Die Geschäftssituation
Auf dem St. Gallen Symposium kommen jedes Jahr Top-Vertreter aus Wirtschaft, Politik und Wissenschaft sowie NGOs zusammen. Organisiert wird die Konferenz traditionell von der Universität St. Gallen (Schweiz). Die bestehende Plattform konnte die Bedürfnisse und Erwartungen der Teilnehmer nicht mehr erfüllen:Wenn es in Spitzenzeiten zu viele Registrierungszugriffe parallel gab, stand die Website kurz vor dem Kollaps. Die manuellen Prozesse rund um Hotelbuchungen, Transport, Ablaufplanung und Teilnehmerverwaltung waren fehleranfällig. Das Fehlen eines standardisierten Managementsystems tat sein Übriges.
Den Organisatoren war bewusst, dass es so nicht weitergehen konnte. Also beschlossen sie, eine neue Event-Website aufzubauen, die so zukunftsweisend sein sollte wie die Diskussionen auf dem Symposium.
„Wir haben uns für die Zusammenarbeit mit Accenture und Avanade entschieden, um unsere eigene individuelle Registrierungsplattform zu entwickeln“, sagt Baumann. „Unsere Erfahrungen mit My Symposium sind fantastisch. Die Leute sind begeistert und es gibt immer etwas, das wir weiter optimieren können.“
Die Lösung
Für die Umsetzung suchten die Verantwortlichen des St. Gallen Symposiums einen Partner, der die Technologien zur Gewährleistung idealer digitaler Services für alle Anwender sehr gut kennt. Also holten sie Accenture und Avanade ins Boot, da beide Unternehmen über ein sehr tiefes Know-how in Sachen Sitecore verfügen. Wir haben eine Standard-Webapplikation entwickelt, die auf der Microsoft Azure-Plattform läuft. Die Anwendung namens „MySymposium“ ermöglicht neben der Anmeldung zum Symposium unter anderem auch die Registrierung und die Autorisierung der Teilnehmer für ihre Wunsch-Session. Dank Cloud-Technologie kann das St. Gallen Symposium den Nutzern weltweit und standortunabhängig überall den gleichen Servicestandard zur Verfügung stellen.Die Ergebnisse
Heute arbeitet das St. Gallen Symposium mit der neuen Sitecore-Plattform. Die erreichten Leistungen bieten dabei erhebliche Vorteile für kommende Veranstaltungen:- Höhere Skalierbarkeit, Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit: Mithilfe der Cloud-Infrastruktur von Azure kann das Symposium heute problemlos knapp 1.000 Registrierungen in zwei Tagen verarbeiten.
- Mehr Effizienz bei niedrigeren Kosten: Automatisierte und digitalisierte Prozesse werden über ein neues, zentralisiertes CRM-System verwaltet, was die Anwenderfreundlichkeit erhöht und manuelle Fehler eliminiert.
- Neue Features: Die Sitecore-Plattform brachte für die registrierten Teilnehmer einen erweiterten Funktionsumfang mit sich, darunter Hotelbuchungen, Transportleistungen, aktuelle Informationen und Registrierungen für die Sessions.
- Verbesserte User Experience: In Verbindung mit der App „SpotMe“ ermöglicht die Website einen zuverlässigeren Registrierungsprozess und ist für die Benutzer auch von unterwegs aus leicht zugänglich.