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JDE sorgt dank Arbeiten per Fernzugriff dafür, dass der Kaffee weiter fließt

Geschäftslage

Viele Menschen auf der ganzen Welt beginnen ihren Tag mit einer Tasse Kaffee. In schwierigen Zeiten ist der Komfort, die diese tägliche Routine bietet, besonders wichtig. Das internationale Kaffeeunternehmen Jacobs Douwe Egberts (JDE) ist davon überzeugt, dass bei einer Tasse Kaffee wunderbare Dinge geschehen können. Diese Möglichkeiten möchte es im Rahmen seines Portfolios mit internationalen Marken und Haushaltsgeräteherstellern in über 100 Ländern Wirklichkeit werden lassen.

Angesichts der COVID-19-Krise ist diese Mission wichtiger denn je. JDE war zu einer schnellen Anpassung gezwungen, um sicherzustellen, dass seine Mitarbeiter vernetzt bleiben und die Geschäftstätigkeit weitergeführt werden konnte, um den Verbrauchern auf der ganzen Welt weiterhin Kaffee anbieten zu können. Die plötzliche und anhaltende Notwendigkeit, die Geschäftstätigkeit auf Abstand zu führen, bedeutete, dass

JDE schnell über 14.000 Partner und Mitarbeiter von Skype for Business auf Microsoft Teams migrieren musste. Accenture und Avanade, ein Joint Venture zwischen Accenture und Microsoft, waren die logische Wahl, um hier Abhilfe zu schaffen.

„Dieses Projekt war eine Kombination aus technologischem Know-how und bahnbrechenden Entscheidungen. In Situationen mit einem großen Druck, in denen das Unmögliche möglich gemacht werden muss, wenden wir uns an Accenture und Avanade.“

Alexander Min CIO, Jacobs Douwe Egberts

Lösung

Die Teams von Accenture, Avanade und JDE konnten die schnelle Migration mit einer Woche virtueller Workshops einleiten, an denen auch führende Experten aus der ganzen Welt teilnahmen. Auf diese Weise wurde das Unternehmen bei der Strategie, den technischen Details und den potenziellen Herausforderungen im Zusammenhang mit der kurzfristigen Migration Tausender von Mitarbeitern auf eine neue Plattform unterstützt. Aufgrund der Vorschriften im Zusammenhang mit physischer Distanzierung und der vorgeschriebenen Arbeit aus dem Home Office musste das gesamte Projekt – vom Start bis zur endgültigen Umsetzung – aus der Ferne gesteuert werden. Im Rahmen der Vorbereitungen für die Migration auf Teams haben Avanade und JDE mit einem umfassenden, virtuellen Change-Management-Programm gearbeitet, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter sich bei der Nutzung des neuen Tools wohlfühlen. Das beinhaltete Folgendes:

  • Es wurde eine spezifische SharePoint-Website für FAQ, Tipps und Tricks, Onepager und andere hilfreiche Materialien in elf Sprachen geschaffen, um allen Mitarbeitern dieselben Informationen zur Verfügung zu stellen.
  • 150 JDE-Mitarbeiter mit „Champion-Status“ – sowie Microsoft 365- und Teams-Erfahrung – aus IT, Kommunikation und Personalwesen wurden mit der Schulung der übrigen Kollegen beauftragt.
  • Es wurden sowohl auf internationaler als auch auf lokaler Ebene Remote-Schulungen durchgeführt.

Ergebnisse

Drei Wochen später waren rund 85 % der JDE-Mitarbeiter auf Teams migriert, und die übrigen Anwender konnten das Tool kurz danach integrieren. Innerhalb von nur wenigen Wochen nach der Aktivierung hatten die Mitarbeiter bereits über 82.400 Videoanrufe durchgeführt.

Häufig steht die Technologie bei diesen Projekten im Mittelpunkt, bei dieser Initiative waren es jedoch die Menschen und Antworten auf ihre Bedürfnisse – sodass die JDE-Mitarbeiter sicher und vernetzt arbeiten konnten. Dank der Zusammenarbeit in multidisziplinären Teams hat JDE keinen Schritt seiner Mission der passenden Lösungen für individuelle Anforderungen ausgelassen – und das in einer Zeit, in der die Menschen dies besonders nötig hatten.

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INTERVIEW

JDE beschleunigt seine Umstellung auf eine Lösung für Arbeiten per Fernzugriff

Avanade sprach mit Alexander Min, CIO bei JDE, und Michael Orr, Head of Communications bei JDE über ihre Erfahrungen

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