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Eine neue Vision der Zusammenarbeit

Die Ausgangslage: Neue Plattform für neue Arbeitsweisen benötigt

Mit dem Biofore-Konzept hatte UPM bereits eine neue strategische Richtung eingeschlagen, die sich ganz auf Nachhaltigkeit und Innovation konzentriert. Für die Umsetzung dieses Konzepts war das Unternehmen auf geeignete Tools angewiesen, die den Mitarbeitern einen schnelleren Informationsaustausch sowie eine effektivere und effizientere Zusammenarbeit ermöglichen. Die bisher im Unternehmen verwendete Technologie war jedoch verhältnismäßig alt und uneinheitlich. Aus diesem Grund entschied sich das Unternehmen, eine einheitliche Basis einzuführen. Die neue und einheitliche Plattform basiert auf Software von Microsoft und ermöglicht UPM völlig neue Arbeitsweisen.

Die Lösung: Das Projekt "Workspace"

UPM, Accenture und Avanade entwickelten gemeinsam das Projekt „Workspace“. Dieses bestand aus vier Phasen:

  • Phase 1: Einführung von mehr als 13.000 Workstations mit Windows 7 und Microsoft Office 2010 
  • Phase 2: Zwei neue Kunden-Websites und fast 30 Intranet-Sites wurden auf Grundlage von Microsoft SharePoint 2010 erstellt
  • Phase 3: Einführung neuer E-Mail- und Kommunikationstools (z. B. Microsoft Outlook 2010, Office Communicator und Lync), die über Microsoft Cloud-Services bereit gestellt wurden
  • Phase 4: Implementierung von Collaboration-Sites durch den Einsatz von SharePoint 
Die genaue Abstimmung zwischen UPM und Accenture trug maßgeblich zur erfolgreichen Zusammenarbeit bei. Zur Überwachung des Projekts wurde eine gemeinsame Steuerungsstruktur erarbeitet. Darüber hinaus sorgten umfassende Maßnahmen für ein effektives Veränderungsmanagement, um alle Beteiligten optimal in das Projekt einzubinden. Für alle 24.000 UPM-Mitarbeiter haben wir spezielle Schulungen entwickelt, die von Accenture an mehr als 80 Standorten und in acht verschiedenen Sprachen bereitgestellt wurden.

Das Ergebnis: In nur 45 Minuten zur neuen Workstation

Dank eines detaillierten Implementierungsplans konnte UPM sein „Workspace“-Projekt innerhalb des vorgesehenen Zeitrahmens von nur 16 Monaten sowie unter dem angesetzten Budget erfolgreich realisieren. Das Projekt sorgte für eine Reihe von positiven Veränderungen im Unternehmen und konnte dabei mit nur geringen Unterbrechungen für die UPM-Mitarbeiter durchgeführt werden. In nur fünf Monaten wurden 13.000 Workstations auf fünf unterschiedlichen Kontinenten eingerichtet. Jede Umstellung nahm dabei nur durchschnittlich 45 Minuten in Anspruch.

Die neue, einheitliche Plattform von UPM liefert moderne Funktionen und gemeinsame Tools, Anwendungen und Prozesse, mit denen die Mitarbeiter Informationen und Ideen schneller finden und untereinander austauschen können. Diese neue Arbeitsweise trägt maßgeblich zur Umsetzung der UPM-Strategie bei und stärkt darüber hinaus die Kernwerte des Unternehmens. Das „Workspace“-Projekt war für UPM ein wichtiger Schritt, um das Unternehmen noch leistungsfähiger zu machen.

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