mit einem einfachen Satz zusammenfassen:

"In Industrien gibt es viele Regeln, mit ein paar Ausnahmen – bei NPOs ist das umgekehrt."

Nur weil sie, salopp gesagt, keinen Profit machen, müssen sie Spendengelder, Fördermittel und Eigenmittel trotzdem verwalten. Und je nach Struktur der Organisation kann das in einem großen bürokratischen Aufwand enden, von dem viele Schritte automatisierbar oder zumindest digitalisierbar wären. Um das zielgerichtet anzupacken, braucht es den Dialog.

Miteinander reden

Wir haben als Unternehmen schon viele Projekte durchgeführt und können auf einen großen Erfahrungsschatz bei der Umsetzung zurückgreifen. Im NPO-Bereich haben wir die Initiative 'Tech for Social Good' gegründet, die Lösungen speziell für NPOs entwickelt. Hierfür brauchen wir den Dialog, um noch besser zu wissen, wo die Organisationen gerade stehen und mit welchen Herausforderungen sie konfrontiert sind. Passgenaue Lösungen, die unterstützen und nicht behindern – das geht nur, wenn man sich ein klareres Bild der Organisation machen kann.

"NPOs brauchen nichts von der Stange."

Der Bedarf ist vorhanden, noch fehlt das dauerhafte Zusammenkommen beider Seiten. Dabei ist wichtig zu wissen, dass die Entwicklung einer nachhaltigen Strategie für den Strukturwandel innerhalb der Organisation kein Schnellschuss ist und viele Personen daran beteiligt sein müssen. Nur so entsteht ein Gesamtbild und die Maßnahmen können auch langfristig hilfreich sein. Damit können viele Ressourcen eingespart werden, die am Ende mehr Geld für die eigentliche Arbeit verfügbar machen und zusätzlich werden Mitarbeitende bei den Vorgängen entlastet bzw. bekommen einen besseren Überblick über die strukturellen Elemente der NPO.

Es wird aber selbstverständlich nicht nur geredet. Nach und nach müssen Szenarien erarbeitet und auch getestet werden. Aus Erfahrung können wir sagen, dass egal wie gut und detailliert die Planung ist, am Ende die Praxis über den Erfolg oder Misserfolg der Umsetzung entscheidet. Es ist ein Entwicklungsprozess, in dem immer wieder Anpassungen vorgenommen werden müssen. Und genau so realisieren wir nach und nach alle Anforderungen, Notwendigkeiten und Wünsche der Mitarbeitenden.

Fazit: Gemeinsam Lösungen definieren und gemeinsam lernen, um den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden, Sichtweisen auszutauschen, aufmerksam zuhören – in den Dialog gehen.

Auf der Nonprofit Roadshow von Microsoft treffen Sie mich persönlich. Kommen Sie an einen der 5 Stopps vorbei.

• 27. April 2023 in #Hamburg; Gastgeber: @Elbe-Werkstätten GmbH
• 15. Mai 2023 in #Köln; Gastgeber: @Malteser
• 17. Mai 2023 in #Wien; Gastgeber: @FOUR PAWS
• 13. Juni 2023 in #Wiesbaden; Gastgeber: @Deutsches Rotes Kreuz Hessen
• 22. Juni 2023 in #München; Gastgeber: @SOS-Kinderdorf E.V.

Im Fokus der Veranstaltungen stehen neben Vernetzung und Austausch Einblicke in die wichtigsten Digitalisierungsthemen der nächsten Jahre. Anhand praktischer Anwendungsszenarien und realer Erfahrungen anderer Organisationen zeigen wir Use Cases und Best Practices rund um Digitalisierungsprojekte in NPOs, NGOs und Hilfsorganisationen. Weitere Infos 👉 Die Microsoft NGO-Tour 2023

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